Представителям работодателя после передачи им больничного листа необходимо обеспечить учет и хранение документа. Более приемлемым вариантом систематизации информации является ведение специального журнала регистрации листков нетрудоспособности.
Регистрацией в журнале считается фиксирование главных реквизитов документа в соответствии с установленной формой, доказывающее факт его наличия и дату составления.
Как ведется в организации?
Учетные книги ведутся для упорядочивания документации, основная задача журнала — придание юридической силы бумагам. Сводная книга ведется определенный период времени, затем закрывается.
Формируют журнал по учету листков нетрудоспособности на предприятии с большой численностью персонала. Его ведение не является обязательным моментом для компаний, как правило, он формируется, оправдывая в конечном итоге свое составление.
Обязательна ли регистрация?
Все сотрудники могут обратиться за медицинской помощью в свою поликлинику для подтверждения своего самочувствия. Выданный листок нетрудоспособности заболевшему работнику будет служить доказательством законного отсутствия на рабочем месте. Без такого бланка поход в учреждение здравоохранения может приравняться к прогулу.
Помимо этого, больничный лист дает право трудящемуся на получение пособия на период болезни.
Ведение журнала учета и регистрации больничных листков на предприятии предназначено для следующих целей:
- систематизация хранения сведений документов;
- быстрый поиск необходимого бланка при проведении проверок налоговыми органами и специалистами ФСС;
- отслеживание срока предъявления документа в бухгалтерию компании;
- возможность контролирования лимита оплачиваемых дней по временной нетрудоспособности;
- общий анализ заболеваемости персонала в организации для полной оценки текущего положения;
- планирование профилактических действий по укреплению здоровья персонала;
- разрешение претензий по утере листков нетрудоспособности.
Для сотрудников кадровых служб журнал учета оказывает помощь при подсчете дней отпуска (если заболевание получено в отпускной период).
[stextbox id=’alert’]Законодательно составление журнала не является обязательным условием для предприятий, необходимость его ведения принимается решением руководства в каждой компании индивидуально (если есть производственная необходимость). [/stextbox]Какую форму использовать?
Унифицированного бланка для заполнения журнала нет. Структура и содержание документа разрабатывается самостоятельно на предприятии, допускается заполнение уже существующих бланков.
Форма журнала для регистрации листков нетрудоспособности утверждается приказом начальника предприятия, в качестве приложения может выступать инструкция по его заполнению для специалистов кадрового отдела.
В конце года журнал пронумеровывается, сшивается ниткой, скрепляется подписью главы компании и печатью.
Инструкция по заполнению
При заполнении бланка следует опираться на нормы делопроизводства.
Титульный лист журнала учета и регистрации содержит сведения:
- наименование юридического лица или ИП;
- название документа;
- дата открытия книги и окончания (когда документ закрыт);
- фамилия ответственного специалиста (за ведение журнала);
- при наличии утвержденной номенклатуры дел, дается ссылка на соответствующий индекс журнала.
Основную информацию лучше заносить в оформленную таблицу.
Графы, в которые необходимо внести информацию при регистрации листков нетрудоспособности:
- двенадцатизначный номер больничного листа;
- наименование медицинского учреждения (частная клиника, медицинский сервис, городская больница, поликлиника), выдавшего листок;
- должность и персональные данные подчиненного (ФИО), его структурное подразделение (отдел);
- период освобождения от работы;
- причина нетрудоспособности (код прописан в бланке листка);
- дата предъявления больничного листка представителю организации.
Если существует необходимость, таблицу можно дополнить иными сведениями: подпись работника, предоставившего больничный лист и бухгалтера, принявшего его.
Заполнять журнал можно при помощи темных чернил, а также на компьютере. Все сведения должны быть хорошо читаемы, при возникновении ошибок поправки вносятся в общепринятом порядке. Записывается информация о больничных листках в хронологическом порядке.
Скачать бланк и образец
[stextbox id=’download’]Скачать бланк формы книги учета и регистрации листков нетрудоспособности – word.
Скачать образец заполнения журнала учета больничных листов – word.
[/stextbox]
Нужна ли книга испорченных и утерянных больничных листов?
Испорченные или утерянные бланки фиксируются только в учреждениях здравоохранения и органах ФСС. Экономические субъекты РФ отдельную книгу для данного рода документации заводить не обязаны.
Для работодателей и подчиненных предусмотрен строгий порядок действий при потере больничного:
- при потере листка заболевшим сотрудником существует возможность восстановления документа (получение дубликата), после написания соответствующего заявления, ранее требовалась справка от бухгалтерии своего предприятия об отсутствии выплат пособия по данному больничному;
- при утрате больничного представителем работодателя сумма пособия, начисленная по нему, возвращается в ФСС или не принимается к зачету, возмещение вреда организации остается на усмотрение руководства компании;
- исправления врачом или ответственным сотрудником фирмы вносятся в соответствии с рекомендациями органов ФСС.
Выводы
Учет, хранение и регистрация больничных листков в организации следует четко организовывать. Обязанности ответственного сотрудника возлагаются приказом руководителя и закрепляется в учетной политике.
Хотя законом не обозначено четкое документирование, ведение книги учета больничных листков затрагивает в первую очередь интересы работодателя, потеря первичной документации ведет к финансовым потерям.