В крупных предприятиях бывает сложно уследить за движением всех первичных учетных документов, особенно таких важных, как платежные ведомости, которые подтверждают, что заработная плата была фактически выплачена сотруднику в определенном периоде, и работодатель выполнил свои обязательства перед сотрудником.
Для контроля движения документации бухгалтерского и расчетно-кассового отделов организации по произведенным выплатам своим сотрудникам работодателем применяется журнал регистрации платежных ведомостей. Этот документ по сути собирает сведения по всем имеющимся на предприятии ведомостям в хронологическом порядке.
Журнал является регистром бухгалтерского учета, который предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету платежных ведомостях. При этом к платежным ведомостям относятся:
- платежная ведомость (форма N Т-53) (Читайте также статью ⇒ Платежная ведомость по форме Т-53: образец заполнения);
- расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49).
Унифицированные форма Журнала утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
С введением закона о бухгалтерском учете предприятия получили возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов бухгалтерского учета с тем условием, что эти формы будут содержать обязательные реквизиты, перечисленные в Законе.
Таким образом, требование о применении унифицированных форм первичной учетной документации в Законе о бухгалтерском учете отсутствует. Но организация может применять унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, закрепляя их использование приказом по учетной политике.
Если работодатель применяет в своей деятельности для фиксирования факта выдачи денег сотруднику расчетно-платежную ведомость, то заполнение отдельно платежной ведомости не требуется.
Журнал регистрации платежных ведомостей ведется работником бухгалтерии, рассчитывающим заработную плату или специалистом кадровой службы.
Как заполняется Журнал регистрации платежных ведомостей
На титульном листе Журнала указывается наименование организации и период, на который открывается Журнал. Предприятия обычно открывают такой журнал регистрации сроком на один календарный год.
В обязательном порядке указывается должность и данные сотрудника, который несет ответственность за заполнение Журнала, так как в течение календарного года этот документ находится у указанного сотрудника.
Сам журнал представляет собой таблицу, состоящую из следующих столбцов:
— порядковый номер записи. Пропуски номеров не допускаются;
— номер платежной ведомости и дата ее составления;
— назначение сумм, выплаченных платежной ведомостью — например, зарплата за первую половину месяца, отпускные, выплаты по больничным листам;
— структурное подразделение (при наличии) работникам которого была выплачена заработная плата;
— сумма средств, выплаченная по ведомости (указана прописью в платежной ведомости);
— данные кассира, который выдавал зарплату сотрудникам по платежной ведомости, его подпись;
— данные сотрудника бухгалтерской или кадровой службы, который принял бланк ведомости, внес данные в Журнал и несет ответственность за ведение Журнала;
— в конце каждой страницы Журнала ответственный за ведение Журнала должен проставить порядковые номера записей начала и конца страницы, чтобы избежать несанкционированного искажения записей журнала.
Составляется Журнал на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Скачать образец журнала регистрации платежных ведомостей в формате excel
Порядок заполнения Журнала
По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат (но не позднее пяти дней со дня получения средств в банке и составления соответствующей платежной ведомости) кассир обязан:
— в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы;
— произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость;
— передать ведомость для регистрации в Журнал ответственному за его ведение сотруднику и расписаться в Журнале.
Бухгалтер или сотрудник кадровой службы, осуществляющий учет платежных ведомостей в организации принимает ведомость у кассира, сверяет данные, и также ставит свою подпись.
При заполнении журнала бухгалтеру (кадровику) необходимо помнить, что:
— не допускаются пропуски строк и изъятия листов;
— при внесении исправлений запись аккуратно зачеркивается, исправляется, рядом ставится дата внесения изменений и подпись сотрудника бухгалтерской или кадровой службы, ответственного за ведение Журнала.
Ответственное за ведение журнала лицо должно обеспечить сплошную регистрацию всех выписанных в организации ведомостей, их своевременную сдачу кассирами для регистрации, для чего правилами внутреннего контроля организации проводятся регулярные проверки записей Журнала.
Для обеспечения непрерывного процесса в организации должен быть разработан и утвержден график документооборота, где четко прописывается, кто, в какие сроки и какие документы должен передать в бухгалтерию для отражения в учете фактов хозяйственной жизни.
Журнал подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации, но не менее пяти лет.