Трудовой кодекс РФ (ст.209 и 212) обязывает работодателя выдавать определенным категориям работником специальную или форменную одежду. Как учитываются расходы на спецодежду в бухгалтерском и налоговом учете предприятия?
Спецодежда выдается тем работникам, деятельность которого сопровождается повышенной опасностью и вредностью, а также при работе в условиях с повышенными или пониженными температурами, или в особо загрязненных местах. В данном случае специальная одежда защитит работника от вредных воздействий, предотвратит возможные травмы и повреждения. Именно поэтому ношение спецодежды закреплено на законодательным уровне и является обязательным для определенных категорий персонала.
Форменная одежда не защищает от холода, мороза, грязи, опасности или вредности, ее предназначение не в этом. Форменная одежда необходима для того, чтобы указать принадлежность работника к определенной организации и определенной должности. Для ряда должностей и работников ношение форменной одежды также законодательно закреплено.
Помимо того, что выдача специальной и форменной одежды работникам может быть выполнена на основании законодательных документов, она может также выдавать на основании решения руководства компании, которое закрепляется в распорядительных документах, внутренних локальных актах или коллективном договоре (скачать образец коллективного договора можно здесь).
На заметку!
Читайте также статьи по учету расходов на медосмотры — ссылка, на рекламу — ссылка, на командировку — ссылка. Учет представительских расходов.
Бухгалтерский учет
Для учета существует два субсчета счета 10 «Материалы» — это 10.10 «Специальная одежда на складе» и 10.11 «Специальная одежда в эксплуатации».
Проводки по учету спецодежды от поставщиков
При получении спецодежды от поставщиков она приходуется на склад, при этом в бухгалтерском учете выполняется проводка Д10.10 К60.
Если стоимость спецодежды включает НДС, то сумма налога выделяется на отдельный счет 19 – проводка Д19 К60, после чего направляется к вычету проводкой Д68.НДС К19.
Проводки по учеты спецодежды, изготовленной собственными силами
Если организация самостоятельно изготавливает специальную или форменную одежду, то расходы на ее изготовление списываются в дебет счета учета затрат вспомогательного производства (сч.23), после чего спецодежда приходуется на склад с помощью проводки Д10.10 К23.
Со склада одежда выдается работникам при необходимости, при этом в бухгалтерском учете отражается запись Д10.11 К10.10.
Списание спецодежды
Если срок службы одежды менее 1 года, то при выдаче она сразу подлежит списанию в дебет счетов учета затрат основного или вспомогательного производства: проводки Д20 (23) К10.11.
Если же срок службы превышает 1 год, то списание стоимости выданной спецодежды происходит постепенно с помощью амортизационных отчислений. Амортизация считается линейным способом.
Налоговый учет
Если ношение специальной или форменной одежды закреплено на законодательном уровне, то расходы не ее приобретение или изготовление могут быть учтены при исчислении базы по налогу на прибыль.
Если же руководство компании проявляет инициативу и решает для своих работников ввести специальную или форменную одежду, которая, например, будет подчеркивать принадлежность работника к данной компании, то учесть эти расходы при налогообложении нельзя, так как они не являются экономически обоснованными. А экономическая обоснованность – это одно из трех обязательных требований, которое должно выполняться для того, чтобы расходы могли быть учтены при налогообложении.
Расходы на спецодежду, сроком службы менее 12 месяцев, включаются в состав материальных расходов в размере ее полной стоимости (согласно документам).
Расходы на специальную одежду, сроком службы более 12 месяцев, списываются посредством ежемесячных амортизационных отчислений.
Все сопутствующие затраты, связанные с обслуживанием, хранением этой одежды (глажка, стирка, обработка и пр.) включаются в состав прочих расходов.
Если же одежда передается в личное пользование работнику навсегда, то расходы на ее приобретение или изготовление включаются в состав расходов на оплату труда.