Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника в 2024 году

Поиск работы достаточно утомительный процесс для многих людей: подбор подходящих вакансий, прохождение собеседований, волнения от ожидания ответа. После получения долгожданного подтверждения от нового работодателя о том, что они готовы принять на работу, наступает следующий этап: оформление всех необходимых документов. В данной статье мы рассмотрим правовую сторону написания и предоставления работодателю заявления о приеме на работу, особенности его оформление и какие еще необходимы документы для оформления сотрудника на свободную в организации вакансию.

Документы, необходимые для оформления приема на работу соискателя

Трудовым законодательством определен общий порядок приема на работу новых сотрудников, а также документы необходимые для данного процесса, которые предоставляются со стороны соискателя и которые оформляются со стороны работодателя. Список документов необходимых для приема на работу выглядит так:

• Документ, подтверждающий личность соискателя. Обычно отдел кадров требует оригинал либо копию паспорта, так как для личного дела сотрудника необходимы будут как первая страница паспорта, так и страница с пропиской (либо регистрацией) и семейным положением.
• Копия идентификационного налогового номера (ИНН), которая необходима для бухгалтера для выполнения обязательств по налоговым выплатам с заработной платы работника.
• Копия свидетельства пенсионного страхования, номер которого необходим также бухгалтеру для осуществления перечислений в пенсионный фонд.
• Трудовая книжка, если такая имеется у соискателя. Существует ряд объективных случаев, когда ее может и не быть, тогда работодатель заводит новую. При этом стоимость трудовой книжки либо списывается на расходы организации, либо взыскивается с нового работника.
• Военный билет, предоставляется военнообязанными лицами. В нашей стране к таким лицам относятся мужчины, достигшие 18-летнего возраста. Читайте также статью ⇒ «Можно ли принять на работу без военного билета«.
• Заявление о приеме на работу от нового работника, которое обычно составляется с помощью сотрудников отдела кадров либо иного уполномоченного лица.

Дополнительные документы, которые могут быть запрошены от соискателя

Выше перечислены основные документы, которые необходимы в обязательном порядке для правового оформления нового сотрудника. Но существует ряд профессий, для которых регламентированы специфические документы, без которых невозможно осуществлять трудовую деятельность:

• Диплом о высшем образовании либо сертификат, подтверждающий профессиональную квалификацию. Для некоторых профессий необходимо проходить переквалификацию ежегодно. Также как и существуют определенные специализации, для которых необходимы специфические навыки: знание принципов работы конкретного технического оборудования, знания специфичного направления в законодательстве и т.д.
• Справка об отсутствии судимости часто запрашивается в государственных и бюджетных учреждениях, либо при определенной специализации организаций.
• Медицинская справка об отсутствии специфических заболеваний. Например, для водителей необходимо хорошее зрение и отсутствие неврологических и сердечнососудистых заболеваний, для тех, кто работает с детьми и подростками – различные вирусные заболеваний и кожно-венерические заболевания и т.д.

Заявление о приеме на работу: форма и правила оформления

Трудовым законодательством не предусмотрена необходимость заполнения заявления о приеме на работу, обычно данное заявление требуется для бюджетных и муниципальных организаций, но в некоторые организации могут по собственной инициативе потребовать от соискателя его написания. Не существует какой-либо унифицированной формы заявления о приеме на работу, поэтому оно составляется с учетом общепринятого оформления деловых документов:

• Фамилия и инициалы, а также занимаемая должность руководителя (генерального директора), на имя которого адресуется данное заявление;
• Фамилия и инициалы сотрудника, который устраивается на работу после формального согласования его кандидатуры занять вакантную должность;
• Указание просьбы принять его на работу в данную организацию на согласованную должность. Здесь обязательно необходимо указать с какого числа он готов приступить к исполнению своих трудовых обязанностей;
• Данное заявление визируется соискателем и затем передается на согласование генеральному директору.

Читайте также статью ⇒ «Приказ о приеме на работу в 2024«.

Готовый бланк заявления о приеме на работу, составленный отделом кадров

Некоторые организации для упрощения и ускорения процесса приема на работу составляют заранее специальную форму (готовый бланк) заявления о приеме на работу, где новому сотруднику необходимо только вписать свою фамилию с инициалами, отдел и должность, указать дату заполнения и завизировать данный документ. Также в данном бланке может быть указана информация о том, что будущий сотрудник уже ознакомлен со своими должностными обязанностями и внутренними нормативными документами организации.

Заявление не является обязательным правовым документом при оформлении на работу, поэтому составление такого бланка является скорее прихотью работодателя, что необходимостью.

Гарантии при приеме на работу нового сотрудника

Существует ряд ограничений, при которых работодатель не имеет право отказать в приеме на работу новому сотруднику и заключении с ним трудового соглашения. Отказ всегда должен быть обоснованным, но он не должен содержать следующие пояснения:

• Беременность либо наличие детей у сотрудницы – это относится к разряду дискриминации и не может быть официальной причиной отказа. Со стороны государства существует ряд протекционных мер для таких граждан и организация, которая отказывается принимать на работу женщину с детьми, может подпасть под административную ответственность.
• В связи с переводом от другого работодателя, если перевод осуществляется в течение месяца после оформления всех необходимых документов. Данная организация имеет обязательства перед этим человеком, так как были оформлены все документы о переводе и согласии всех сторон.
• Любые дискриминационные причины: национальность, вероисповедание, половая принадлежность, место жительство, возраст (который соответствует трудоспособному возрасту, установленному в нашей стране) и т.д.

По требованию соискателя, которому отказали в приеме на работу, работодатель обязан предоставить письменное уведомление с указанием причины отказы в течение семи рабочих дней.

Читайте также статью ⇒ «Проверка кандидатов при приеме на работу«.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие прием на работу нового сотрудника (статьи ТК РФ)