Инвентаризация представляет собой мероприятия по проверке материальных и финансовых ценностей компании. С помощью такой проверки осуществляется контроль сохранности имущества и запасов фирмы. При инвентаризации осуществляется опись имущества, которая в последствии подлежит сверке с данными предыдущих проверок. Правила проведения инвентаризации регламентированы законодательством РФ и методматериалами Минфина. Для того, чтобы провести инвентаризацию собирается специальная комиссия, состав которой утверждается руководителем компании. В нее входят сотрудники компании. Проверке подлежат склады, участки производства, касса и торговые площади. В статье рассмотрим, как осуществляется проведение инвентаризации нематериальных активов.
Законодательная база
Согласно приказа Минфина РФ №49 (п. 3.8), определяется объект проведения инвентаризации. Прежде чем ее провести, потребуется проверить право компании на использование НМА, а также достоверность данных, отраженных на балансе компании. Порядок учета, а также составления отчетности прописан в ПБУ 14/2007.
Точные сроки проведения инвентаризации, а также порядок ее проведения, руководитель организации устанавливает самостоятельно. Исключением являются те случаи, которые требуют обязательного проведения проверки. Данный процесс также регулируется методуказаниями, утв. Постановлением Госкомстата №88 от 1998 года.
Документы, применяемые в ходе проведения инвентаризации НМА
Все данные, которые комиссия получает в ходе инвентаризационного процесса фиксируется в специальной ведомости ИНВ-1а. Уполномоченные лица, несущие ответственность за сохранность документов по состоянию НМА, ставят свою подпись в заголовке ведомости. Если будут обнаружены неучтенные активы, то они должны быть вписаны в опись, составленную при проверке. Такой документ составляется в двух экземплярах, один из которых будет хранится у лица, ответственного за хранение документов, а второй передается в бухгалтерию. Подписывают опись все члены инвентаризационной комиссии.
В ходе проверке также оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-18. Такая ведомость требуется для того, чтобы зафиксировать различия между сведениями, полученными при проведении проверки и данными, указанными в документах бухучета. Ведомость также составляется в двух экземплярах.
Все результаты, полученные при инвентаризации НМА отражаются в документах бухгалтерского учета. Если по итогам проверки будут выявлены излишки, то они указываются по рыночной цене и заносятся в строку финансового результата. Выявленные недостачи подлежат взысканию с виновных лиц, а их учет происходит так же.
Важно! С 2013 года компании вправе не применять унифицированные формы документов. Поэтому с целью осуществления проверки они вправе самостоятельно разработать формы документов, а также утвердить их в своей внутренней политике. Главным требованием при составлении бланков документов является указание всех реквизитов, регламентированных законодательством.
Проведение инвентаризации нематериальных активов
В качестве оснований для проведения инвентаризации НМА выделяют следующие:
- Передача объекта иному лицу в собственность. В качестве основания в данном случае может выступать договор купли-продажи или сдачи в аренду.
- Составление годовой отчетности в соответствии с требованиями законодательства.
- Вступление в должность нового материально-ответственного лица, уполномоченного сотрудника.
- Появление подозрений в хищении имущества, злоупотребления имуществом, либо об ином факте нарушения.
- Стихийное бедствие.
- Процесс ликвидации, реорганизации.
Инвентаризация интеллектуальной собственности, находящейся во временном владении, проводится в присутствии ее собственника. В ходе инвентаризации проверке подлежат документы, подтверждающие право эксплуатацию, соотношение условиям пользования и своевременность и корректность учета. В НМА не включаются научные, литературные и иные произведения, находящиеся на любого рода материальном носителе.
Прежде, чем провести инвентаризацию, ответственные лица должны предоставить расписку. Результат проверки указывается в сличительной ведомости, заполнение которой происходит на основании описи. Результат проверки фиксируется тем месяцем, которым была окончена инвентаризации. Годовая инвентаризация фиксируется в годовом отчете.
Важно! После того, как процесс инвентаризации завершен, акт передается руководителю компании или в центральную комиссию. Дата окончательного результата инвентаризации определяется датой утверждения документов руководителем.
Как часто проводится инвентаризация НМА
Частота проведения инвентаризации, а также сроки, определяются руководителем компании самостоятельно. Но при этом существует общее требование ко всем компаниям: инвентаризацию обязана проводить каждая компания ежегодно в 4 квартале до составления годовой отчетности. Кроме того, существуют также и необязательные (внеплановые) проверки, которые проводятся по распоряжению руководителя иногда по несколько раз в год (Читайте также статью ⇒ Учет НМА при поступлении в организацию).
Основные цели инвентаризации
Основной целью внеплановых периодических проверок является осуществление контроля за работой компании, а также добросовестности работников. Данный процесс позволяет определить реальное положение дел в компании: наличие товаров, материалов, а также ресурсов для ведения деятельности. Кроме того, инвентаризация также позволяет осуществлять контроль за условиями хранения активов, за их качеством и соответствие их основным требованиям.
ИНВ-1а
ИНВ-1а представляет собой форму, предназначенную для организации документооборота по НМА. Данный документ составляется в двух экземплярах, подписывают которые все члены инвентаризационной комиссии, а также лицо, ответственное за сохранность нематериальных активов. Один экземпляр документа подлежит передачи в бухгалтерию, а второй остается у лица, отвечающего за сохранность данных документов. Сведения о наличии НМА записываются в инвентаризационную ведомость или в специальный акт. В случае неполного отображения данных в унифицированных формах, компании потребуется разработать для себя бланк документа самостоятельно. Занесение НМА в ведомость производится в соответствии с их предназначением. Если НМА выбывает, то составляется специальный акт, в котором указывается причина непригодности.
Если в ведомости отражается недостоверные данные, то каждый из членов инвентаризационной комиссии будет нести ответственность. Если требуется исправить ошибку, то неверные сведения перечеркиваются одной чертой, а сверху вписываются верные данные. После этого исправление заверяется всеми членами комиссии. Форма ИНВ-1а подлежит заверению всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально-ответственным сотрудником.
ИНВ-3
ИНВ-3 также заполняется в двух экземплярах. Подписывают документ все участники инвентаризации. Прежде чем приступить к проверке, составляется расписка о том, что все ценности были учтены и вся необходимая информация есть в наличии. В таблицу данные вносятся в определенном порядке. Каждому пункту присваивается порядковый номер. В бланк вносятся все ценности, подлежащие проверке. Заполняется форма следующим образом:
- 1-10 пункты – до начала проведения инвентаризации;
- 10-11 пункты – по факту проведения инвентаризации.
Бухгалтером проводится проверка верности и правильности внесения данных. После этого вносятся данные учета относительно каждого объекта. Если будет выявлено несоответствие, то составляется сличительная ведомость. Все итоговые данные заносятся в опись ИНВ-19. Представитель бухгалтерии, который должен участвовать в инвентаризации, ставит свою подпись на третьей странице.
Меры, принимаемые по результатам проверки
В зависимости от того, какие результаты были получены при проведении инвентаризации НМА, будут различать и действия компании:
| Результат инвентаризации | Что делать |
| Результаты инвентаризации соответствуют данным, заявленным в бухучете | Какие-либо меры не требуются |
| Выявлен актив, не отображенный в бухгалтерском учете | Осуществляется постановка НМА на учет |
| Выявлен актив, взятый во временное пользование, с истекшим сроком соглашения | В этом случае необходимо списать НМА |
| Выявлен актив с моральным износом | Списание НМА |
| Выявлена недостача по вине определенных лиц в результате неправильных их действий или бездействия | Списание убытка происходит за счет виновных лиц |
| Выявлена недостача без возможности установить виновных лиц | Недостача списывается в финансовый результат |
