При проведении внутреннего или внешнего аудита, в обязательном порядке проводится аудит расчетов с подотчетными лицами. Данный участок учета небольшой, однако проведение данного аудита необходимо для выявления его слабых мест. В статье рассмотрим порядок, по которому проводится аудит расчетов с подотчетными лицами компании.
- Для чего нужен аудит расчетов в подотчетными лицами
- Какие вопросы рассматривает аудитор
- Законодательная база
- Основные принципы аудита
- Источники аудита
- Этапы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами: порядок проведения
- Ошибки при расчетах с подотчетными лицами
- Заключение
Для чего нужен аудит расчетов в подотчетными лицами
Под подотчетными лицами понимают работников компании, у которых есть возможность получения и использования денежных средств организации, которые выдаются им наличными или по безналу. Денежные средства подотчетникам могут выдаваться как в кассе так и путем перевода на карту. В данные виды расчета включаются:
- выдача денежных средств на командировки (по РФ и за пределы РФ);
- покупку материалов с целью обеспечения производственного процесса;
- расходы, понесенные при осуществлении деятельности (представительские расходы, транспортные расходы);
- приобретение запчастей, мелкой бытовой техники;
- иные затраты согласно действующих норм законодательства.
Несмотря на то, что данный участок учета кажется на первый взгляд простым, нарушения по нему встречаются довольно часто. Поэтому как кассир, так и бухгалтер должны учитывать некоторые особенности, соблюдать кассовую дисциплину, проводить проверку подлинности предоставленных документов, а также отсутствие мошенничества. При проведении аудита проверке подлежат не только авансовые отчеты, но и все документы, на основании которых производится выдача денежных средств (Читайте также статью ⇒ Аудит кассовых операций 2018).
Какие вопросы рассматривает аудитор
Аудитором рассматривается следующий ряд вопросов:
- право лица на получение подотчетных сумм;
- отсутствие задолженности по взятым ранее обязательствам (отчеты, которые подтверждают трату денежных средств, чеки, накладные должны быть предоставлены);
- порядок оформления первичных документов, в том числе сроки оформления, порядок оформления, а также порядок предъявления;
- сроки предоставления отчетности, а также сдачи остатка денежных средств;
- подлинность всех предъявленных документов.
Данный перечень вопросов не является исчерпывающим, он может быть расширен. Главное в данном случае знать, что расчеты с подотчетными лицами дают довольно много лазеек для мошеннических схем. Поэтому проведение аудита является важным и даже необходимым в каждой организации мероприятием.
Законодательная база
Для осуществления проверки данного участка учета, следует полагаться на законодательные акты и нормы. К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим данный вопрос, относят:
- Закон «О бухгалтерском учете».
- Налоговый кодекс РФ.
- Трудовой кодекс РФ.
- Постановление 749 «Об особенностях направления работников в командировки».
Основные принципы аудита
К основным принципам аудита расчетов с подотчетными лицами относят:
| Оптимальность | Все используемые способы и методы должны проводиться с минимальными затратами труда и времени, а также с максимальной пользой. |
| Комплексность | Все вопросы должны изучаться комплексе. Например, авансовый отчет проверяется на правильность составления самого документа, а также на наличие документов, подтверждающих трату денег и РКО. |
| Непрерывность | Аудит необходимо проводить бесперебойно, анализируя участки учета, взаимосвязанные и дополняющие друг друга. |
Важно! В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.
Источники аудита
В качестве источников для проведения аудита выступают:
- приказ об утверждении учетной политики;
- авансовые отчеты.
- РКО и ПКО;
- выписки с расчетного счета;
- приказы на командировку, журнал выбытия сотрудников;
- командировочные документы;
- иные документы, если это требуется.
Этапы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя несколько этапов:
| Этапы проведения аудита | Что включает в себя этап |
| Этап 1: Подготовительный | На этом этапе проводится знакомство клиента и аудитора. При этом собирается необходимая информация о компании, для того, чтобы принять решение о стоимости и периоде проведения аудита. Если аудитор готов проводить проверку, то сторонами составляется обязательство, определяющее цели аудита, а также права и обязанности заказчика и исполнителя. |
| Этап 2: Составление плана проверки | Аудитор составляет график проверки и подбирает специалистов для проведения работы. |
| Этап 3: Аудит | На данном этапе происходит сбор информации, после чего она подвергается анализу. |
| Этап 4: Составление заключения | После проверки аудитором всей информации, он составляет заключение. Заключение составляется в письменном виде. Оно может быть абсолютно положительным, если противоречивых факторов не будет обнаружено, либо содержать указание на ошибки. |
Аудит расчетов с подотчетными лицами: порядок проведения
Важно! Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя мероприятия, необходимые для проведения аудита с целью убедиться в правильности отражения фактов хозяйственной деятельности в бухучете и отчетности.
При проведении аудита происходит сопоставление сальдо 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами главной книги и кредитовые обороты данного счета с дебетом счетов затрат, материалов, прибыли. После установления соответствия по указанным счетам, проверке подвергаются суммы в авансовых отчетах с суммами документов, которыми подтверждаются расходы.
При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами специалист выполняет следующие процедуры:
- Проверяют соответствие перечня сотрудников, получающих в подотчет денежные средства с перечнем лиц, которые имеют на это право (в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем).
- Проверяют, соблюдается ли запрет на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся за предыдущие средства, полученные в подотчет.
- Осуществляют проверку соответствия расходов тем целям, которые заявлены в отчетах.
- проверяют наличие подтверждающих документов по командировочным расходам.
- Проверяют правильность оформления приказов о направлении в командировку работников.
- Осуществляют проверку соответствия сумм суточных и иных командировочных расходов тем суммам, которые утверждены в компании.
- Проверяют правильность начисления НДФЛ и НДС.
- Осуществляют наличие счетов-фактур для возмещения НДС.
- Проверяют правильность отнесения представительских расходов на себестоимость.
- Сверяют остатки на конец периода по 71 счету «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по этому же счету в журнале ордере №7 на соответствие суммам в авансовых отчетах.
Важно! При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в большинстве случаев применяется сплошной метод проверки, при котором анализу подлежит каждый авансовый отчет.
После того, как все перечисленные процедуры выполнены, аудитор убеждается в том, что авансовые отчеты и все сопроводительные документы правильно оформлены и представленная в них информация соответствует действительности. Либо выявляются какие-либо недочеты.
Ошибки при расчетах с подотчетными лицами
К возможным нарушениям в расчетах с подотчетными лицами относят:
- Ошибки в оформлении документов, включая отсутствие части реквизитов.
- Исправления в документов (особое внимание следует уделять суммам и срокам).
- Отсутствие в пустых ячейках прочерков.
- Отсутствие необходимых дат, в частности в командировочных документах.
- Отсутствие подписей, печатей, штампов.
- Некорректное оформление НДС.
- Выдача денежных средств лицам, не входящим в перечень, утвержденный руководителем.
Кроме того, при аудите возможно выявление намеренного хищения, оформление ложных командировок и других мошеннических схем.
Заключение
Аудит расчетов с подотчетными лицами – это процедура, которую компании могут проводить как внепланово, так и согласно плана – ежегодно при проведении ежегодной инвентаризации перед составлением годовой отчетности. Данная проверка направлена на то, чтобы устранить возможные ошибки на данном участке учета, а также выявить возможные мошеннические схемы. Проводить аудит может как внутренний специалист компании, так и представитель аудиторской организации. С приглашенными аудиторами компания должна будет заключить договор на проведение аудита и оплатить определенную сумму за услуги.
