Почти каждый человек меняет место своей работы, на это есть различные основания и разного рода причины. Смена работы может происходить как по желанию самого работника (например, предложили более высокую заработную плату), по желанию работодателя (например, работник не прошёл испытательный срок), так и по соглашению сторон. В любом случае увольнение всегда влечёт за собой прекращение трудового договора. При прекращении трудового договора, работодатель обязан выдать работнику документы, предусмотренные законом.
Общий порядок выдачи документов
При увольнении работника предусматривается выдача документов в общем порядке:
- обязательные
- не обязательные, выдаваемые на основании письменного заявления работника
К обязательным документам относятся:
* Если в день прекращения договора выдача справки невозможна, то по заявлению работника справку могут выдать в течение трёх календарных дней на основании п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ). В случае согласия застрахованного лица на отправление Справки по почте указанное лицо уведомляет об этом страхователя в письменном виде.
Выписки, которые работодатель, предоставляет работнику, должны быть заверенными.
Читайте также статью ⇒ Какие документы выдать при увольнении.
Перечень документов, которые выдаются на основании письменного заявления работника:
- Копия приказа о приеме на работу;
- Копия приказов о переводе на другую работу;
- Копия приказа об увольнении;
- Выписка из трудовой книжки;
- Справка о заработной плате;
- Справка о периоде работы у данного работодателя.
Также по письменному заявлению работника, работодатель обязан выдать:
- Справку по форме 2-НДФЛ (форма и заполнение справки на основании Приказа ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@).
- Справку о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (форма и заполнение справки на основании Письма Минтруда России от 15.08.2016 N 16-5/В-421).
По Трудовому кодексу копии документов, выдаваемыми работодателями должны быть заверены. На заверенных копиях должны быть проставлены печать, подпись, расшифровка подписи и должность, надпись «Верно» и дата заверения.
Читайте также статью ⇒ Особенности увольнения по инициативе работодателя в 2024
Невыдача документов
На основании ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель обязан по заявлению работника выдать трудовую книжку и копии документов связанных с работой не позднее трёх рабочих дней с момента подачи этого заявления. К сожалению не все работодатели действуют добросовестно, и бывает, что документы уволенные работники получают несвоевременно. Многие работодатели не знают, что за нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работников, либо отказ их выдавать, они могут быть подвергнуты штрафу в размере от 1000 до 3000 тысяч рублей на основании ст. 5.39 КоАП РФ. При увольнении нужно отдать работнику не только трудовую книжку, как хотелось бы многим компаниям (организациям), но и другие необходимые для дальнейшего трудоустройства документы.
Читайте также статью ⇒ Штраф за несвоевременную выдачу трудовой книжки.
Если работодатель не выдал работнику трудовую книжку, либо работник не забрал её в день своего увольнения, то работодатель должен послать ему уведомление о том, чтобы работник подошел и получил на руки трудовую книжку. Также работодатель может отправить её по почте, с согласия работника, но почтой отправляют работодатели редко, так как за получение трудовой книжки работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Справка № 182, эта справка о сумме заработка за два календарных года. Эта справка необходима, так как работник предъявит её новому работодателю, для того чтобы по ней смогли рассчитать период временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, которые выплачивает соцстрах. Поэтому, если уволенному работнику не выдали справку, то он вправе написать заявление, чтобы в течении трёх дней ему эту справку предоставили.
Также, самая распространённая справка, в которой нуждаются уволенные работники называется 2–НДФЛ. Справка 2-НДФЛ подтверждает, что вы получали у данного работодателя заработную плату, и также сумму удержанного подоходного налога. Число обращений за такой справкой не ограничено, работник может получить сначала справку за один календарный год, потом если ему вновь понадобится справка, то за второй календарный год. Отказ в выдачи справки неправомерен, но если ваш работодатель отказал вам, то в случае отказа вы можете обратиться в суд на основании Письма Министерства финансов РФ от 21 июня 2016 года № 03-04-05/36096.
Что касается не менее важной справки по форме СЗВ-СТАЖ, отчёт в ПФР. Каждому уволенному сотруднику выдается такая справка, является не менее важной при назначении пенсии. Обычно эту справку предъявляют в день увольнения работника, но если вдруг компания (организация) нарушает трудовое законодательство, то работодатель обязан выдать справку в течение пяти дней со дня соответствующего запроса от работника о выдаче ему этой справки.
Храните все отчеты, выписки и справки в электронном виде, это позволит вам быстро и эффективно предоставить работнику копии его отчётов или договоров, а также упростит работу для вас.
Такие условия помогут вам не нарушать трудовое законодательство, а успевать, и вовремя предоставлять бывшим работникам информацию в силу своей компетентности.