Согласно закону, работодатель должен уведомить работника о начале отпуска согласно графику. Работника необходимо проинформировать не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска.
Когда и как нужно информировать персонал, нужно ли оформлять отдельное личное уведомление для каждого или достаточно ознакомиться с графиком отпусков?
- Обязательно ли сообщать сотруднику о начале отдыха?
- Когда в этом нет необходимости?
- Как это правильно организовать?
- Скачать образец
- Выводы
Нужно ли уведомлять работника о начале отдыха?
Работодатель должен сообщить работникам о сроках предоставления оплачиваемого ежегодного отпуска за 2 недели до начала отпуска. Это требование изложено в статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации.
Неважно, как уведомит работодатель. Главное — соблюдать требования законодательства и получить документальные подтверждения этого.
Есть несколько способов проинформировать персонал:
- Подготовьте для каждого отдельную форму уведомления, в которой будут указаны сроки предоставления ежегодного отдыха.
- Уведомить персонал программы Т-7 от подписания; для этого можно оформить отдельный вводный лист или добавить столбец в табличную часть формы Т-7.
- Оформите отпуск за 2 недели до его начала и ознакомьте с ним работника.
Работодатель должен решить, как именно организация будет уведомлять сотрудников. Главное, иметь под рукой документ, подтверждающий факт ознакомления, минимум за 2 недели.
Это может быть информационный лист для программы, подписи сотрудников на самой форме T-7 или форма уведомления с подписью сотрудника.
удобнее составить график, утвердить его, а затем сразу довести до сведения каждого члена рабочей группы.
Вы можете составить отдельный лист, на котором соберут подписи всех знакомых сотрудников.
Наличие подписей сотрудников в расписании или информационном листе подтвердит, что вы знакомы с программой праздника.
Если у организации есть файл для уведомления посредством уведомлений, это также необходимо сделать заранее, не позднее, чем за 14 дней до начала ежегодного отпуска.
Нарушение сроков информирования персонала о сроках отпуска влечет нарушение Трудового кодекса Российской Федерации. За это работодатель может быть наказан штрафом.
Кроме того, такое нарушение дает право работнику подать заявление на отпуск в удобное время на основании заявления. Это право закреплено в статье 124 Трудового кодекса Российской Федерации.
Когда не нужно?
Уведомлять сотрудника о дате начала отпуска за 2 недели до начала отпуска не требуется в следующих случаях:
- отдых планируется на даты, отличные от указанных в календаре (по запросу);
- в организации нет программы, остальное предусмотрено соглашением сторон;
- сотрудник был принят на работу недавно и не участвует в программе Т-7.
Как оформить правильно?
Если компания решит лично проинформировать всех о датах начала отдыха посредством уведомлений, необходимо оформить две формы.
Один необходимо передать сотруднику, второй оставить в организации после того, как сотрудник поставит на нем свою подпись.
Подписанное уведомление от сотрудника подтвердит знание дат отпуска.
Форма уведомления должна содержать:
- данные о сотруднике, которому он предназначен;
- название документа;
- вежливое обращение к сотруднику (например, Уважаемый Иван Иванович!);
- поводом для обращения является необходимость сообщить о дате начала оплачиваемого отпуска;
- конкретная дата начала и продолжительность;
- подпись руководителя и исполнителя завещания;
- дата и место составления.
Срок отправки сообщения сотруднику — не позднее, чем за 14 дней до начала праздников.
Как внести — лично, по почте. Электронная подача — не лучший способ информирования, так как у работодателя не будет документального подтверждения факта уведомления.
Скачать образец
Скачать уведомление о ежегодных отпусках по расписанию — пример.
Вот как выглядит образец:
Выводы
Если в организации действует программа Т-7, работодатель обязан уведомить каждого сотрудника о начале отпуска.
Информировать персонал можно любым удобным способом: заранее составить приказ Т-6 и ознакомить с ним сотрудника, подготовить личное уведомление, ознакомиться с программой раздачи отпусков под роспись.
