Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги

В том случае если работник не вернул средства, выданные ему в подотчет, их удерживают из зарплаты. Но для этого от работника необходимо получить согласие, в противном случае работодатель вернуть свои средства сможет вернуть только через суд. В статье рассмотрим что делать, если работник не отчитался за подотчетные деньги.

Порядок удержания подотчетных денег

Средства, которые работнику выданы в качестве подотчетных, в случае из невозвращения работником удерживают из зарплаты. Для этого издают приказ об удержании подотчетных средств в свободной форме. Оформить такой приказ нужно в определенный срок, а именно, не позднее одного месяца с даты окончания срока, который работнику был установлен для отчета. Взыскать эти средства можно только в том случае, если работник не оспаривает ни их размер, ни основание. В связи с этим необходимо получить письменное согласие работника, в котором он подтвердит, что не против удержаний. Если такого согласия нет, взыскать средства можно только через суд (137 ТК РФ).

Важно! Размер удержаний из месячной зарплаты сотрудника не должен превышать 20%.

Срок для возврата подотчетных денег

Законодательство срок по выдаче подотчетных средств не устанавливает, работодатель должен это сделать самостоятельно. Срок этот указывается в заявлении работника на выдачу денег в подотчет. Не позднее трех дней после установленного такого срока работнику нужно за полученные средства отчитаться. Если речь идет о деньгах, выданных работнику в командировку, то отчет нужно предоставить в срок до трех дней со дня возвращения из командировки (Постановление Правительства №749 от 13.10.2008).

Если при выдаче подотчетных денег не был установлен срок по предоставлению авансового отчета, то предоставить его работник обязан в день выдачи денежных средств. Однако лучше, чтобы таких ситуаций не возникало и не было претензий со стороны проверяющих органов, устанавливать срок для отчета или возврата денежных средств.

Важно! Размер подотчета и срок, на который он выдается определяется работодателем. Отчитаться по выданным средствам работник должен не позднее 3-х дней с момента окончания этого срока.

Если работник не возвращает вовремя неизрасходованные средства, то это является нарушением кассовой дисциплины. Но ответственности именно за такое нарушение не предусмотрено.

Проводки при удержании подотчетных денег

Если срок для отчета работника за полученные им средства прошел, то необходимо указать недостачу по матценностям (Читайте также статью ⇒ Максимальная сумма удержания из заработной платы в 2024). Проводка при этом будет следующей:

Д94 К71 – средства, выданные в подотчет отражены как недостача;

Д70 К94 – из зарплаты удержаны подотчетные деньги.

НДФЛ и страховые взносы

Если работодатель удерживать с работника подотчетные деньги отказался, у сотрудника появился доход. С этого дохода соответственно нужно удержать НДФЛ и оплатить страховые взносы. Если в будущем работник долг возвращает, уплаченные взносы и НДФЛ можно пересчитать.

Что делать если работник отказывается от удержания средств из зарплаты

Если работник отказывается от удержаний выданных ему денег в подотчет из зарплаты, работодатель насильно их удержать не может. В этом случае он может обратиться только в суд. Если и по суду долг не возвращен, то списывается она как безнадежная «дебиторка» в связи с истечением срока исковой давности.

Важно! Если работник отказывается от удержания невозвращенных им подотчетных денег из аванса, то взыскать их можно только в суде.

Пример удержания

Бухгалтеру ООО «Континент» Петровой О.П. 1 февраля 2018 года был выдан аванс в размере 4 000 рублей на приобретение канцтоваров для отдела бухгалтерии на срок 25 дней. Петрова приобрела канцтовары только на 2 500 рублей, о чем составила авансовый отчет, к которому приложила подтверждающие документы: кассовый и товарный чек. Оставшуюся сумму подотчетных денег – 1 500 рублей (4 000 – 2 500) Петрова не вернула в положенный срок, а написала заявление на взыскания с нее этой суммы с заработной платы за февраль 2018 года.

Зарплата Петровой за февраль составляет 35 000 рублей. Детей у сотрудницы нет, поэтому вычет по НДФЛ предоставлять ей не требуется.

Максимальная сумма удержаний из заработной платы за месяц составляет 20%:

35 000 х 20% = 7 000 рублей.

Сумма, которую необходимо удержать с Петровой меньше 20% от зарплаты, поэтому удержать мы ее можем в полном объеме.

Проводки будут следующими:

Когда можно списать подотчетные суммы

Списать подотчетные суммы можно только в связи с истечением срока исковой давности (ИД). Для этого используют следующий порядок:

• Устанавливают дату, с которой отчитывают срок ИД. Его начинают вести со дня, который следует за крайней датой возврата подотчета (191 ГК РФ). К примеру, работник должен был вернуть неизрасходованный подотчет в срок до 10 февраля, соответственно, с 11 февраля начинаю отсчет срока ИД. ;
• Отсчитывают 3 года с начала срока ИД. Срок ИД составляет 3 года (196 ГК РФ). Срок именно для такого случая законодательством не установлен, поэтому принимается срок для ИД. Но учитывать при этом следует такие обстоятельства, которые могут стать причиной прерывания ИД. В этом случае отсчет ИД начинают заново.

Что делать если за подотчетные деньги не отчитался директор

До недавнего времени считалось, что невозвращенных подотчетных сумм необходимо удержать НДФЛ. Но в настоящее время дело обстоит по-другому. Если работник не отчитался, то его собственностью деньги признать нельзя, за ним так и будет числится этот долг. Удержать НДФЛ и начислить страховые взносы нужно только в том случае, если долг работника будет прощен. При этом у работника появляется доход, а у компании – убыток. Поэтому с любым сотрудником, даже с

директором, стоит договориться о предоставлении отчета о выданных авансах. Но если долг компания не списывает и с работника не удерживает, то его можно будет списать только после истечения срока ИД, который равен 3 годам (Читайте также статью ⇒ Удержания излишне выплаченных отпускных).

Скачать ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА

Скачать ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

Законодательная база