Необходимость назначения материально ответственного сотрудника возникает во многих отраслях бизнеса и экономики.
Но работодатель не может сделать это на свое усмотрение. Все аспекты этой части трудовых отношений регулируются Главой 39 Трудового кодекса. Она определяет механику возникновения и оформления материальной ответственности.
Кроме того, предусмотрено Постановление Министерства труда № 85 от 31 декабря 2012г., в котором представлен исчерпывающий перечень возможных видов работ, предполагающих полную материальную ответственность.
Кадровое делопроизводство подразумевает оформление материальной ответственности и назначение соответствующих лиц через приказ и договор.
При этом если в организации оживленный документооборот, допускается оптимизация и издание единого приказа с перечнем должностей в штатном расписании, с которыми необходимо заключать договор об индивидуальной материальной ответственности.
Оформление и подписание приказа важно не только для закрепления имущества, но и полномочий этого сотрудника на распоряжение материальными ценностями без дополнительных согласований.
Как оформить на предприятии?
Унифицированная форма не закреплена ни в одном законодательном акте. Данный вид документа относится к приказам по основной деятельности, поэтому может быть составлен в свободной форме на официальном бланке организации.
В случае необходимости организация может разработать форму такого приказа и закрепить ее в бухгалтерской учетной политике предприятия.
При обращении сотрудника в ГИТ инспектор будет проверять, насколько данная форма соответствует содержанию статей 242 и 244 Трудового кодекса.
Обязательные реквизиты для указания в распоряжении о назначении МОЛ на предприятии — номер и дата.
Поскольку материальная ответственность может наступить позднее заключения трудового договора, дата распоряжения о назначении лица ответственным должна соответствовать фактическому ее возникновению.
Например, если сотрудник принят на работу на должность грузчика, а затем переведен да должность кассира, приказ издают датой перевода.
Регистрационный номер документа присваивается в общей нумерации в Журнале учета распорядительной документацией по основной деятельности с индексом «-ОД».
- Название бланка: «О назначении материально ответственного лица» или «О возложении материальной ответственности на группу должностных лиц».
- В преамбуле описывается цель назначения, например: «Для обеспечения сохранности материальных ценностей и имущества ООО «Ромашка»…». В этой же части документа упоминают те законодательные и локальные нормативные акты, на основе которых издается распоряжение.
- Содержательная часть предназначена для указания реквизитов самого сотрудника, назначаемого ответственным: его фамилии, имени и отчества, названия должности и подразделения. Все формулировки должны строго соответствовать утвержденному штатному расписанию.
- Здесь же перечисляют вверяемые сотруднику имущество и ценности. Если их список очень длинный, их можно перечислить в Приложении.
- В заключение прописывается распоряжение кадровой службе о заключении договора индивидуальной материальной ответственности, бухгалтерии о передаче ценностей по акту. Контроль за исполнением приказа закрепляют за руководителем предприятия или подразделения.
- После издания документ отдают на подпись руководителю организации, после чего ознакамливают назначенное лицо, регистрируют и передают на хранение. Копию подшивают в личное дело сотрудника.
Скачать образец
[stextbox id=’download’]Пример оформления приказа о назначении МОЛ — скачать.
Образец приказа об установлении коллективной материальной ответственности — скачать. [/stextbox]
Заключение
Ответственным сотрудник назначается на основании приказа руководителя.
С конкретным сотрудником можно оформлять только один вид ответственности, или индивидуальной, или коллективной.
Он является основанием применения к сотруднику дисциплинарного взыскания или возбуждения уголовного дела в случае утраты имущества.