Вопросы организации дистанционной работы в период коронавируса, контроль сотрудников и управление ими

Удаленная работа — один из лучших вариантов рабочего процесса во время пандемии коронавируса. Этот вид трудовых отношений еще называют удаленными или называют удаленными, но в гл. 49.1 ТК РФ конкретно говорит об удаленной работе и порядке ее введения для сотрудников.

Ниже приведены ответы на основные вопросы, с которыми сталкиваются работодатели и сотрудники при переезде на работу из дома: как организовать работу сотрудников, как их контролировать, как управлять сотрудниками, выдавать задания, получать отчеты, связываться? Кто должен обеспечивать технические условия для работы на дому, кто берет на себя все расходы по обеспечению связи?

1. Что такое удаленная работа?
2. обязательно ли перевод сотрудников на удаленную работу в период коронавируса?
3. Как сделать перевод?
4. Может ли работодатель отказать?
5. Может ли сотрудник не согласиться с удаленной работой?
6. Особенности организации работы дома
7. Должен ли работодатель предоставлять оборудование?
8. Кто оплачивает телефонные разговоры, Интернет?
9. Безопасность и здоровье на работе
10. Как организовать время для работы и отдыха?
11. Организация вечерней, ночной и выходной работы
12. Как удаленно следить за персоналом и контролировать работу?

Что такое дистанционная работа?

Это выполнение рабочих обязанностей вне стен организации работодателя. В период коронавируса лучшее место для работы — это место, где вы живете.

До объявления пандемии covid 19 этот режим работы не был очень распространен, и поэтому не был в достаточной степени регламентирован в трудовом законодательстве. В ТК РФ есть глава 49.1, в которой прописаны основные определения, особенности организации труда, отдыха, оплаты труда и увольнения.

Коронавирус заставил работодателей договориться о переводе сотрудника на удаленный режим работы, чтобы снизить риск заражения в коллективе. В связи с этим готовятся поправки в законодательство об организации удаленной работы, которые более четко регламентируют процесс трудовых отношений между удаленными работниками и руководством.

Обязательно ли переводить сотрудников на удаленку в период коронавируса?

В Москве не менее 30% всего персонала должны будут перейти на удаленный режим к октябрю 2020 года. Это обязательное требование для всех предприятий, за исключением оборонных, авиастроительных, медицинских, Роскосмоса, Росатома, которые обеспечивают электроэнергию и технические поставки в эти отрасли.

На работе должно оставаться не более 70% сотрудников. Нарушение этого правила грозит московским работодателям крупными штрафами.

В каждом регионе вопрос перехода на удаленный режим решается индивидуально. В любом случае, Роспотребнадзор, Минздрав и власти настоятельно рекомендуют переселить всех тех работников, для которых есть возможность организовать работу на дому.

Удаленное управление спасет многих людей от заражения коронавирусом и предотвратит начало заболевания на предприятиях.

Вы можете смело переводить на удаленное управление сотрудников следующих отделов:

• бухгалтеры;
• административный персонал;
• продавцы;
• кадровики;
• менеджеры, консультанты, операторы;
• юристы;
• программисты;
• веб-дизайнер;
• другие офисные работники;
• другие профессии интеллектуального труда.

Как оформлять перевод?

Чтобы оформить перевод удаленно, необходимо оформить несколько документов:

• списки сотрудников, для которых можно организовать удаленную работу;
• уведомление о переезде в удаленное место — выдается работодателем для работника;
• заявление на переход в удаленный режим или его согласие;
• удаленный заказ на работу;
• дополнительное соглашение с указанием нового места работы, а также режима труда и отдыха, порядка оплаты труда в случае их изменения.

Может ли работодатель отказать?

не исключено, что сотрудник хочет перейти на удаленный режим работы, но работодатель отказывается. Вправе ли менеджер отказать?

В период коронавируса сотрудники группы риска — старше 65 лет, беременные, с хроническими заболеваниями подлежат обязательному переводу на удаленную работу. И тогда юридическая обязанность была введена только в Москве, в других регионах она носит консультативный характер.

В остальных случаях руководитель имеет право отказать в переводе сотрудника на удаленный режим работы, эта проблема решается по взаимному согласию с учетом мнения обеих сторон.

Может ли работник не согласиться на удаленный режим?

Да, сотрудник также может отказаться от предложенной удаленной работы. Он имеет право написать письменный отказ и продолжить работу на рабочем месте.

В том числе в период коронавируса сотрудники группы риска тоже могут отказать.

Пока такая пандемическая обязанность не будет введена для персонала на законодательном уровне, работник может отказаться.

Если человек отказывается, ведущему остается только поговорить с ним, объяснить причины такого решения. Окончательное решение принимает сам сотрудник. На практике в условиях коронавируса сотрудники с удовольствием уходят с работы из дома, так как это удобно и безопасно при сохранении заработной платы.

Особенности организации труда на дому

Работодатель должен согласовать с работником условия удаленной работы на дому. В ТК РФ есть статья 312.3, которая гласит, что вопросы, связанные с организацией, предоставлением технических средств и оборудования, решаются трудовым договором (или дополнительными соглашениями).

То есть в любой организации работодателям придется самостоятельно думать об этом моменте и согласовывать с работником, законодательство ни к чему не обязывает и не обязывает.

В дополнительном соглашении к трудовому договору необходимо прописать, какое оборудование понадобится сотруднику для работы из дома, какое программное обеспечение будет установлено на нем, как будут взаимодействовать сотрудник и начальник, как сотрудник будет отчитываться о работе сделано.

Должен ли работодатель предоставить оборудования?

ТК РФ не дает однозначного ответа на вопрос, кто должен организовать рабочее место удаленно, за счет какого оборудования будет закуплено оборудование, на нем установлены программы. Этот вопрос обсуждается, принятые решения закреплены в дополнительном соглашении.

Закон не требует от работодателя предоставлять удаленному сотруднику машины и оборудование. Он может по собственной инициативе организовать удаленную работу для своего сотрудника, но законодательство не обязывает его это делать. Вопрос обсуждается с человеком, которого переводят в удаленное место.

На практике необходимо уточнить, какие технические средства для работы есть у сотрудника дома. Есть компьютер, ноутбук, телефон, факс, доступ в Интернет. Если человек не владеет этими техническими средствами, вопрос об их устройстве решается индивидуально. Работодатель может предоставить сотруднику необходимое оборудование по акту приема-передачи.

Если у работника есть необходимое оборудование и по согласованию с руководством, он будет использовать его для работы, поэтому согласно ст. 188 ТК РФ работодатель обязан возместить лицу износ личного имущества, размер компенсации определяется по взаимному соглашению сторон (например, в порядке начисления амортизации по нормам установлены для этого оборудования).

Если руководитель заставляет удаленного сотрудника самостоятельно приобретать технические средства для работы из дома, человек имеет право выйти из удаленного режима работы.

Работодатель не может заставить сотрудников самостоятельно приобретать компьютер или другое оборудование для работы, устанавливать на них необходимые программы, покупать телефон для связи, заносить в дом Интернет, если он недоступен.

Кто оплачивает телефонную связь, интернет?

Компенсация расходов работника на телефонную связь, Интернет, рассылку писем и т.д. Прописывается в дополнительном договоре удаленной работы.

В ТК РФ обязанность оплачивать телефонную и интернет-связь для удаленных сотрудников прямо не прописана, поэтому проблема решается индивидуально.

Сотрудник должен понимать, что если его не устраивают дистанционно предложенные условия работы, если ему не нравится организация этого процесса, он имеет право отказаться от перевода и продолжить работу на рабочем месте.

В практике компании, предлагающей переехать в удаленное место, ему до сих пор предоставляют различные виды компенсации: за использование личного телефона, компьютера, за частичное получение связи, Интернет.

В дополнительном договоре можно указать конкретный размер вознаграждения или обязать сотрудников предоставлять отчет о расходах и выплачивать их в соответствии с предоставленными документами.

Охрана труда

Хотя работник находится дома, а не на рабочем месте, работодатель по-прежнему обязан соблюдать определенные правила охраны труда.

В соответствии со статьей 312.3 ТК РФ работодатель в рамках гарантии охраны труда удаленных работников обязан:

• объяснять удаленному сотруднику правила поведения и работы;
• рассказывать правила использования предоставленных технических средств;
• дать инструкции, как безопасно работать дома;
• в случае несчастных случаев при исполнении служебных обязанностей расследовать их (очевидно, что процедура будет иметь свои особенности).

Как организовать время для работы и отдыха?

Сотрудник и работодатель самостоятельно решают, как будет организован график работы, когда рабочий день начнется, когда он закончится и какое время будет для отдыха.

Пример формулировки дополнительного соглашения о режиме труда:

«Работнику предоставляется 40-часовая пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье, длинный рабочий день — 8 часов с 9.00 до 18.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.»

Можно указать конкретное время, когда человек должен работать и отдыхать, можно указать только продолжительность рабочего дня, тогда удаленный сотрудник сам решит, в какое время он будет работать эти часы, можно указать, что сотрудник сам регулирует рабочее время и отдых при 40-часовой рабочей неделе.

Если время работы и отдыха в удаленных условиях отличается от указанного в трудовом договоре, новые условия должны быть прописаны в дополнительном соглашении о дистанционной работе.

Если в дополнительном договоре нет упоминания о программе работы и отдыха, то по умолчанию действует режим, предусмотренный в трудовом договоре.

Сотрудник должен помнить, что если его не устраивают новые условия труда и отдыха, он имеет право отказаться от удаленной работы.

Организация работы в вечернее, ночное время и выходные

удаленному сотруднику может потребоваться работать вечером, ночью, в календарные выходные или праздничные дни.

Порядок оплаты работы в вечернее и ночное время, а также в выходные и праздничные дни зависит от установленного режима работы.

Если удаленный сотрудник определяет свой график работы в рамках 40-часовой рабочей недели, выполнение обязанностей в нестандартные часы оплачивается по обычной фиксированной ставке, это не считается сверхурочным.

Если у человека в удаленном месте есть определенные часы работы в час, выполнение обязанностей в другое время, кроме работника, оплачивается больше, чем сверхурочные.

Как контролировать персонал на удаленном режиме и проверять работу?

Точный способ организации рабочего времени сотрудником оговаривается в дополнительном соглашении. Если нет особых указаний, удаленный сотрудник самостоятельно организует рабочий день.

Если для руководства важен не результат работы, а сам процесс организации рабочего времени, то этот момент необходимо фиксировать отдельно. В этом случае вам следует рассмотреть процесс мониторинга удаленного работника, процедуру проверки использования рабочего времени по назначению.

Работодатель может организовать видеосвязь с персоналом, контролировать их деятельность по телефону, следить за ходом работы через программное обеспечение на компьютере.

Если для руководства важен результат работы, то можно дать удаленному сотруднику право самостоятельно организовывать свой рабочий день, главное, чтобы порученная работа выполнялась правильно. В этом случае удаленный контроль деятельности сотрудника может осуществляться путем анализа предоставленных отчетов о проделанной работе.

Формы отчетов и периодичность их представления можно продумать заранее и обсудить с сотрудником.

В дополнительном соглашении также можно прописать, когда именно сотрудник должен предоставлять отчеты, в какое время он должен контактировать с работодателем. Контроль осуществляется с помощью электронных средств связи и Интернета.

Пример:

«Работник предоставляет работодателю ежедневный отчет в конце рабочего дня с 17.00 до 18.00 по электронной почте _____________.»

В общем, у работодателя гораздо меньше способов контролировать и проверять работу удаленного сотрудника. Вы можете убедиться, что человек находится на рабочем месте дома, но сложно точно проверить, как он выполняет свои должностные обязанности. Но вы можете оценивать результаты деятельности, просматривать отчеты, проводить периодические видеоконференции, звонить по телефону, проверять работу через удаленное программное обеспечение.

В мессенджере можно создать единый чат для сотрудников, отдавать приказы через сообщения, делать объявления, делиться мнениями с коллегами. Удаленные сотрудники через такие чаты смогут быстрее обмениваться информацией с большим количеством людей одновременно.