Кадровый орган предприятия вносит записи в трудовую книжку работника при приеме, переводе, увольнении лица (ст. 66 ТК РФ). Основаниями для внесения записей являются распоряжения руководителя. Наиболее распространенной записью при расторжении договора является текст при увольнении сотрудника по собственному желанию. Читайте также статью ⇒ Увольнение по собственному желанию.
Основание для внесения записи в трудовую книжку
Ответственными за ведение трудовых книжек и внесение записи являются должностные лица – кадровые работники, несущие обязанности в соответствии с должностными инструкциями. При временном отсутствии ответственного сотрудника издается приказ о назначении лица для ведения кадровых документов. При оформлении книжек учитываются требования:
- Запись об увольнении осуществляется на основании приказа, изданного кадровым органом предприятия и подписанного руководителем. Отсутствие подписей или печати (при ее использовании) делает запись недействительной.
- Увольняемый работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
- Предваряет издание приказа договоренность, достигнутая между руководителем предприятия и работником.
Сотрудник, увольняющийся по собственной инициативе, должен уведомить руководителя о намерении расторгнуть договор. Лицо представляет заявление, решение по которому принимает руководитель. Отказать в увольнении по истечении 2 недель для стандартных договоров, 3 дней для временных контрактов руководители не имеют возможности.
Общие условия заполнения
Порядок оформления и заполнения трудовых книжек регулируется ПП от 16.04.2003 № 225. Запись об увольнении производится в последний рабочий день. Работник имеет право отозвать заявление до дня расторжения договора. В случае более раннего внесения записи кадровый работник должен будет аннулировать текст.
Пример об отмене записи
Работник М. предприятия ООО «Приветливый» не вышел на работу в связи с полученной травмой. У М. отсутствовала возможность предупредить руководителя о причине невыхода. Работодатель, нарушив порядок увольнения в связи с прогулом, расторгнул договор по собственной инициативе. После окончания нетрудоспособности работник расторгнул договор. В трудовой книжке сотрудника произведены записи:
- Об увольнении в соответствии с п. 6 ст. 81 ТК РФ.
- Об отмене текста формулировкой: «запись за № 18 считать недействительной».
- Об увольнении по собственному желанию.
При аннулировании ошибочного текста не производится перечеркивание, использование маркера. Предложение с неверной формулировкой должно быть доступно для прочтения. Если отмена записи производится на основании приказа, решения суда, в тексте об исправлении обязательно отражается соответствующая ссылка.
Состав информации, представляемой в трудовой книжке
В записи должны присутствовать обязательные сведения, о составе которых можно ознакомиться в шапке табличной части документа.
| Сведения | Пояснения |
| Номер записи текста | Производится сквозным методом, при этом нумерация начинается с двузначного показателя – «01, 02..» |
| Дата осуществления записи | Может не совпадать с датой приказа |
| Текст, подтверждающий увольнение | Производится с обязательным указанием статьи ТК РФ |
| Основание | Указывается приказ с номером и датой издания |
| Подписи и оттиск печати | Текст удостоверяют должностное лицо, руководитель, сотрудник |
Запись производится сразу после предшествующего текста без отступа. Об ознакомлении с записью работник ставит собственную подпись о согласии с текстами, отражающими трудовую деятельность на предприятии. Одновременно сотрудник расписывается в журнале учета трудовых книжек о получении документа на руки.
Формулировка текста, указанного в трудовой книжке
Единая позиция формулировки текста о расторжении договора по собственной инициативе сотрудника отсутствует. При обязательной ссылке на статью увольнения –текст можно представить в нескольких вариантах. Допускаются формулировки: «Трудовой договор прекращен (расторгнут)» и «Уволен», признаваемые тождественными и правомочными. Например, «Договор прекращен по собственному желанию работника, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ». Применяется полная форма названия статьи Кодекса, без сокращений.
Неверная формулировка может послужить препятствием для трудоустройства работника, что позволяет опротестовать увольнение в судебном органе. Имеется значительное число судебных решений по отмене решений работодателей. Одним из примеров решений служит определение Московского горсуда от 12.12.2013 № 11-40859.
Требования к оформлению записи
Внесение записи при увольнении работника осуществляется с учетом требований Инструкции по заполнению трудовых книжек. При внесении записи:
- Применяется ручной способ заполнения документа и применение оригинальных подписей. Факсимиле лиц не используется.
- Не допускается помарок, подчисток, использования корректора.
- Не используются цветные чернила.
- Части текста вносятся в точном соответствии назначению столбцов книжки.
- Указываются актуальные даты. Запись об увольнении не может быть внесена позднее дня расторжения договора.
- Имеются подписи и печать организации, удостоверяющие верность текста. Оттиск печати не должен перекрывать текст.
Важное значение имеет сквозная нумерация строк, нарушение которой приводит к искажению ссылок на текст. Если нарушение порядка нумерации обнаружено при последующей записи, исправления не требуются, текст вносится под верным номером в соответствии с имеющимся порядком. В нумерации используют только арабские цифры.
Ошибки, допускаемые при заполнении
Верное заполнение трудовых книжек имеет значение для учета записей при дальнейшем трудоустройстве или оформлении пенсии. Выявление ошибок приводит к нареканиям ГИТ с выпиской предписания об устранении неточностей и санкциям по ст. 5.27 КоАП.
| Условие | Ошибочное мнение | Верная позиция |
| Описание причины увольнения | В тексте отсутствует ссылка на статью ТК РФ, используется вольная формулировка | Запись об увольнении вносится в точном соответствии Кодексом (ст. 84.1 ТК РФ) |
| Указание основание | В качестве основания указывают заявление сотрудника | Основанием увольнения является только приказ руководителя |
| Наличие орфографической ошибки | Производится исправление текста | Орфографические ошибки могут не исправляться |
Возникновение орфографической ошибки не грозит работодателю нареканиями или штрафом. Если ошибка не влияет на стаж работника, исправлять ее не требуется. Изменения в запись могут быть внесены только по просьбе работника, обнаружившего неточность.
Доцент кафедры педагогики и психологии профессионального образования Т.В.Шадрина
Вопрос № 1. Как внести изменение в запись вкладыша об увольнении, если допущена существенная ошибка в тексте?
При допущении ошибки в первой записи вкладыша производится его утилизация по акту. Неточности последующих записей исправляются в установленном порядке.
Вопрос № 2. Когда производится внесение исправлений при совершении ошибочной записи об увольнении?
Исправление производится сразу после внесения неверной записи.