Если работник отгулял очередной оплачиваемый отпуск авансом, а впоследствии решил уволиться, директор может произвести удержание за неотработанные дни. Однако делается это не всегда и не в полном размере: существуют законодательные ограничения, которых обязаны придерживаться бухгалтеры и руководители.
Порядок предоставления отпуска
Данный вопрос регламентируется ст. 122 ТК РФ. Согласно ней, все трудоустроенные в организации граждане имеют право на ежегодные оплачиваемые отпуска. Если на предприятие приходит новый человек, то он может воспользоваться таким правом только по истечении полугода работы, а по согласованию с работодателем – до этого срока.
До истечения полугода отпуск полагается отдельным категориям сотрудников:
| Несовершеннолетние | Оплачиваемый |
| Беременные | До декрета или после него, оплачиваемый или без содержания |
| Усыновители младенцев в возрасте до трех месяцев | Оплачиваемый или неоплачиваемый – по желанию работника |
Отработав полный календарный год, граждане могут быть отпуска за последующие года авансом. Отсчет начинается с момента трудоустройства.
Например:
Ларин В.В. устроился в ООО «ООО» 12.02.2016 года. Первый отпуск в виде 28 дней ему был оформлен с 15.08.2016г. В конце года составлялся график отпусков, и право на следующий отдых у него возникало только после 12.02.2017, т.к. он уже использовал все дни за первый отработанный год авансом.
Читайте также статью ⇒ Расчет компенсации при увольнении сотрудника в 2018.
Что входит в расчет отпускных?
Работодатель обязан предупредить подчиненного о начале его отпуска за две недели, а тот – написать заявление. Впоследствии за три дня до отдыха ему выплачиваются отпускные. Если этого не происходит, сотрудник имеет право перенести дату по согласованию с руководителем на другое время.
Что должно учитываться или исключаться при расчете среднего заработка для начисления отпускных:
| Учитывается | Исключается |
| Основная зарплата | Доплаты за сверхурочную работу |
| Проценты от продаж, гонорары, премии | Отпускные |
| Вознаграждения, различные доплаты | Премии, не входящие в систему оплаты труда согласно актам, принятым в организации |
| Коэффициенты за работу в особых условиях или на территории Крайнего Севера | Больничные, пособия по беременности и родам |
| Премии, включенные в систему оплаты труда на предприятии | Компенсации расходов за проезд и питание |
| Для учителей – доплаты за превышение нормы часов | Материальная помощь |
Когда производится удержание?
Работодатель может удерживать излишне выплаченные деньги при выдаче отпуска авансом работнику, если тот решил уволиться. Исключением является расторжение трудового договора по следующим основаниям:
- Наличие медицинских показаний, при которых сотрудник должен быть переведен на другую должность, но он отказался от нее.
- Прекращение деятельности организации.
- Сокращение штата.
- Полная нетрудоспособность работника согласно медицинскому заключению.
- Восстановление предыдущего сотрудника, занимавшего должность увольняемого, по решению суда.
- Смерть подчиненного.
- Призыв на военную службу.
- Невозможность продолжения трудовой деятельности вследствие наступления чрезвычайных обстоятельств.
Таким образом, при отсутствии обстоятельств, указанных выше, директор может производить удержания, если подчиненный решил уволиться. Ст. 138 ТК РФ установлен предельный размер сумм, которые работодатель вправе удерживать из зарплаты – не более 20%.
Как рассчитываются суммы, подлежащие удержанию?
Законодательство не определяет порядок расчета компенсируемых работниками средств, но обычно все производится так:
- Бухгалтер высчитывает, сколько месяцев осталось до завершения года, за который был использован отдых, с момента ухода работника из компании.
- Получившаяся цифра умножается на количество предоставленных дней отдыха и делится на 12 месяцев. Так узнается сумма дней отпуска, отгулянных авансом.
- Неотработанные отпускные дни умножаются на среднедневной заработок. Полученный результат – сумма, подлежащая компенсации.
Рассмотрим на конкретном примере:
Работник был трудоустроен в организацию 01.02.2016 года. Ему предоставили отпуск с 05.10.2016г. — 28 календарных дней. Во время отдыха он получил выгодное предложение о работе, и решил уволиться, написав заявление. Трудовой договор расторгнут от 05.11.2016г. Среднедневной заработок – 1 000 руб.
Количество месяцев, которые он не отработал до окончания календарного года, равно четырем.
4 х 28/12 = 9 дней авансового отпуска.
9 х 1 000 (СДЗ) = 9 000 руб. – деньги, которые должны быть удержаны при окончательном расчете.
Если бы отпускные рассчитывались не по среднедневному, а по среднечасовому заработку, при расчете бы использовались неотработанные часы.
Например:
На предприятии установлена 40-часовая рабочая неделя с двумя выходными днями.
Сотрудник начал рабочий год 01.01.2016 г., а закончился бы он у него только 30.04.2017г., однако он уволился 30.09.2016г., не отработав до конца 7 месяцев. С начала сентября ему было оформлено 28 дней отпуска. Среднечасовая зарплата работника составляет 100 руб.
28х7/12 = 16 неотработанных дней отдыха.
40 (часов в рабочей неделе) х 16/7 (дней) = 91 неотработанный час.
91 х 100 (СЧЗ) = 9100 – размер удержаний из зарплаты при увольнении.
Порядок удержания
Вся процедура расчета при увольнении выглядит так:
- Работодатель получает от подчиненного заявление, принимает решение о необходимости двухнедельной отработки.
- Составляет приказ, заполняет трудовую книжку и выдает ее на руки увольняющемуся в последний день работы вместе с расчетом по зарплате, произведя предварительно удержание.
- Если сотрудник в день прекращения трудовых отношений отсутствовал на рабочем месте, деньги и документы выдаются не позднее дня, следующего за датой предъявления требований (ст. 140 ТК РФ).
- При подсчете размера компенсации учитываются ограничения – не более 20%.
Пример:
Зарплата сотрудника составляет 20 000 руб., а сумма удержаний – 12 000 руб.
20 000 х 20% = 4 000 руб. – сумма, которую директор имеет право удерживать. Оставшуюся часть работник может компенсировать добровольно.
Читайте также статью ⇒ Компенсация за неиспользованный отпуск в 2018.
НДФЛ и страховые взносы
При расчете отпускных работодатель одновременно учитывает НДФЛ и пенсионные взносы. Долг сотрудника перед директором возникает не в результате неправомерного увеличения количества дней отпуска, а по причине ухода из организации до завершения рабочего года, за который отдых был использован.
Согласно ст. 54 НК РФ, в налоговом учете делать исправления за период предоставления отпуска не следует. Все изменения будут учитываться уже в периоде расчета при увольнении.
Исходя из написанного выше, с сотрудника при выплате отпускных излишне удерживается НДФЛ, ведь при увольнении с него взимается недостающая сумма. Эту ситуацию прокомментировал заместитель начальника отдела налогообложения Министерства финансов РФ Стельмах Н.Н.:
«После принятия решения об удержании начальник должен в течение 10 дней письменно оповестить об излишне удержанных суммах увольняющегося. Тот, в свою очередь, имеет право написать заявление о возврате данных средств. За счет них также можно уменьшить сумму его долга перед руководителем. Операции должны быть отображены в 2-НДФЛ».
Аналогичные правила применяются и при исчислении страховых взносов.
Наиболее распространенные ошибки
Ошибка №1. Работодатель производит удержание всей суммы, если она превышает 20% от зарплаты.
Это является нарушением, т.к. ограничения действуют на всех. В данном случае работник может оспорить неправомерные действия через суд.
Ошибка №2. Повторная уплата налогов и страховых взносов за отпуск при увольнении.
Делать это не нужно, т.к. они уже были выплачены при начислении отпускных. Производится только расчет за период увольнения.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Может ли работодатель «простить долг»?
Да, может. Истребование задолженности является не обязанностью, а правом руководителя. Для прощения достаточно оформить соглашение между сторонами.
Вопрос №2. Какие проводки делаются в 1С ЗУП?
В бухгалтерии должен быть создан резерв для таких выплат в бюджете доходов и расходов. Если он есть, в балансе указывается ДТ 96 КТ 70. Если его нет, используется проводка ДТ 20 КТ 70.
Заключение
Удержания из зарплаты за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника должны производиться в соответствии с законодательством. Знание основных норм, налогообложения и проводок существенно облегчает процесс учета и расчета, и позволяет произвести бухгалтерские операции без проблем.