Все страхователи обязаны вести детальный учет начисленных сумм выплат и поощрений, а также взносов по физическим лицам. Рекомендацией ПФР и социальной страховой службы является применение такого специального документа, как карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат. Сведения в карточке отражаются в пределах календарного года.
Для чего требуется карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат
В соответствии с законом 125-ФЗ и ст. 431 НК РФ, работодатели должны вести учет операций по страховым взносам. Особую роль в этом деле играет карточка учета. Данный документ не является обязательным и носит только рекомендательную форму. То есть работодатели вправе применять собственную форму документа. При этом любая форма, которая будет применяться компанией, должна быть утверждена в учетной политике. Вся информация, которая отражается в документе, должна вноситься в соответствии с данными учета по 69 счету.Подобные карточки могут использоваться налоговыми органами. При отсутствии таких карточек будут начислены штрафные санкции в размере 200 рублей за каждый такой отсутствующий документ.
Важно! Каждая организация обязана вести карточки индивидуального учета сумм по начисленным страховым взносам. Эти карточки могут запрашивать налоговые органы и в случае их отсутствия компании будет грозить штраф в размере 200 рублей за каждую отсутствующую карточку.
Содержание карточки
Карточка индивидуального учета имеет довольно простую структуру. При этом существуют определенный набор сведений, которые необходимо указать в данном документе. К ним относят:
- наименование страхователя, его ИНН, КПП;
- ФИО застрахованного сотрудника, а также его гражданство, инвалидность, реквизиты трудового договора, статус работника;
- суммы выплат застрахованному сотруднику, причем отдельно расписываются суммы облагаемые и необлагаемые страховыми взносами;
- данные для начисления страховых взносов по ОПС, ОМС и ФСС;
- суммы взносов, подлежащих уплате;
- расходы по ОПС, сведения о выплаченных пособиях по временной нетрудоспособности, по НС и профзаболеваниям.
Итоговые данные в карте отмечаются как за месяц, так и нарастающим итогом. При необходимости отражения дополнительных взносов используется вторая страница карточки (Читайте также статью ⇒ Карточка расчетов с бюджетом).
Важно! В основном работодатели заполняют только первую страницу карточки, а вторая потребуется для внесения сведений о дополнительных выплатах по работникам, занятым на вредных производствах.
Как заполняется карточка
Большая часть работодателей, заполняя карточку, должны будут вносить сведения только на первой странице. В правом верхнем углу указываются коды тарифов по ОПС, ОМС и ФСС, а также ключевых ставок. Помимо этого указывают данные по плательщику и получателю выплат. При формировании такой карточки в 1С, все сведения вносятся в автоматическом порядке. после этого формируется таблица, отражающая помесячно все начисления нарастающим итогом. Если какие-либо выплаты не облагаются страховыми взносами, то они указываются отдельно. В нижней части прописывают базы, а также итоговые суммы взносов по каждому направлению.
Вторая страница заполняется только по сотрудникам, занятым на вредных производствах. Таблица составляется по дополнительным выплатам в суммах индивидуально по опасным участкам. На листе с расходами указываются все страховые случаи, необходимые для оплаты со стороны бюджета. В каждой строке отражаются общие величины, суммы из бюджета, а также числа выплат. По каждому разделу в обязательном порядке должна содержаться подпись главного бухгалтера (Читайте также статью ⇒ КАК ПОЛУЧИТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОДПИСЬ ДЛЯ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА).
Законодательная база
Существует перечень законодательных актов, регламентирующих данный вопрос. К ним относят:
- НК РФ;
- Письма ПФР, а также ФСС;
- Закон 255-ФЗ от 29.12.2006;
- Закон 125-ФЗ от 24.07.1998;
- иные региональные нормативные документы.
Образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат
Классическая форма карточки содержится в формате Excel. Карточка учета при этом выступает как бухгалтерская справка.Данный документ является первичным и обязательным для заполнения по каждому страхователю. Материалы вносятся по начисленным страховым взносам, а также расходам на страховые случаи. Кроме того, отдельно выделяют данные по сотрудникам, которые заняты на опасных производствах. Заполнение данных документов является обязательным для каждой организации. Даже если форма, по которому осуществляется учет подлежит изменению, компания обязана его каждый раз утверждать в учетной политике.
