Организации часто используют для общения друг с другом деловую переписку — посредством информационных писем можно сообщить любую информацию. В данной статье разберемся, как правильно оформить письмо-приглашение, образец такого документа можно скачать внизу статьи в формате word.
Письмо-приглашение содержит в себе официальное, письменное приглашение на какое-либо мероприятие, встречу, конференцию, собеседование, совещание и другие важные мероприятия. Конечно, пригласить можно и в устной форме, например, совершив телефонный звонок, но организации зачастую используют именно письмо-приглашение, и это не случайно, данный документ имеет свои преимущества.
Прежде всего, это показывает уважение автора письма к адресату. Во-вторых, письменное приглашение является подтверждением того, что адресат действительно был приглашен на мероприятие в установленный срок. Его можно использовать в случае, когда нет возможности дозвониться до адресата или встретиться с ним лично. К тому же письмо-приглашение будет у получателя всегда перед глазами, и он в любой момент может уточнить дату и место проведения встречи или собеседования.
Направить письмо можно через интернет посредством электронной почты или воспользоваться услугами Почты России.
Образцы других информационных писем:
Как написать?
При написании нужно помнить, что отправить данный документ адресату нужно заранее, чтобы он смог спланировать свое время и подготовиться к мероприятию.
Оформить документ лучше на фирменном бланке организации с реквизитами и контактными данными.
Как правило, адресат заранее известен, поэтому в правом верхнем углу указывают его ФИО, а также при необходимо название организации, чьим представителем он является.
Далее следует обращение к адресату по имени, отчеству в формате — Уважаемый Илья Игоревич!
Текст пишется в свободном стиле. При оформлении текста нужно упомянуть следующие моменты:
- название мероприятия (совещание, собрание, встреча, собеседование, конференция, дегустация и т.д.);
- дата его проведения — точная дата и время;
- место проведения — адрес, который помимо указания населенного пункта, улицы и номера дома, также должен включать номер офиса, квартиры, этаж. Можно привести схему нахождения места проведения мероприятия, план здания, способ, которым можно добраться до этого места;
- заранее можно поблагодарить адресата за то, что проявил внимание к содержимому письма и уделил время для его изучения.
Письмо-приглашение подписывается автором, при необходимости может быть поставлена печать.
При получении приглашение получатель может направить ответ с согласием или обоснованным отказом явиться на указанное мероприятие.
Скачать образец
Письмо-приглашение образец — скачать.
