Табель учета рабочего времени отражает учетные данные о явке на работу, отработанного времени, основаниях отсутствия сотрудника. В табеле указываются данные о периоде трудоустройства работника. Ведение учета рабочего времени лица является обязанностью работодателя (ст. 91 ТК РФ). Учет осуществляется со дня приема на работу и прекращается датой увольнения.
Общий порядок заполнения табелей
Предприятие использует стандартные формы для учета рабочего времени либо бланки, разработанные организацией самостоятельно на основе унифицированных форм.
| Условие | Особенности |
| Дата начала применения собственных бланков | 1 января 2013 формы документов, представленные в журнале унифицированных форм, не являются обязательными к применению |
| Правомочность бланка | Используемый в учете бланк должен быть утвержден в приложении к учетной политике |
| Реквизиты документа | Табель учета должен быть оформлен в соответствии с требованиями документов первичного бухгалтерского учета |
| Основные моменты ведения табеля | Предприятием определяется документооборот при учете рабочего времени, ответственные лица, сроки ведения и представления табелей к утверждению руководителем |
| Основания для внесения записей в табель | Внесение записей в табель кадровым работником осуществляется на основании приказов руководителя, должностных записок, листков нетрудоспособности, справок об уважительной причине отсутствия работников |
Данные табеля используются для контроля рабочей дисциплины, осуществления бухгалтерией предприятия расчетов с работниками. В связи с необходимостью выплаты заработной платы не реже 2 раз в месяц (ст. 136 ТК РФ) данные формируются каждые полмесяца. Табель составляется в единственном экземпляре.
Читайте также статью ⇒ Какие документы выдать при увольнении.
Записи в табеле при увольнении
День увольнения является последним рабочим днем сотрудника. Отсчет сроков прекращения обязанностей начинается со дня, следующего за датой увольнения (ст. 14 ТК РФ). Работник, находясь в штате, может:
- Работать полный день или смену, определенные графиком.
- Исполнять обязанности в режиме неполного дня, сокращенная продолжительность длительность которого установлена трудовым договором.
- Находиться в отпуске, предоставленном руководителем с последующим увольнением.
- Отсутствовать в связи с нетрудоспособностью, подтвержденной бюллетенем.
- Нарушать трудовую дисциплину, отсутствуя на рабочем месте без уважительной причины.
Отметка в табеле проставляется в день увольнения в зависимости от нахождения работника. Одним из спорных вопросов отражения увольнения является ситуация предоставления отпуска с последующим расторжением договора.
Пример о предоставлении отпуска с последующим увольнением
Работник М. коммерческого предприятия на дату уведомления работодателя об увольнении имел неиспользованный отпуск в количестве 14 дней. М. обратился к руководителю с просьбой предоставить отпуск при увольнении, которая была удовлетворена. В последний рабочий день, 29.31.2018 был произведен расчет, выданы документы. Фактически увольнение произошло в последний день после отпуска, при использовании которого работник утрачивает право на отзыв заявления. В табеле последний день перед отпуском отмечается как день явки (если лицо находилось на рабочем месте), дни отпуска отмечаются соответственно, несмотря на увольнение до отпуска.
В законодательстве установлено, что окончанием работы является не последний день отпуска, а предшествующий дню отпуска.
Определение Конституционного суда РФ от 25.01.2007 № 131-О-О
Первичные документы, на основании которых осуществляет табельный учет
Ответственным за ведение табелей является кадровый инспектор либо работник бухгалтерии в зависимости от предоставленных руководителем полномочий. Основанием для ведения записей служат первичная документация, используемая для учета времени работника.
| Режим работника в день увольнения | Документы первичного учета |
| Нахождение на рабочем месте (предусмотрена явка на полный рабочий день или смену) | График рабочего времени, приказ руководителя об увольнении |
| Отпуск | Приказ руководителя |
| Нетрудоспособность | Бюллетень |
| Прогул | Приказ руководителя, акт комиссии |
После расторжения договора в дату, определенную приказом руководителя, записи о рабочем режиме работника прекращаются. По строке с фамилией работника, уволившегося в середине месяца, со дня расторжения договора проставляется прочерк. В месяце, следующем после увольнения, данные о работнике (ФИО, табельный номер) в табеле не отражаются.
Читайте также статью ⇒ Особенности увольнения по инициативе работодателя
Формы бланка, используемые предприятием
Традиционно компании применяют стандартные бланки, ранее представленные в журнале унифицированных форм. Предприятия используют в учете формы Т-12 для ручного заполнения и Т-13 при машинописной форме ведения учета. Особенности заполнения бланков:
- Символы, отмечаемые в табеле, стандартны и установлены для каждого случая явки или неявки.
- Заполнение табеля осуществляется либо сплошным способом, либо указанием отклонений при случаях неявок.
- В день увольнения при явке в табель проставляется буквенный символ «Я» и число часов, отработанных сотрудников в последний трудовой день либо признак отсутствия по уважительной причине.
Записи табеля учета рабочего времени ежемесячно заверяются руководителем.
Доступ работника к информации бланка
Сведения, учитываемые в табеле, предназначены для внутреннего учета. Документ является важным носителем информации, связанной с трудовой деятельностью. Работодатель обязан предоставить при увольнении работника заверенные копии документов, связанные с работой. Табель является одним из документов, подтверждающих деятельность. Особенность предоставления копии табеля:
- Выдача документов производится по запросу, представленному в письменном виде (ст. 84.1 ТК РФ).
- В связи с наличием в документе данных о других лицах работнику предоставляется только выписка.
- Копия полного документа может быть выдана только с согласия всех имеющихся в документе лиц.
Сотрудник получает выписку в течение 3 дней со дня подачи руководителю или главному бухгалтеру запроса. Для получения данных, связанных с трудоустройством, сотрудник может обратиться и после увольнения.
Ошибки, допускаемые при учете информации
Несмотря на простоту заполнения табеля, встречаются ошибки при его заполнении.
| Условие заполнения | Ошибочная позиция | Верный подход |
| Данные учета и табеля | Могут расходиться с первичной документацией с последующей корректировкой | Показатели вносятся в табель в точном соответствии с первичными формами учета |
| Сроки заполнения | Внесение данных в табель производится по окончании отчетного периода | Подготовка нового табеля осуществляется перед началом месяца, данные вносятся ежедневно |
Вопрос № 1. Сколько времени должен храниться табель на предприятии или в архиве?
Документ является формой первичного учета, используемого для начисления заработной платы и подлежащего хранению в течение 5 лет. Если на предприятии используется труд в опасных или вредных условиях, учет времени исполнения обязанностей имеет значение для досрочного предоставления пенсии. Сохранность документа необходимо обеспечивать в течение 75 лет.
Вопрос № 2. Допускается ли корректировка табеля при изменении данных? Например, если документ сдан, а работник предоставил новые сведения?
В табеле не допускаются перечеркивание, вымарывание ранее внесенных данных. При возникновении необходимости изменения данных ответственный за учет работник должен представить к сданному документу корректировочный лист с указанием номера уточнения. О необходимости корректировки и причинах составляется служебная записка.