Декларации, подаваемые компанией в налоговый орган ежеквартально, могут нуждаться в некоторых пояснениях. Основания для данный пояснений могут совершенно разными. В статье рассмотрим как составляется пояснительная записка по 6-НДФЛ.
Пояснения по нулевой форме 6-НДФЛ
Если за отчетный период компания не начисляла и не выплачивала заработную плату, то отчеты по НДФЛ становятся необязательными. Это связано с тем, что в соответствии со ст. 230 НК РФ, сдача сведений является обязательной для работодателей, исчисляющих и удерживающих НДСЛ с доходов своих сотрудников.Если данные отсутствуют, то заполнение отчета не потребуется. При этом должны выполняться следующие условия:
- отсутствие трудовой деятельности;
- деятельность была прекращена в году, предшествующему отчетному;
- компания занята сезонными работами, для которых еще не наступило время;
- в компании числится только руководитель, которому не выплачивается зарплата.
Важно! Если в компании возникают перечисленные обстоятельства, то ФНС необходимо уведомить об этом. Для этого подается пояснительная записка, либо нулевая отчетность. Это следует сделать для того, чтобы избежать возможных претензий и вопросов со стороны налоговой, а также не нарваться на штрафы
Как составляется пояснительная записка по 6-НДФЛ
Оформить пояснение для налоговой по отчету 6-НДФЛ следует на фирменном бланке компании, содержащим все необходимые реквизиты:
- наименование организации полностью;
- почтовый адрес организации;
- контактные данные (можно указать электронную почту);
- ИНН, КПП и тд.
Обязательными в записке является регистрационный номер, дата и подпись руководителя. Печать ставится в том случае, если компания от нее не отказалась. Основной текст документа должен содержать причины, поясняющие возможность непредставления отчета или др. ситуации.
Образец пояснительной записки 1
Образец пояснительной записки 2
Нулевой отчет
В течение отчетного периода могут возникать ситуации, при которых отсутствие данных для отчета 6-НДФЛ не является причиной для непредставления отчета. То есть, когда только пояснительной запиской обойтись не получится, а нужно сдавать именно отчет. Например, если компания налог рассчитала, но не выплатила в отчетном периоде, то расчет по НДФЛ уже не будет нулевой. В этом случае обязательно нужно отчитаться перед ФНС.
Может возникнуть и такая ситуация, когда зарплата начислялась и перечислялась работникам только один раз на протяжении всего года. В этом случае отчет необходимо заполнить нарастающим итогом, указывая начисленный и уплаченный налог с начала года. В соответствии с этим:
- если выплаты были только в 1 квартале, то отчет следует сдавать каждый квартал;
- если выплаты были только во втором квартале, то за первый квартал в налоговую направляется пояснительная записка, а за 6, 9 месяцев и год – отчеты;
- если выплат не было до 3 квартала, то пояснительная записка подается за 1 квартал и за полугодие, а за 9 месяцев и год – сдаются отчеты;
- соответственно, если выплаты появились только в 4 квартале, то по квартальным отчетам направляются пояснительные записки, а за год – отчет.
Налоговая не вправе отказать в принятие нулевого отчета. Нулевой отчет может быть уместным также в том случае, если необходимо после него представить обновленную информацию. В этом случае своевременное направление нулевого отчета затем будет дополнено уточнением, который будет выступать в роли первичного. Это позволит компании избежать штрафных санкций за отсутствие отчета.
Важно! Иногда компании предпочитают направить в ФНС нулевой отчет, дабы избежать блокировки своего счета. Это связано с тем, что ФНС может не определить причину отсутствия отчета, что повлечет за собой блокировку счета.
Пояснения по ошибочному расчету
В том случае, если ФНС обнаружит ошибки, несоответствия или какие-либо противоречия в 6-НДФЛ, она потребует дачи пояснений и внесения исправлений в расчет. В этом случае уточненную форму необходимо подать в срок до 5 дней. При нарушении данных сроков компании может грозить штраф до 5000 рублей. В случае повторного игнорирования запроса налоговой, штраф возрастет уже до 20 тыс. рублей.Пояснения по декларации 6-НДФЛ налоговая может потребовать в следующем случае:
- если не был сдан отчет, который ранее компания представляла;
- несущественные ошибки на титульном листе (уточненка не требуется, но разъяснения нужны);
- сведения составлены верно, но расходятся с данными, указанными в других отчетах (например, в 2-НДФЛ);
- вычеты, предоставленные сотрудникам, не являются обоснованными.
В соответствии с требованиями, в разъяснении указывается следующая информация: данные о компании (наименование, адрес и реквизиты), информация о направляемом разъяснении и суть разъяснений. Подписывается такой документ руководителем компании и ставится печать при ее наличии. Специальной формы для пояснений не существует, поэтому компания составляет ее произвольно, главное, чтобы разъяснения были убедительными и мотивированными.
Читайте также статью ⇒ УТОЧНЕННАЯ ДЕКЛАРАЦИЯ 6-НДФЛ
Ответственность компании
Некоторые нарушения установленных правил для сдачи отчета налоговым органом рассматриваются как непредставление его. К ним относят:
- сдачу отчета позже положенного срока при отсутствии непреодолимых препятствий для этого;
- указание в отчете ошибочных и недостоверных сведений и неисправление ошибок до момента обнаружения их налоговым органом;
- представление формы на бумаге в случае превышения численности работников 25 человек.
Штрафные санкции на сегодняшний день предусматриваются в следующих размерах:
- 500 рублей за отчет, содержащий ошибки;
- 200 рублей за отчет, представленный на бумаге (если численность сотрудников 25 и более человек);
- 1000 рублей за несвоевременное представление отчета, причем данная сумма начисляется за каждый месяц просрочки.
В том случае, если опоздание с отчетом превышает 10 дней, ФНС вправе заблокировать расчетный счет (76 НК РФ). Также штрафы могут ожидать должностных лиц компании (от 300 до 500 рублей).
Заключение
Таким образом, подача пояснительной записки по 6-НДФЛ может быть вызвана требованием налоговой или самостоятельным решением компании. Своевременно представленный документ позволит избежать сложностей с контролирующими органами и возможных штрафных санкций.
