Счет на оплату выставляет продавец покупателю для того, чтобы обозначить определенную сумму к оплате и указать банковские реквизиты для ее перечисления. Документ может быть составлен в специальной бухгалтерской программе. После этого он распечатывается на бумаге и направляется покупателю. Кроме того, в настоящее время многие интернет-сервисы предлагают такую услугу, как онлайн-заполнение счета на оплату. После его составления, счет направляется покупателю на электронную почту. В статье рассмотрим порядок, по которому происходит выставление и направление покупателю счета на оплату.
Что собой представляет счет на оплату
Счет на оплату – это платежный документ, который формируется для покупателя продавцом. Подготовленный счет направляется покупателю с целью осуществления взаиморасчетов по купленным товарам (оказанным услугам). С помощью этого документа продавец может более детально прописать условия сделки. Счет определяет конкретные приобретаемые товары (услуги) и порядок их покупки. Платежный документ выставляют либо на основании заключенного договора между продавцом и покупателем, либо без него. Тот факт, что счет выставлен и подписан плательщиком является согласием последнего на оплату за определенный товар или услугу. Если к платежному документу прикладывают кассовый чек (либо товарный), то считается, что сделка имеет такую же юридическую силу, что и контракт, заключенный между продавцом и покупателем.
Выставить счет продавец может как на бумажном носителе, так и онлайн. Согласно условиям договора (либо если его нет, то устной договоренности) счет выставляют до того, как товар получен покупателем, либо уже после его поставки, по факту. В соответствии с действующим законодательством продавец может и вовсе не выставлять ни на бумаге, ни онлайн вариант (Читайте также статью ⇒ Письмо об оплате за другую организацию).
Когда выставляется счет на оплату
Для того, чтобы произвести взаиморасчет достаточным будет только предъявить счет-фактуру, который выступает в качестве документального сопровождения всех операций, облагаемых НДС.
Однако в ряде случаев оформление счета является обязательным. К ним относят такие ситуации:
- Когда расчет между поставщиком и покупателем осуществляется в сумме, не предусмотренной договором, то есть заранее не известной (например, коммунальные услуги, сервисное обслуживание, услуги связи).
- Когда покупателем вносится предоплата за товар (услуги).
Довольно часто можно также столкнуться и с такими ситуациями, когда организации перевыставляют счет. Это может быть в том случае, если товар или услугу получает одна компания, а оплату за этот товар или услугу производит другая фирма (например, при договоре аренды, соглашении о комиссии и т.д.).
Оформление счета на оплату осуществляется в отношении любых сделок, связанных с получением оплаты, например, сделок купли-продажи, оказания услуг, поставки товара.Обычно счет используется с той целью, чтобы получить предоплату по сделке. Таким образом она является как бы квитанцией, обосновывающую оплату.
Если по предварительно заключенному договору между сторонами не предусматривается предоплата, то оплата может осуществляться по договору, акту, счету-фактуре или другим документам. Но и в этом случае счет может направляться покупателю. В данном случае он применяется для того, чтобы правильного заполнить в платежных документах банковские реквизиты. Если обратиться к нормативным актам, то у продавца отсутствует обязанность по выставлению счета, поэтому он имеет полное право пренебречь этим документом. Но вместе с тем, в некоторых договорах может предусматриваться обязанность ежемесячных платежей, осуществляемых на основании выставленных счетов, где прописывается крайняя дата его оплаты. При несвоевременном выставлении счетов возможны задержки с оплатой, поэтому без счета при данных обстоятельствах обойтись не получится.
Важно! Основное назначение счета – это заявление об окончательной сумме к оплате. Прежде чем перейти к оплате счета, покупатель вправе решить оплачивать ли ему указанную сумму или нет. Т.е. сам счет на оплату покупателя еще ни к чему не обязывает.
Является ли счет на оплату первичным документом
Довольно часто можно столкнуться с таким утверждением, что счет на оплату является первичным документом. Однако это не так. В счете на оплату указываются реквизиты компании, выставляющей его, а также наименование товаров (услуг), их цена и общая стоимость, а также сумма НДС (облагается ли НДС указанная сумма). Заверять счет собственноручной подписью не обязательно. Счет, который направляется по электронной почте может содержать факсимильную подпись.Но стороны могут самостоятельно договориться о том, какой именно счет покупатель будет оплачивать: с подписью руководителя, либо без нее.
Важно! В определенных случаях ИФНС рассматривает счет как документ, который подтверждает расходы налогоплательщика. К примеру, при документальном подтверждении расходов по коммунальным услугам. Данные расходы могут подтверждаться актами, счетами на оплату или иными документами, оформлены которые в соответствии с требованиями законодательства РФ.
Форма счета
Законодательство на сегодняшний день не предусматривает унифицированной формы платежного документа, как в бумажном виде, так и онлайн. Компании вправе сами разработать для себя удобный бланк этого документа. Кроме того, можно также использовать шаблоны этого документа, представленные в интернете в большом количестве. Формируя счет на оплату, следует помнить, какие именно реквизиты он должен содержать. Для составления счета и на бумажном носителе и онлайн указать потребуется следующие данные:
- порядковый номер документа, дату формирования счета;
- информация о продавце (наименование, его юридический адрес, фактический адрес, ИНН, КПП, ОГРН, банковские реквизиты);
- данные о покупателе (указываются те же сведения, что и о продавце);
- информация о приобретаемых товарах (работах или услугах), их наименование, количество, единица измерения, стоимость за единицу и конечная стоимость;
- НДС (наличие или отсутствие);
- крайний срок для оплаты счета (в том случае, если это требуется);
- ответственные лица (ФИО и их подписи), если счет выставляет предприниматель, то ставится только его подпись, а если компания — то подписи руководителя и главного бухгалтера;
- при заполнении бумажного документа также ставится печать (если компания ее применяет).
Онлайн-заполнение счета на оплату
В настоящее время в интернете есть довольно много сервисов, позволяющих выставить счет онлайн. Данная возможность предоставляется абсолютно бесплатно. Это позволяет облегчить процесс выставления счета для бухгалтеров, особенно в случае их отсутствия в компании. После формирования счета, покупателю по электронной почте направляется платежный документ. Получив счет, покупатель может распечатать его и передать на оплату.
Важно! При выставлении счета онлайн стоит обратить внимание на правильность заполнения всех реквизитов, а также основного содержания документа. Все данные должны быть заполнены корректно. Если будут допущены ошибки, это может привести к тому, что денежные средства поступят по неправильным реквизитам или просто произойдет задержка оплаты.
Порядок действий при заполнении счета онлайн
Порядок заполнения счета онлайн:
| Действия при онлайн заполнении счета | Что в себя включает |
| Указывается дата и номер документа | Номер документа указывают по порядку, который уже ведется в организации. Он может содержать только цифры или и цифры и буквы. Используется порядок, закрепленный в учетной политике компании. |
| Заполняются реквизиты покупателя и продавца | Сервис предлагает вводить сведения по ИНН. В этом случае вся информация будет заполняться автоматически. Также продавец может вбивать реквизиты вручную. Свои реквизиты продавцу следует вбивать очень подробно, так как именно по ним покупатель и будет оплачиваться счет. |
| Сведения о приобретаемом товаре | Вносятся данные о приобретаемом товаре (услуге), ед. измерения, цена за ед., а также конечная сумма. |
| Условия оплаты | В конце документа можно указать условия по оплате, к примеру: «Оплата производится по факту оплаты». |
После заполнения всех необходимых данных, формируется платежный документ, который следует тщательно проверить. После этого счет сохраняют, распечатывают его и направляют по электронке покупателю для оплаты.
