Согласно нормам законодательства Российской Федерации (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) любая операция, связанная с ремонтом основных средств, должна выполняться с использованием первичных документов.
И здесь стоит учесть такой важный момент: как передача права собственности, так и ее прием после реставрационных работ подлежат обязательному оформлению.
Суммы, которые будут израсходованы на текущий ремонт, могут быть списаны в налоговом учете на прочие расходы (п. 1 ст. 260, п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
И совершенно не важно, кто будет выполнять эти работы: в одиночку или у стороннего подрядчика.
Для учета затрат на ремонтные работы при налогообложении необходимо предоставить документальное обоснование необходимости ремонта.
Другими словами, необходимо будет предоставить доказательства того, что без ремонтных работ дальнейшее использование этого имущества в хозяйственной деятельности невозможно.
Раньше нужно было собрать огромное количество бумаги, но сейчас это далеко не самая сложная процедура.
Какая документация по ремонту основных средств ожидается сегодня?
Какие документы необходимо оформить, чтобы бухгалтер мог правильно учесть трудозатраты в бухгалтерском учете и уменьшить налоговую базу в налоговом учете на их размер.
Ознакомиться с бухгалтерским и налоговым учетом ремонта основных средств можно здесь.
- Какие документы нужно заполнить?
- Как оформить дефектную декларацию?
- Заказать образец
- Как оформить акт сдачи-приемки на объект ремонта?
- Как отразить ремонтные работы в операционной системе во вкладке инвентаря?
- Выводы
Какие документы нужно оформить?
подтвердить факт необходимости ремонта можно актом о рассчитанных неисправностях и недостатках основного средства. Другими словами, мы говорим об ошибочном заявлении.
В некоторых отраслях такие документы имеют особую единую форму. Например, регистрация повреждений перегрузочной техники морских торговых портов возможна с помощью декларации о браке, утвержденной Приказом Минтранса России от 9 января 2004 г. 2.
Если речь идет об элементах трубопроводов ТЭС, возможно отражение в списке дефектов трубопровода. То есть каждый случай индивидуален.
При отсутствии единой формы документа, подтверждающей наличие выявленных дефектов, форму можно разработать самостоятельно.
Например, акт о выявленных дефектах объекта основных средств или дефектная ведомость. Акт должен содержать список всех недостатков и идеи, как их можно устранить.
Сколько копий необходимо сделать с акта об обнаруженных неисправностях, дефектах основных средств?
Вот вам и нужно посмотреть на эти моменты:
- Кто собственник недвижимости?
- Кто будет ремонтировать основные средства?
Если вы планируете восстанавливать объекты операционной системы домашними, другими словами, независимыми методами, этого будет достаточно для создания копии.
Если ремонтные работы будут проводить подрядчики, документ необходимо оформлять по количеству сторон, участвующих в процессе.
Каждая сторона должна иметь свой экземпляр со всеми подписями.
В случае, если ремонту подлежит более новое оборудование, повреждение которого было обнаружено при установке, для его ремонта стоит использовать акт на рассчитанные дефекты оборудования. Например, вы можете использовать форму № ОС-16.
Это необходимо сделать с теми объектами, которые еще не считаются активами (т.е они не размещены).
После оформления дефектной декларации оформляется заказ на проведение ремонтных работ, согласно которому объект ОС передается исполнителям для восстановления.
Отремонтированное имущество принято по Закону ОС-3. Впоследствии информация заносится в инвентарную карточку ОС-6.
Как оформить дефектную ведомость?
Для этого документа нет единой (стандартной) формы. Также следует отметить наличие некоторых исключений (например, декларация о дефектах, утвержденная приказом Минтранса от 1 января 2004 г. №2 — этот документ позволял оформить дефекты погрузочно-разгрузочного оборудования морские порты).
Этот документ часто используется в бухгалтерском учете — это так называемая первичная документация (поскольку он гарантирует установление конкретных хозяйственных операций в учреждении).
Поэтому оптимальным вариантом является составление макета рассматриваемого документа, исходя из положений и требований статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 n. 402.
Отчет о дефектах должен включать информацию о:
- как называется документ;
- когда он был составлен;
- как называется организация, выдавшая этот документ;
- описание объекта ОС.
В отношении основных средств необходимо указать:
- заглавие;
- информация о его недостатках и нарушениях;
- причины этих дефектов;
- виды ремонтных работ, основной задачей которых является устранение указанных дефектов или повреждений;
- отражение того, что невозможно устранить конкретный дефект, то есть из заключения об аннулировании соответствующего объекта;
- сроки устранения выявленных и заявленных проблем.
Кроме того, в декларации о дефектах должны быть указаны:
- какова ценность натурального или финансового измерения факта хозяйственной жизни с обозначением единиц измерения;
- какие должности занимают руководители коммерческой операции и грамотность ее ведения;
- Подписи указанных лиц. Их необходимо в обязательном порядке расшифровать — с указанием полного имени, отображения текущих локаций.
Это обязательный стандартный перечень положений, которые необходимо включить в декларацию о дефектах. Возможны дополнения и исправления.
Скачать образец дефектной ведомости на ремонт основных средств — слово.
Образец приказа
Сразу после заполнения декларации о дефектах начальник должен начать отдавать приказ на выполнение ремонта.
В заказе указывается, какой метод будет использован для восстановления операционной системы самостоятельно или с помощью подрядных организаций.
также обязательно учитывать следующий важный момент: должны быть указаны период выполнения данной процедуры, сведения о лицах, ответственных за организационный процесс ремонтных работ и другие сведения.
Скачать образец заказа на восстановление операционной системы — слово.
Как составить акт приема-сдачи отремонтированного объекта?
На приемку и ввод в эксплуатацию отремонтированного объекта оформляется акт приемки-передачи.
В этом случае вы можете использовать стандартный модуль OS-3 или разработать собственный модуль.
В случае самостоятельного ремонта операционной системы составляется акт по копии.
Если ремонт производит сторонний подрядчик, потребуется два экземпляра — по одному с каждой стороны.
В этом акте должны быть указаны данные об активе на момент приема-передачи после ремонта, а также информация о понесенных расходах.
Скачать образец свидетельства о приемке отремонтированной операционной системы модуля ОС-3 — word.
Как в инвентарной карточке отразить ремонтные работы по ОС?
Для отражения информации о ремонте необходимо использовать инвентарную карточку для разноски основных средств, то есть специализированного модуля ОС-6 или ОС-6б, если это малый бизнес.
здесь важно учесть такой момент — отразить стоит только результат ремонтных работ, например:
- замена запчастей;
- обмен комплектующими — т.е с конкретными пояснениями.
В единичной форме затраты на ремонт заносятся в шестой раздел, в котором указывается вид выполненных работ, реквизиты документа, по которому проводились операции, а также соответствующая сумма затрат.
Выводы
Документальное оформление ремонтных работ включает в себя подготовку следующих документов: декларация о дефектах, заказ.
На момент ремонта информация о проделанной работе заносится в инвентарную карточку операционной системы.
Факт приема-передачи для проведения ремонтных работ фиксируется Актом приема-передачи ОС-3.