Сотрудники с неудовольствием относятся к любым видам удержаний из их заработной платы, особенно производимых по инициативе работодателя. Это довольно-таки щепетильный вопрос для обеих сторон трудового договора.
При этом работодатель сталкивается с массой сложностей. А ведь допущенные ошибки могут дорого стоить и грозят компании и должностным лицам серьезными последствиями. Поэтому важно знать, какими бывают удержания, что является основанием для их назначения, каков порядок и есть ли ограничения, и какие документы необходимы, чтобы избежать рассмотрения споров с работниками в суде.
Обязательные удержания из заработной платы
В ряде случаев работодатель обязан произвести удержания, которые не зависят от воли ни работодателя, ни работника. Эти обязательства подлежат исполнению в рамках действующего законодательства:
- удержание в качестве налогового агента налога на доходы физических лиц;
- удержание на основании исполнительных документов.
НДФЛ. На работодателя возложена обязанность по исчислению, удержанию у работника и перечислению налога. Удерживаемая сумма не должна превышать 50% начисленных сотруднику выплат. На практике работодателю приходится удерживать таким образом налог, исчисленный с выдаче части заработной платы в натуральной форме или с материальной выгоды по беспроцентным займам.
Взыскание по исполнительным документам.
Размер денежных средств, подлежащих перечислению взыскателю, исчисляется из суммы заработной платы и иных доходов, оставшихся после вычета НДФЛ. Взыскание денежных сумм с дохода работника на основании исполнительного листа осуществляется без издания приказа и без согласия работника-должника.
Это взыскание регулируется Законом об исполнительном производстве, и имеет ряд особенностей.
— перечень доходов, с которых нельзя производить взыскание. Удержания по исполнительным документам производятся не со всех выплат, причитающихся работнику, например, не производится взыскание с сумм детских пособий, сумм, выплачиваемых организацией в связи с рождением ребенка, командировочных и других, перечисленных в Законе об исполнительном производстве.
— документы, на основании которых производится взыскания — исполнительные листы, судебные приказы, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов, судебные акты, акты других органов и прочие документы, перечисленные в Законе. По новым правилам компании смогут удерживать из зарплаты сотрудников алименты и долги на основании копии исполнительного документа;
— ограничение размера удержаний. Размер удержаний по исполнительным документам не может превышать 50% от дохода работника-должника, оставшегося после удержания. Размер удержаний по взысканию алиментов на несовершеннолетних детей, взысканию ущерба, причиненного здоровью, возмещение вреда, причиненного преступлением и удержание при исправительных работах могут достигать 70% от заработной платы и иных доходов за вычетом НДФЛ.
— порядок удержания. Работодатель производит удержание в трехдневный срок со дня выплаты заработка и направляет удержанные суммы взыскателю по реквизитам, указанным в исполнительном документе. Когда долг погашен полностью, сотрудник уволился или исполнительный документ отменен, организация возвращает исполнительный документ приставу в трехдневный срок.
Удержания, производимые по инициативе работодателя
Если работодатель штрафует своих сотрудников за опоздания, курение в неположенном месте, личные телефонные разговоры, эти удержания незаконны, даже если возможность их применения закреплена во внутренних документах организации. При выявлении подобных удержаний организация может быть привлечена к административной ответственности.
Удержания из заработной платы сотруднику для погашения его задолженности работодателю могут производиться только по основаниям, предусмотренным ТК, и носят для работодателя добровольный характер, то есть он может взыскивать их с сотрудников по своему усмотрению.
— удержания для возмещения неотработанного аванса. Так бывает, когда аванс выплачивается в фиксированной сумме независимо от отработанного работником времени. Проблем с удержанием названных сумм можно избежать, прекратив практику выдачи авансов за время, фактически не отработанное сотрудником.
— удержания для погашения неизрасходованных подотчетных сумм. Срок, в течение которого работнику необходимо возвратить неизрасходованные денежные средства, выданные под отчет, устанавливается приказом или распоряжением. Если работник не вернул излишне выданные подотчетные деньги, то работодатель имеет право их удержать из заработной платы.
— удержания для возврата сумм, излишне выплаченных работнику из-за счетных ошибок бухгалтера или кадровика. Арифметическая ошибка допускается в результате неверного применения арифметических действий при подсчетах. А вот если ошибка произошла из-за неправильного применения законодательства при расчете заработной платы, или сотруднику повторно выплатили заработную плату за один период, удерживать излишне уплаченные суммы работнику работодатель не имеет права.
— удержания при увольнении работника за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если сотрудник увольняется, к примеру, при сокращении штата или в связи с ликвидацией организации. Может получиться, что выплат при увольнении не хватит для удержания излишне выплаченной суммы за неотработанные дни отпуска. В таком случае увольняющийся сотрудник может возместить ее в добровольном порядке.
— взыскание материального ущерба. Сотрудник может быть привлечен к материальной ответственности. Если сумма ущерба не превышает средний месячный заработок сотрудника и он согласен с ней, то взыскание возможно по распоряжению работодателя, изданному не позднее месяца с момента окончательного определения размера ущерба.
Если ущерб превышает среднюю зарплату сотрудника или он не согласен добровольно возмещать ущерб, придется обращаться в суд.
Во всех случаях, перечисленных выше, производить удержания из заработной платы сотрудника работодатель имеет право только при соблюдении следующих условий:
— не истек месячный срок, установленный для возвращения аванса, возврата подотчетных сумм, вступления в силу решения комиссии по трудовым спорам или с момента обнаружения счетной ошибки;
— работник не оспаривает оснований и размер этих удержаний. В каждом случае необходимо получить от работника письменное согласие на удержание соответствующей суммы,
— работодатель издает распорядительный документ, на основании которого и производится удержание.
Общий размер всех удержаний по инициативе работодателя при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% от доходов работника после вычета НДФЛ.
Удержания, производимые по инициативе работника
Бывают случаи, когда сотрудник по своему желанию поручает работодателю удерживать денежные средства со своих доходов, например, направлять средства на оплату кредита. Учебы, профсоюзных взносов, добровольное страхование.
Основанием для осуществления таких удержаний является его письменное заявление. В заявлении необходимо указать получателя средств, виды доходов, с которых производятся удержания, размер таких удержаний. Расходы по перечислению указанных в нем сумм (комиссия банка, плата за перевод) несет работник. Издание приказа при добровольном удержании из заработной платы не требуется.
Эти удержания перечисляются не позднее дня выплаты или перечисления заработной платы работника. Ограничения по размеру удержаний, производимых по инициативе работника, не применяются и могут составлять до 100% от дохода после вычета НДФЛ.
Если в организацию поступило несколько взысканий на одного сотрудника, то удержание производится в следующей очередности:
— НДФЛ,
— исполнительные документы по взысканию с сотрудника алиментов, сумм по возмещению вреда, причиненного здоровью, возмещению вреда в связи со смертью кормильца, возмещению ущерба, нанесенного преступлением, а также требования о компенсации присужденного морального вреда,
— остальные требования в порядке поступления документов.
Если денежных средств для удовлетворения нескольких требований одной очереди недостаточно, то необходимо произвести удержание в пользу всех взыскателей этой очереди пропорционально заявленным требованиям по исполнительному документу.
Соответственно виду взысканий должно соблюдаться ограничение по их сумме – не более 20, 50 или 70 %.
И, последнее – очень приятная новость для «злостных» алиментщиков. Заработная плата сотрудника после всех удержаний не может быть меньше прожиточного минимума. Такие ограничения устанавливает внесенный в Госдуму осенью 2017 года законопроект № 303739-7.