С течением времени у любой работающей компании всегда скапливается масса документов. Они образуются вне зависимости от масштабов. Конечно, можно их просто уничтожить, но любое внезапное исчезновение чревато столь же внезапными проблемами. Поэтому уничтожение документов всегда должно фиксироваться где-то, а сами бумаги следует уничтожать также по всем законам.
Многие компании, узнав обо всех этих проблемах, стараются обратиться за помощью к специалистам, чтобы не создавать лишней мороки себе. И фирмы, специализирующиеся на уничтожении документов, с радостью берутся за дело, ведь деньги за это берутся не малые. Почему же это стоит так дорого? Как происходит уничтожение?
Для начала, необходимо установить, какие документы подлежат уничтожению. В процессе этого этапа формируется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Такими считаются те, чей срок годности уже закончился и практической ценностью они уже не обладают. Впрочем, если документ проходит по первому, но не по второму, всегда можно увеличить срок годности. Однако, уменьшать его нельзя. При уточнении срока годности документов, пользуются перечнями документов и дел. Кроме того, можно пользоваться законами Российской Федерации. Правда, большинство документов считаются недействительными после 5 лет с их создания.
После этого переходят непосредственно к самому главному. А именно к составлению документа. Внизу статьи предлагаем скачать образец акта об уничтожении документов в формате word.
Возможно, вам также пригодятся следующие образцы актов:
Как правильно оформить?
В бланк акта об уничтожении документации можно включить документ, если он считается просроченным к началу года, когда проходит текущее уничтожение. Следует учесть, что в России было два образца таких актов: старый и тот, что был создан в 2010. В последний можно оформить только те бумаги, что были сделаны после его создания.
При составлении акта не мелочитесь с позициями: все дела одного подразделения надо выносить под один заголовок. Все одинаковые следует объединить под общий, но указать их количество. Максимально подробно расписанный акт сейчас облегчит вашу жизнь в будущем.
Уничтожаемые бумаги следует внимательно осмотреть, буквально каждый лист. Но если есть те, что все 5 лет никак не использовались, таким требованием можно пренебречь. Однако выборочно осмотреть их надо.
В акт об уничтожении документов и дел заносится информация с обложек документов, которые собираются уничтожить. Поэтому важно, чтобы на них было все указано. Если же что-то пропущено, необходимо обратиться к перечням, которые могут дать ответ.
После полного составления акта об уничтожении, его подписывает человек, участвовавший в первом действии программы. И после этого акт несут на рассмотрение комиссии организации. Также акт об уничтожении может быть подписан руководителем фирмы в двух случаях: если госархив требует часть дел на хранение, и если документы были упорядочены без архивных органов. После подписей акт считается законченным, а документы могут уничтожаться.
За непосредственное уничтожение документов обычно берутся специальные фирмы. При этом составляется акт передачи документов им, скачать образец акта приема-передачи дел и документации можно здесь. Конечно, можно уничтожить документы самим, но этом может быть опасно.
Скачать образец
Акт об уничтожении документов и дел скачать образец по ссылке.