Выписка из трудовой книжки — образец заполнения в 2024 году

Копия и выписка из трудовой книжки представляют собой два разных документа. В статье рассмотрим чем различаются копия и выписка из трудовой, а также разберем порядок оформления выписки.

Документы, подтверждающие трудовой страж

Гражданам для оформления некоторых видов документов может потребоваться подтвердить свой трудовой стаж, а также свое постоянное место работы. Основным документом, подтверждающим работу граждан, является трудовая книжка, поэтому и требуется информация из книжки. Предоставить подтверждение могут потребовать органы по оформлению загранпаспортов, льгот, пособий и пенсий или кредитные организации для оформления кредита или займа.

Выдача подлинника трудовой книжки на руки работнику ограничена на основании Постановления РФ №225. За их сохранность на весь период работы граждан отвечает работодатель. Поэтому заменить подлинник могут:

• Копия трудовой, заверенная должным образом;
• Выписка из трудовой.

Важно! Документом, подтверждающим трудовой стаж работника и его место работы является трудовая книжка. В зависимости от требуемой информации с книжки снимают копию или готовят выписку.

Выписка из трудовой

Как правильно снять копию с трудовой и заверить ее, как правило, не вызывают вопросов у работодателей или кадровых работников. Сложности могут возникнуть, если работнику необходимо подготовить выписку из трудовой книжки.

Отличия между выпиской и копией книжки хоть и незначительные, но есть и важно понимать, что это два разных документа. Копия представляет собой документ, который полностью идентичен оригиналу по содержащийся информации. В выписку всю информацию вносить не требуется, она представляет собой только часть информации из оригинала книжки в соответствии с информацией, необходимой запрашиваемой стороне.

Важно! Выписка содержит только часть информации из трудовой книжки, в зависимости от того, какая информация по работнику запрашивается.

Например, по работнику требуется представить информацию о работе на 3 последних года. В этом случае снимать копию всей трудовой с информацией по работнику за 20 лет не имеет смысла, а оптимальным будет изготовление выписки.

Порядок изготовления выписки

Для получения выписки из трудовой работнику потребуется написать в адрес работодателя письменное заявление с просьбой оформить выписку. Подготовить и представить работнику выписку работодатель обязан в течение 3-х рабочих дней. Указывать в заявлении куда именно работнику требуется выписка из трудовой не нужно. Приведем образец такого заявления.

Образец заявления

В заявлении следует указать какие именно сведения из трудовой необходимы работнику и за какой период времени. Раньше, для составления выписки требовалось все переписывать или перепечатывать вручную, в настоящее время с книжки необходимые записи просто копируют.

За оформление выписки из трудовой отвечает сотрудник кадровой службы, как правило это лицо, которое отвечает за их ведение и сохранность (Читайте также статью ⇒ Какие документы выдать при увольнении).

Что должна содержать выписка из трудовой книжки

Специального бланка для выписки из трудовой нет, существуют только общие требования к ее оформлению. Однако для упрощения своей работы в будущем, организации могут разработать форму выписки самостоятельно.

Рассмотрим требования, предъявляемые к выписки из трудовой.

• Оформляется выписка на фирменном бланке компании;
• В выписку заносятся все данные по работнику, которые содержаться на титульном листе книжки. Это номер и серия книжки, ФИО работника, дата его рождения, профессия и образование, а также дата заполнения;
• После этого нужно скопировать всю информацию, которую запросил работник;
• Данные копируются без искажения, вся информация переносится в соответствии с оригиналом.

Если документ получается на нескольких листах, то они должны быть заверены уполномоченным на это сотрудником. Листы прошиваются и отмечается сколько в прошивке листов. В том случае, если выписку готовят по сотруднику, который еще работает в организации, в выписке это отмечается подписью: «работает по настоящее время». Рядом с надписью ставится дата, подпись и печать.

Печать для выписки может быть использована специальная, предусмотренная для заверения кадровых копий. Заверить документ может только тот сотрудник, который отвечает за ведение кадровых документов. Этому же сотруднику вверяется печать для кадровых документов.

Если в организации только предусмотрена только одна печать, которая проставляется на всех документах, подписываемых руководителем, то и выписку должен подписывать руководитель. Это требование действует в том случае, если в организации печать не отменена и продолжает использоваться.

Важно! Если выписка из трудовой требуется для предъявления в суд, то заверить ее должен руководитель организации.

Приведем пример оформления выписки из трудовой книжки.

Выписка из трудовой книжки образец

Ошибки в оформлении выписки из трудовой книжки

При оформлении выписки из трудовой могут быть допущены некоторые ошибки. Например, нет сшивки листов, отсутствует подпись либо печать, а также неверная копия записей выписки. В этом случае выписка является недействительной и в ее приеме могут работнику могут отказать.

Условия выдачи

Выдавать выписку можно неограниченное количество раз по заявлению от работника. Работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче такого документа, организации обязаны выдавать выписки из трудовой на основании статьи 62 ТК РФ. Выдается выписка бесплатно, работодатель не имеет право взымать деньги за выдачу такого документа независимо от того, сколько раз сотрудник за ней обращался. С даты получения заявления от сотрудника, подготовить выписку нужно установленный срок. Законодательством установлен срок в 3 рабочих дня.

За отказ в представлении выписки, либо при уклонении от оформления выписки работодатель может быть привлечен к административной ответственности согласно статьи 5.27 КоАП РФ.

Законодательная база