Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)

Командировкой считается направление работника для исполнения им своих служебных обязанностей за пределы организации, в которой он согласно трудовому договору должен исполнять свою работу. Исключением будет являться случай, когда у сотрудника разъездной характер работы.

Направление в командировку должно быть оформлено в письменной форме.

Обычно для этого используются унифицированные формы приказов: Т-9 – для направления в командировку одного работника и Т-9а – если работников несколько.

Скачать бланк формы Т-9 или формы Т-9а

Скачать образец заполнения формы Т-9 или формы Т-9а

Обязательно ли использовать эти формы?

Поскольку в настоящее время использование унифицированных форм остается на усмотрение работодателя, то использовать бланки Т-9 и Т-9а необязательно. Организация вправе самостоятельно разработать форму приказа и утвердить ее использование.

Можно также внести изменения и в унифицированные формы, адаптировав их под нужды организации / ИП.

Основания для издания приказа

Еще совсем недавно основанием для издания приказа о направлении в командировку являлось служебное задание, которое составлялось руководителем работника, направляемого в командировку. Но с 2015 года этот документ больше не упоминается в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, поэтому можно сделать вывод, что его составление необязательно.

Но вместе с тем работодатель имеет право оставить его в своем документообороте, закрепив это положение в локально-нормативных документах.

Таким образом, основанием для издания приказа о направлении работника в командировку могут служить следующие документы:

1. Служебное задание;
2. Служебная записка;
3. Распоряжение руководителя организации / ИП;
4. Распоряжение вышестоящей организации.

В свою очередь, приказ о направлении в командировку служит основанием для следующих действий и составления следующих документов:

• Командировочное удостоверение (форма Т-10) — заполняется по желанию работодателя;
• Табель учета рабочего времени (форма Т-12 и Т-13);
• Выдача денежной суммы на предстоящие командировочные расходы;
• Начисление заработной платы за дни нахождения в командировке;
• Составление авансового отчета за истраченные денежные суммы.

Инструкция по заполнению формы Т-9

Форма Т-9 предназначена для оформления направления в командировку одного работника. Ее заполнение производится в следующем порядке:

Должность – вносится полностью без сокращения.

Место назначения – указывается страна, регион, населенный пункт и название организации, куда работник командируется.

После количества дней командировки проставляются даты начала и окончания командировки.

Цель командировки – переносится из документа – основания.

Далее указывается, за чей счет будет оплачена командировка.

Документ, послуживший основанием для издания приказа – служебное задание, служебная записка и т.д.

Подпись руководителя, а также подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом.

Образец заполнения формы Т-9

Инструкция по заполнению формы Т-9а

Форма с литерой «а» используется в случае, когда в командировку направляется сразу несколько работников. В отличие от остальных приказов, которые имеют табличную форму, в этом бланке перечень работников располагается не снизу вверх, а слева направо, что не позволяет использовать этот бланк для неограниченного числа сотрудников.

Основные реквизиты приказа вносятся аналогично заполнению формы Т-9. Далее идет таблица, которая заполняется следующим образом:

1. ФИО работника – вносится полностью;
2. Табельный номер — только при его наличии;
3. Структурное подразделение – при его наличии;
4. Должность – вносится полностью без сокращений;
5. Командировка – построчно вносится следующая информация:
   • Страна, город;
   • Наименование организации, куда едет работник;
   • Дата начала командировки;
   • Дата окончания;
   • Количество календарных дней командировки;
   • Цель поездки.
6. Командировка за счет средств – указывается организация. Как правило, это работодатель командированного сотрудника;
7. Подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом и дата ознакомления;
8. Пустая строка, в которую можно внести дополнительные сведения, например, размер суточных;
9. После таблицы предусмотрена строка — в ней указывается документ, на основании которого был составлен приказ;
10. Подпись руководителя организации.

Образец заполнения формы Т-9а

Срок и место хранения приказов на командировку

Оригиналы приказов о направлении в командировку хранятся в книге приказов по кадровой работе. После окончания календарного года, в котором они были изданы, их отправляют на хранение в архив.

Срок хранения приказов на командировку составляет 5 лет, за исключением направления в командировку работников с вредными и опасными условиями труда – для таких приказов срок хранения составляет 75 лет.

Читайте более подробно: Приказ на командировку (форма Т-9 и Т-9а, образец и инструкция)