В настоящее время все больше компаний используют в своей работе электронно-цифровую подпись (ЭЦП). В статье расскажем как получить электронную подпись для юридического лица.
Виды электронно-цифровых подписей
Прежде чем перейти к непосредственному получению электронно-цифровой подписи, необходимо разобраться с тем, что она из себя представляет и каких видов бывает. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – это аналог личной подписи, которая может быть использована для подписи электронных документов.Она является подтверждением того, что определенный документ подписан определенным лицом (Читайте также статью ⇒ Как оформить ИП: пошаговая инструкция).
Различают следующие виды ЭЦП:
| Виды электронных подписей | Что собой представляет |
| Простая | Формируется в той программе, в которой физическое лицо работает. Юридической силы у подписи нет. |
| Усиленная неквалифицированная | Подтверждает, что документ подписан определенным человеком и гарантирует, что изменения в документ в последствии никто не вносил. |
| Усиленная квалифицированная | Самая защищенная, зашифрована специальными сертификатами. На документах ее принимают налоговая и иные государственные органы. |
Отличаются указанные виды подписей между собой надежностью и возможностью применения. Теперь рассмотрим более подробно, что собой представляет каждая из указанных видов подписей.
Простая подпись
Под простой электронной подписью понимают такие пары, как логин – пароль, код подтверждения и скретч-карта. Основной задачей данной подписи является подтверждение подписанта. К примеру, в случае совершения оплаты через интернет банку требуется подтверждение того, что перевод средств осуществляет конкретное лицо. Данному лицу на телефон приходит смс, в котором содержится одноразовый код. Если данный код введен, это значит, что платежный документ подписан, электронной подписью. После этого считается, что платеж прошел.
Простая подпись формируется в той программе, в которой физическое лицо работает. У данной подписи отсутствует юридическая сила, работает она просто от имени ее владельца. Такая подпись совершенно не подходит для подписи документов, например, договоров. Иногда действующее законодательство признает простую электронную подпись равноценной личной подписи. Однако, для этого потребуется составить «Соглашение о простой электронной подписи». Это соглашение необходимо подписывать со всеми, с кем планируется осуществление обмена документами. Специальная форма такого соглашения отсутствует, главное, чтобы в нем присутствовали два следующих пункта:
- обязательство о соблюдении конфиденциальности;
- правила, по которым определяется лицо, подписавшее документ.
Важно! Обязательство соблюдения конфиденциальности представляет собой то, что владельцем подписи соблюдаются меры безопасности. Они необходимы для того, чтобы у злоумышленников отсутствовал доступ к информации. Иными словами, ему не следует сообщать кому-либо свой логин, пароль, или показывать коды.
К правилам по определению подписывающего лица относят следующие:
- Договоренность об однозначной идентификации;
- Использование шифрования.
При использовании первого способа, в соглашении должно быть указано, что конкретная электронная почта или номер телефона идентифицирует отправителя. Владелец подписи все данные для доступа обязан содержать в секрете. В случае использования второго способа код для подписи представляет собой сочетание букв, цифр, либо штрих-кода.
Что подписывают простой электронной подписью
Конечно, простая подпись по сравнению с другими видами ЭЦП является менее защищенной. Она может применяться для внутреннего документооборота, с целью заказа услуг и оплаты товара. Но подписать ею какой-либо электронный документ, например, для государственных органов не получится.
Коммерческие организации могут использовать простую электронную подпись с юридической силой. Например, для обмена рабочими документами между несколькими сотрудниками. Чтобы данная переписка имела юридическую силу, должно быть подписано соглашение о простой электронной подписи. После этого во все документы потребуется вписывать код подписи. Как уже можно сделать вывод, данный способ применения электронной подписи является самым простым и доступным.
Неквалифицированная электронная подпись
Важно! Неквалифицированная подпись (НЭП) это более сложная и защищенная подпись. Она подтверждает, что документ подписан определенным человеком и гарантирует, что изменения в документ в последствии никто не вносил.
Такую подпись создает система, в которой и происходит подписание документов. Например, когда физическое лицо оправляет в налоговую декларацию о доходах. В этом случае налоговый орган на своем сайте совершенно бесплатно создает такую подпись. Если организация хочет направлять по системе электронного документооборота служебные записки, то она может создать подпись через систему. Платить за нее не потребуется, так как стоимость подписи войдет в оплату при покупке соответствующей программы. Документ данной подписью можно подписывать даже в ворде, но распознавать подпись может только та система, которая выпустила ее.
Неквалифицированная подпись представляет собой аналог подписи на документах без проставления печати. То есть на таких документах, которые подписываются физическими лицами и участвуют во внутреннем документообороте компании. Таким образом, неквалифицированная электронная подпись работает только в той системе, в которой она создана. Это значит, что в случае получения подписи, например, на сайте налоговой, она может быть использована только для взаимодействия с ФНС. А если в организации установлена система, где происходит подписание документов, то организовать это можно только внутри системы.
Квалифицированная электронная подпись
Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) это такая подпись, которая необходима для предоставления документов в госорганы и подачи отчетности. Усиленная подпись является самой защищенной, она зашифрована специальными сертификатами. В связи с этим налоговая и иные госорганы принимают такую подпись на документах юридических лиц.
Как получить электронную подпись для юридического лица
Для того, чтобы получить ЭЦП обратиться нужно будет в один из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи. За получение данной подписи нужно будет заплатить. В данных центрах применяются специальные средства шифрования, которые утверждены ФСБ. Это является гарантией того, что подпись невозможно взломать.
Удостоверяющим центром выдается сертификат подписи и ключ. Данные сертификат подтверждает то, что ключ принадлежит определенному лицу. В данном сертификате содержатся данные владельца, ключ подписи и сфера применения подписи. Устанавливается сертификат на компьютер. Ключ представлен кодом, записанным на электронный носитель, в качестве которого может использоваться флеш-карта, карта памяти, либо банковская карта, на которой содержится чип. Чтобы владелец электронной подписи имел возможность подписи документов, на компьютере устанавливается посредническая программа между ЭЦП и ОС.
Порядок получения ЭЦП будет следующим:
- Для начала нужно будет выбрать удостоверяющий и подать в него заявку на получение подписи. Сделать это можно посетив УЦ, либо с помощью онлайн-формы.
- К заявке прикладывается необходимый пакет документов, на основании которых и изготавливается сертификат подписи.
- Забрать документы можно будет в УЦ, предоставив свои оригинальные документы.
УЦ выдаст сертификат ЭЦП и ключ. Сертификат содержит сведения о владельце и ключ. Установить его потребуется на компьютер.
Важно! Если к компьютеру, на который устанавливается сертификат есть свободный доступ, работа должна быть организована таким образом, чтобы к нему не было доступа посторонних лиц.
Документы для получения ЭЦП
Для получения ЭЦП в удостоверяющий центр нужно предъявить такие документы:
- заявление;
- нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации;
- выписка из ЕГРЮЛ (срок выписки не более 1 месяца);
- заверенная копия ИНН;
- копия приказа о назначении директора;
- копии уставных документов.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Сколько времени УЦ изготавливает ЭЦП? На какой срок выдается подпись.
Ответ: Изготовление ЭЦП занимает около 3 дней. Но возможно и срочное оформление подписи, правда это придется дополнительно оплатить около 3000 рублей. Выдается подпись на 1 год, после чего потребуется ее перевыпуск.
