Электронный документооборот с ФНС в 2024 году

Ежегодно растет список отчетности, который компании и предприниматели должны подавать в ФНС только в электронном виде. С 2024 года данный перечень был дополнен годовым балансом и иными формами обязательной отчетности.

Преимущества электронного документооборота с ФНС

Электронный документооборот с налоговым органом представляет собой систему обмена документами в электронном виде, а не на бумажных носителях. В последние несколько лет довольно резко возросла популярность электронного документооборота. Подобная система внедряется компаниями как для внутреннего пользования, так и для обмена документацией со своими партнерами. Главными преимуществами электронного документооборота являются следующие:

1. Экономия затрат. Это одно из самых важных преимуществ электронного документооборота, которое позволяет снизить расходы компании, связанные с закупкой канцелярских товаров (например, бумаги), почтовые услуги и т.д.
2. Оптимизация трудовых ресурсов. Переход на электронный документооборот снижает необходимость компании в трудовых ресурсах. Это можно объяснить тем, что к электронным документам доступ предоставляется в автоматическом режиме, а привлечение дополнительных работников не требуется.
3. Удобство. Создание документа, все расчеты, его подписание и при необходимости внесение исправлений, происходит в автоматическом режиме. Это довольно удобно, так как необходимости передавать документы на подпись руководителю отсутствует. Помимо этого, просматривать электронные документы могут довольно большое количество пользователей.
4. Скорость документооборота. Система электронного документооборота подразумевает практически мгновенное поступление документа к получателю.

Причины внедрения электронного документооборота с налоговым органом

Одной из главных причин внедрения в компании системы электронного документооборота является необходимость представления некоторых видов отчетности в электронном виде. Например, декларация по НДС в налоговый орган с 2014 года сдается исключительно в виде электронного документа. А с 2024 года ФНС обязало компании представлять финансовую отчетность в электронном виде. Помимо этого, в соответствии со ст. 80 НК РФ, налоговый орган принимает только электронную отчетность от компаний и предпринимателей, если число их сотрудников превышает 100 человек.

Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошагово

Порядок организации электронного документооборота с налоговым органом предусматривает следующие действия:

Рассмотрим каждый из указанных шагов более подробно.

Выбор оператора электронного документооборота

Первым шагом компании или ИП будет выбор оператора, через которого будет организован электронный документооборот с налоговым органом. С данным оператором будет заключен договор, на основании которого и будут предоставляться услуги по электронному обмену. Основной функцией оператора является обеспечение обмена информацией, документами между клиентом и налоговым органом.

Обязанностью оператора является обеспечение безопасности передачи данных клиента и их конфиденциальности (если есть подобные требования). Организовать обмен электронными документами с налоговым органом можно в случае наличия договора с оператором, прошедшим аккредитацию фискальной службой. Поэтому, при выборе оператора следует удостовериться в том, что между ним и налоговой заключено соглашение, по которому оператор вправе оказывать подобные услуги. Перечень операторов, прошедших аккредитацию ФНС, можно найти на официальном сайте налогового органа (https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/).

Заключение договора с оператором

Выбрав подходящего оператора, можно заключать с ним договор на оказание телекоммуникационных услуг. Обычно договор составляет оператор самостоятельно, а своему клиенту просто передает его с целью ознакомления и подписания. Важно, чтобы в договоре присутствовали следующие обязательные условия:

1. Предмет договора. В качестве предмета договора должны быть указаны телекоммуникационные услуги по обеспечению обмена данными и информацией между клиентом и налоговой. Оператор по договору должен обеспечить обмен документов в электронном виде, таких как отчетов, деклараций, справок, требований, писем, заявлений и т.д. Кроме того, оператор обязан своевременно устранять возникающие сбои. Помимо этого, он также обязан предоставить техподдержку системы и сопровождению. По желанию сторон в договоре также могут указываться и иные дополнительные услуги.
2. Условия оплаты. В договоре с оператором прописываются тарифы предоставляемых услуг, а также сроки и порядок их оплаты.
3. Ответственность сторон. В договоре указываются меры ответственности в случае нарушения сторонами условий договора. Например, для клиента предусматривается начисление пени за опоздание с оплатой, а для оператора – неустойка и штраф в случае невыполнения услуг качественно и своевременно.

Договор составляется в двух экземплярах и подписывается представителями каждой из сторон.

Установка программного обеспечения

По договору компании с оператором, последний устанавливает специальное программное обеспечение, которое необходимо для организации документообмена. Иногда такое условие в договоре не прописано. Если это так, то компании нужно будет самостоятельно установить данное ПО. В этом случае необходимо будет выяснить, совместимо ли оно с программным обеспечением налогового органа.

Получение ЭЦП

Следующим шагом компании будет получение электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Данное условия является обязательным, так как наличие данного ключа позволяет подписывать электронную документацию квалифицированной цифровой подписью. В соответствии с законом 63-ФЗ, документы, подписанные квалифицированной ЭЦП приравниваются в документам, оформленным на бумаге и подписанным уполномоченным лицом компании, а также скрепленным печатью.

Важно! В госорганы для подачи отчетности требуется усиленная квалифицированная подпись. Она является самой защищенной подписью, которая зашифрована специальными сертификатами. Именно поэтому государственные органы могут принять ее на документах юрлиц.

Для получения ЭЦП обратиться нужно в удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи. Удостоверяющий центр выдает сертификат подписи, а также ключ. Именно сертификат является подтверждением того, что ключ принадлежит конкретному лицу. Он содержит данные владельца, ключ подписи, а также сферу применения подписи, то есть те площадки, которые данную подпись принимают. Ключ представляет собой код, который записан на электронный носитель. При этом в качестве носителя может использоваться флешка, карта памяти или банковская карта, содержащая чип. Читайте также статью ⇒ КАК ПОЛУЧИТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОДПИСЬ ДЛЯ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

Информирование налогового органа

Следующим шагом налогоплательщика будет донесение информации до налогового органа по месту учета о подключении к электронному документообороту. Сделать это следует следующим образом. Обратиться в налоговый орган по месту своего учета с заявлением и документами, подтверждающими заключение договора с оператором и получение ЭЦП. На основании заявления налогоплательщик будет включен в перечень системы электронного документооборота.

Обмен документами с ФНС через систему электронного документооборота

Подключившись к системе электронного документооборота с налоговым органом, компания или ИП может подавать всю отчетность в виде электронных документов через ПО. Налогоплательщик в рамках данной системы может подавать отчеты и декларации, запрашивать справки, проводить сверку расчетов, а также давать разъяснения на запросы налоговиков. Дата направления документа через систему будет автоматически зафиксирована оператором. При получении документа от налогоплательщика, налоговый орган в ответ направить квитанцию также в электронном виде. Дата подачи электронного документа будет определена по дате квитанции от ФНС.