Заполнение авансового отчета АО-1 в 2024 году

Авансовый отчет – это документ, с помощью которого подотчетное лицо отчитывается о потраченных денежных средствах, выданных ему для служебных целей, например, на командировку.

Существует унифицированная форма АО-1, которая используется при заполнении авансового отчета.

Авансовые отчет изначально заполняет подотчетное лицо, после чего передает его в бухгалтерию, которая проверяет правильность внесенных данных, завершает оформление данного документа, выполняет необходимые проводки в бухгалтерии.

В данной статье мы предлагаем скачать бланк унифицированной формы АО-1, а также образец заполнения авансового отчета в случае выдачи денег подотчет на командировочные расходы.

Образец заполнения формы АО-1

Что должен заполнить подотчетное лицо?

Работник, получив на основании расходного кассового ордера сумму денежных средств из кассы, заполняет в авансовом отчете следующие поля:

• Название организации (вверху бланка);
• Свои ФИО в поле «подотчетное лицо»;
• Указывает свой табельный номер (если знает), если нет – поле можно оставить пустым, бухгалтер дозаполнит эти строки;
• Указывает свою должность;
• Назначение аванса – например, хоз.нужды, канц.товары, командировочные расходы.

Ниже идут две таблицы – левую должен заполнить работник, получивший аванс:

• «Предыдущий аванс» — заполняется, если ранее работнику выдавались деньги под отчет;
• «Получен аванс» — указывается сумма, выданная работнику;
• «Итого получено» — указывается общая сумма, выданная работнику под отчет;
• «Израсходовано» — работник пишет, сколько денег он истратил;
• «Остаток» — указывает денежная сумма, оставшаяся после использования полученных средств по назначению;
• «Перерасход» — заполняется, если полученных средств подотчетнику не хватило. Сумма, потраченная им сверх полученного аванса, указывается в этом поле.

Строка 1а заполняется в том случае, если под отчет выдаются средства в иностранной валюте.

К авансовому отчету работник прикладывается документы, подтверждающие расходы.

Сведения об этих документах и потраченных суммах отмечаются на оборотной стороне формы АО-1.

Здесь имеется таблица, в которую нужно внести сведения по каждому документу:

• Название документа;
• Его номер и дата;
• Сумма расхода по этому документу;
• Итоговая потраченная сумма по всем документам.

Графы 6 и 8 заполняются только при авансах, выданных в иностранной валюте.

На оборотной стороне авансового отчета под таблицей подотчетное лицо ставит свою подпись.

После этого наполовину заполненный бланк авансового отчета вместе с подтверждающими расходы документами передается в бухгалтерию.

Что должен заполнить бухгалтер?

Бухгалтер, получив от подотчетного лица авансовый отчет, проверяет заполнение всех строк формы АО-1 и заполняет следующие строки:

• Указывает номер и дату авансового отчета;
• Заполняет таблицу с указанием бухгалтерских записей – здесь указываются проводки по учету указанных работником сумм;
• Цифрой отмечает количество приложенных документов к авансовому отчету;
• Ниже под таблицами на лицевой стороне пишется сумма, выданная под отчет, прописью.
• Ответственный бухгалтер и главный бухгалтер ставят свои подписи с расшифровкой.

Если осталась какая-то сумма денег, то она вносится в кассу предприятия на основании приходного кассового ордера (скачать образец ПКО), в бланке АО-1 при этом делается запись в поле «остаток внесен в сумме» — указывает цифрой сумма остатка и номер и дата ПКО, на основании которого деньги приняты в кассу.

Если работник потратил сверх выданной сумму, то сумма перерасхода выдается ему на основании расходного кассового ордера (скачать образец РКО), при этом в бланке формы АО-1 в поле «перерасход выдан в сумме» вносится сумма перерасхода и номер и дата РКО, на основании которого деньги выданы из кассы.

Ниже бухгалтер заполняет расписку о том, что авансовый отчет от указанного подотчетного лица принят и проверен. Расписка подписывается бухгалтером, отрывается по линии отреза и передается подотчетному лицу.

Расписка будет свидетельствовать о том, что работник отчитался о потраченных им суммах.

На оборотной стороне бланка АО-1 бухгалтер указывает номер счета, в дебет которого относятся выполненные расходы.

Например, при покупке материалов ставится счет 10, при покупке товаров – 41, при командировочных расходах – 44 или 20.

Заполненный таким образом бланк авансового отчета форма АО-1 передается руководителю организации, который делает отметку об утверждении.

Ниже вы можете скачать заполненный образец формы АО-1 при отчете работника за командировочные расходы.

Наряду с авансовым отчетом работник, находящийся в командировке, заполняет и сдает также командировочное удостоверение, скачать образец заполнения которого можно здесь.

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

Скачать бланк и образец

Скачать бланк форма АО-1 – ссылка.

Скачать образец авансового отчета – ссылка.