Документы для оформления нового сотрудника на работу в 2024 году

Прием на работу нового сотрудника означает начала трудовых взаимоотношений работника и работодателя, которые регламентируются законодательством. Существует целый ряд правовых процедур, которые неукоснительно обязаны соблюдать все организации, использующие наемный труд в своей профессиональной деятельности. Поэтому для трудоустройства новый сотрудник должен предоставить пакет документов, который необходим для его трудоустройства. В данной статье мы рассмотрим документы для оформления нового сотрудника на работу. Читайте также статью ⇒ «Квота для приема на работу в 2024«.

Внутренние нормативные акты, необходимые для оформления нового сотрудника

Оформление сотрудника обычно происходит достаточно быстро, в течение нескольких дней заполняются все необходимые внутренние документы на основании всех предоставленных сотрудником персональных данных. Сам процесс происходит в несколько этапов:

• На первом этапе происходит ознакомление со всеми внутренними нормативными актами, после чего происходит подписание трудового договора о рабочей деятельности между сотрудником и генеральным директором организации. Данный договор должен включать основные правовые положения, связанные с рабочим процессом и всеми нюансами, которые с ним связаны. Трудовое соглашение предоставляется работнику в первую очередь на ознакомление, а затем подписывается им в двух экземплярах.
• После подписания трудового договора составляется приказ на имя нового сотрудника о принятии его на должность, которая была вакантна, с конкретного числа. Указанная дата вступления в должность будет считаться первым рабочим днем, за этот день уже будет начислять заработная плата.
• На основании приказа заводится личная карточка сотрудника по форме Т-2. В данную карточку вносится вся персональная информация о сотруднике, а в последствие все личные аспекты трудовой деятельности. Читайте также статью ⇒ «Личная карточка работника (Т-2)«.

Сроки приема на работу нового сотрудника

После получения долгожданного ответа от потенциального работодателя о том, что он готов вам предложить занять вакантную должность. Многие сотрудники задаются вопросом, какой же правовой срок оформления на работу, стоит ли переживать, если работодатель тянет с оформлением документов. И это полностью обосновано, потому что наличие на руках копии трудового договора дает гарантию работнику в том, что организация выполнит все установленные законом обязательства. Читайте также статью ⇒ «Как отказать в приеме на работу«.

К сожалению, нет четкой регламентации в законодательстве о том, в какие сроки работодатель обязан принять вас на работу. Но при этом существует ряд гарантий, которые помогут упростить вам общение с работодателем и обеспечить выполнение обязательств с его стороны:

• Новому сотруднику необходимо помнить, что если работодатель сначала вам дал положительный ответ, а затем в течение долгого периода не спешит вас трудоустраивать и это можно расценивать как отказ, всегда можно запросить официальное письмо от работодателя с ответом, которое будет служить гарантией.
• После ознакомления со всеми документами подписанием трудового соглашения приказ о трудоустройстве (принятии на работу) должен быть выпущен в течение трех рабочих, в противном случае это будет нарушением трудового законодательства со стороны работодателя.

Документы, которые должен предоставить сотрудник для трудоустройства

После получения приглашения занять свободную вакансию в организации, отдел кадров должен сообщить список документов, который должен принести сотрудник для его оформления. Данная процедура стандарта и список документ обязателен для всех сотрудников независимо от должности и специализации. Стандартный список документов необходимых для приема на работу выглядит так:

• Документ, подтверждающий личность нового сотрудника. Обычно отдел кадров требует оригинал либо копию паспорта, так как для личного дела сотрудника необходимы будут как первая страница паспорта, так и страница с пропиской (либо регистрацией) и семейным положением.
• Копия идентификационного налогового номера (ИНН), которая необходима для бухгалтера для выполнения обязательств по налоговым выплатам с заработной платы работника.
• Копия свидетельства пенсионного страхования, номер которого необходим также бухгалтеру для осуществления перечислений в пенсионный фонд.
• Трудовая книжка, если такая имеется у соискателя. Существует ряд объективных случаев, когда ее может и не быть, тогда работодатель заводит новую. При этом стоимость трудовой книжки либо списывается на расходы организации, либо взыскивается с нового работника.
• Военный билет, предоставляется военнообязанными лицами. В нашей стране к таким лицам относятся мужчины, достигшие 18-летнего возраста.
• Заявление о приеме на работу от нового работника, которое обычно составляется с помощью сотрудников отдела кадров либо иного уполномоченного лица.

Документы необходимые для некоторых специализаций

Все выше перечисленные документы, которые необходимы в обязательном порядке для правового оформления нового сотрудника, должны быть предоставлены до начала процесса приема на работу. Но существует ряд профессий, для которых регламентированы специфические документы, без которых невозможно осуществлять трудовую деятельность:

• Диплом о высшем образовании либо сертификат, подтверждающий профессиональную квалификацию. Для некоторых профессий необходимо проходить переквалификацию ежегодно. Также как и существуют определенные специализации, для которых необходимы специфические навыки: знание принципов работы конкретного технического оборудования, знания специфичного направления в законодательстве и т.д.
• Справка об отсутствии судимости часто запрашивается в государственных и бюджетных учреждениях, либо при определенной специализации организаций.
• Медицинская справка об отсутствии специфических заболеваний. Например, для водителей необходимо хорошее зрение и отсутствие неврологических и сердечнососудистых заболеваний, для тех, кто работает с детьми и подростками – различные вирусные заболеваний и кожно-венерические заболевания и т.д.
• По требования отдела кадров могут быть запрошен и ряд других документов, которые необходимые для конкретной должности, это может быть и свидетельство о гражданском состоянии, налоговые декларации за последние несколько лет, справку о прохождение медицинского освидетельствования и т.д.

При этом все эти документы не обязательны для правового оформления, но должны быть в отделе кадров в случае трудовой проверки.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие прием на работу нового сотрудника