Журнал регистрации ПКО и РКО в 2024 году

Бухгалтерский учет в компаниях и у предпринимателя предполагает оформление различной документации, в том числе платежных и зарплатных ведомостей, счетов на оплату, расходных и приходных кассовых ордеров (РКО и ПКО) и т.д. Оформление последних документов должно осуществляться по определенному порядку, согласно которого потребуется их фиксация в журнале регистрации ПКО И РКО. Это позволяет значительно упростить контроль за документооборотом компании, а также определить конечное сальдо за необходимый период времени.

Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО

Потребность в таком документе, как журнал регистрации ПКО и РКО, заключается в следующем:

1. Фиксация документооборота, что позволяет усилить контроль ведения учета.
2. Усиление мер безопасности компании. Это в первую очередь связано с необходимостью исключить подделку документов с целью незаконного получения денежных средств.
3. Дополнительная сверка операций, прошедших регистрацию в журнале и выявление ошибок.
4. Регулирование операций компании финансового плана контролирующими органами.
5. Контроль за соблюдением лимита кассы, то есть предельного значения суммы денежных средств, которые могут находиться в кассе.

Полностью заполненный журнал должен храниться в архиве компании в течение 5 лет. Если это необходимо, то контролирующие органы при проведении проверки могут изъять данный документ для ознакомления и выявления неточностей при проведении операций. В случае выявления каких либо нарушений по ведению кассовой дисциплины, ответственным лицам грозит штраф в размере от 4 000 рублей, а организации – до 50 000 рублей. Читайте также статью ⇒ АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В 2024 ГОДУ

Форма журнала регистрации ПКО и РКО

Журнал, в котором регистрируются приходные и расходные кассовые ордера, заполняется по унифицированной форме КО-3, которая до недавнего времени была обязательной для всех и порядок ее ведения строго контролировался. В настоящее время данная форма носит только рекомендательный характер, так как содержит все необходимые сведения, отражающие суть документов, регистрируемых в ней. Даже если компания примет решения разработать свою форму журнала, то состоять она должна из следующих частей:

1. В первой части (слева) отражается основная информация, а также характеристика кассовых ордеров, по которым в компании происходит приход денежных средств и постановка их на учет.
2. Во второй части (справа) отражаются данные о кассовых ордерах, которые отвечают за расход денежных средств и снятие их с учета с баланса компании.

Данные документы вносятся в журнал регистрации согласно присвоенным порядковым номерам, датой оформления, суммами (проводимыми в учете) и с примечанием, отражающим суть операций. Форму данного журнала каждая организация вправе разработать самостоятельно. Однако, разрабатывать данную форму могут не все должности компании, а только те, что имеют доступ к приходным и расходным кассовым ордерам. К ним относят главного бухгалтера, либо иное лицо, уполномоченного вести в компании бухучет отдельным приказом. Утверждает самостоятельно разработанную форму журнала руководитель компании.

Важно! Составлять свою форму журнала имеет смысл в том случае, если конкретная компания планирует отражать более подробную информацию, чем это предусмотрено типовой формой. В иных случаях целесообразным будет использование типовой общепринятой формы журнала.

Также следует помнить, что если это необходимо, то допускается возможность ведения журнала регистрации ордеров в электронном виде.Однако, возможно это только в том случае, когда организация имеет электронную подпись, необходимую в этой ситуации. Читайте также статью ⇒ ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Какие документы вносятся в журнал

В журнал регистрации вносят не только основные документы компании, но и дополнительные, отражающие приходит или списание денежных средств:

1. ПКО (приходный кассовый ордер). Этот документ является подтверждением поступления денежных средств на баланс компании. Оформляется он в единственном экземпляре. Когда кассир принимает денежные средства от покупателя, он заполняет приходный кассовый ордер (ПКО) на бланке КО-1. Такой документ состоит из двух частей, одной из которых является квитанция, предназначенная для выдачи лицу, внесшему деньги в кассу.
2. РКО (расходно-кассовый ордер). Этим документом подтверждается списание денежных средств с баланса компании. Оформление РКО отличается тем, что в большинстве компаний право подписи документа есть только у ограниченного круга лиц. Это, как правило, руководитель и главный бухгалтер. Составляется РКО в том случае, когда происходит выдача денежных средств из кассы компании или ее подразделения.
3. Зарплатная ведомость. Данный документ отражает затраты компании, имеющие отношение к отчислением на зарплату сотрудникам, оформленным в компании.
4. Счета на оплату. Это документы, на основании которых происходит выдача денежных средств из кассы.
5. Заявления от работников компании, в которых содержатся основания для выдачи денежных средств;
6. Иные ведомости на оплату расходов, имеющих отношение к деятельности организации.

Порядок оформления журнала регистрации ПКО и РКО

Журнал регистрации кассовых ордеров имеет некоторые особенности составления и оформления. К ним относят следующие:

1. Данный способ учета устанавливается на определенный промежуток времени, утвержденный внутренними документами или уставом компании.
2. Страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, опломбированы бумажной пломбой и содержать печать компании. Кроме того, также может предусматриваться наличие на пломбе подписей руководителей отделов.
3. Если документ заполняется от руки, то допустимо использование только шариковой ручки или чернил синего цвета.
4. На титульном листе журнала должна содержаться следующая информация: наименование документ, наименование компании или ее структурного подразделения, дата начала внесения данных, дата закрытия журнала, а также ФИО и должность ответственного за заполнение журнала сотрудника.
5. Основная часть журнала представлена одинаковыми листами с таблицей. В таблице содержится информация о реквизитах и основных показателях ПКО и РКО.

Информация в таблицу заносится по определенным строкам и столбикам и представлена следующими пунктами:

1. Дата составления ПКО. Дата составления и проведения ПКО должны совпадать с датой фактического оприходования денежных средств.
2. Номер ведомости. Обычно присваивается по порядку для подобных документов организации.
3. Сумма денежных средств, указанная в ПКО. Указывается та сумма денег, которая согласно ПКО была внесена в кассу компании.
4. Примечание. В этой части отражают некоторые особенности, которые сопровождают оформление документа. Указывается лицо, от которого была получена определенна сумма денег, иные причины оприходования, источник поступления средств и т.д.
5. Дата составления РКО. При внесении даты составления РКО следует учитывать, что непроведенные операции не подлежат отражению в данном журнале. Некоторые ответственные сотрудники стараются оформить данные документы заранее, но это может привести к том, что потребуется возвращать неиспользованные деньги. Внесение записи в журнал после нужно будет устранять, а это делать категорически запрещено.
6. Номер документа согласно внутренней порядковой нумерации РКО. Как правило, компания с нового календарного года обнуляет нумерацию ордеров и начинает ее заново.
7. Сумма денежных средств, выданных из кассы. Основанием для выдачи денежных средств может быть оплата поставщикам, инкассация и иные расходы. В журнале запрещены какие-либо округления, указанная в журнале сумма должна совпадать с той, что указана в РКО.
8. Комментарии, сопровождающие расход денежных средств и указывающие на причину оформления РКО. Указывается кому выданы деньги, а также характер использования средств.

Заполняя журнал, необходимо соблюдать сквозную нумерацию документов по приходу и расходу денежных средств. Например, если расходник зарегистрирован под номером 21, то следующий за ним должен идти под номером 22. Так происходит дополнительный контроль правильности ведения учета и составления документов. Ошибки при заполнении документа недопустимы. Если журнал не заполняется автоматически с помощью учетной программы, то возможны некоторые ошибки, возникающие в следствие человеческого фактора.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Что делать, если в журнале регистрации ПКО и РКО допущена ошибка?

Ответ: Если в журнале регистрации кассовых ордеров допущена ошибка, то ее необходимо исправить. При этом ставится дата исправления и подпись ответственного сотрудника. Согласно требованиям некоторых компаний, в исправлении также должно присутствовать слово «Исправлено».