Ни одна компания не может обойтись без наёмных работников, каждая компания в процессе развития набирает штат и проводит процедуру трудоустройства.
Оформление приема на работу новых сотрудников начинается не с приказа о приеме на работу, а с поиска кандидатов. Одна из важных процедур, нарушение которой чревато для работодателей и административной ответственностью, и судебными разбирательствами. Причин может найтись предостаточно — это и необоснованный отказ в заключении трудового договора, и прием работника, который не может занимать ту или иную должность, и незаключение трудового договора, и т.д. Как правильно оформить прием на работу. Читайте также статью ⇒Прием на работу переводом из другой организации.
Выбираем кандидата
При размещении вакансии в средствах массовой информации, в интернете запрещается указание в параметрах вакансии какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников (п. 1 ст. 64 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ).
Прежде чем заключить трудовой договор с новым сотрудником, работодатель проводит собеседования с потенциальными кандидатами и определяется с выбором.
Интересно, что трудовые отношения возникают по результатам собеседования и работодатель сам принимает решение, заключать ли трудовой договор с кандидатом, при этом ст.16 ТК РФ, предусматривает основания возникновения трудовых отношений:
- избрание на должность;
- избрание по конкурсу на замещение соответствующей должности;
- назначение на должность или утверждение в должности;
- направление на работу уполномоченными в соответствии с федеральным законом органами в счет установленной квоты;
- судебное решение о заключении трудового договора;
- признание отношений, связанных с использованием личного труда и возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями.
При выборе кандидата надо отнестись серьезно к причине (основанию) отказа в приеме на работу. В силу ст. 64 ТК РФ запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей, и лицам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. Отказать претенденту на должность можно только в связи с его деловыми качествами или в случае установления федеральными законами ограничений для занятия данной должности. Другими словами, отказ должен быть обоснованным.
Лицо, которому отказано в трудоустройстве, может в письменном виде обратиться к работодателю с требованием объяснить отказ, а работодатель, в свою очередь, в течение семи рабочих дней со дня предъявления требования обязан письменно сообщить причину отказа. Отказ может быть обжалован в суде.
Пакет документов необходимый для заключения трудового договора.
С кандидатом, успешно прошедшим собеседование, можно заключать трудовой договор. Для заключения трудового договора у кандидата на должность надо запросить пакет документов.
Перечень обязательных документов, запрашиваемых у кандидатов на работу, установлен ст. 65 ТК РФ.
Перечень документов, которые обязан работодатель запросить при заключении трудового договора:
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Надо отметить, что удостоверение личности военнослужащего РФ (Постановление Правительства РФ от 12.02.2003 N 91 «Об удостоверении личности военнослужащего Российской Федерации»), военный билет (Приказ Министра обороны РФ от 18.07.2014 N 495 «Об утверждении Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации и порядка проведения смотров-конкурсов на лучшую организацию осуществления воинского учета»), временное удостоверение личности гражданина РФ формы 2П;
2) трудовая книжка, кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (форма свидетельства утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению»);
4) документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Согласно п. 28 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, такими документами являются:
— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — для призывников;
— военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — для военнообязанных;
5) документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Это дипломы, сертификаты, аттестаты, свидетельства, разрешения на осуществление того или иного вида деятельности (например, водительские права);
6) справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, установленным Приказом МВД России от 07.11.2011 N 1121, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. В частности, при приеме на работу в сферах образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних (ст. 351.1 ТК РФ) и для ведения педагогической деятельности (ст. 331 ТК РФ).
Важно, что при заключении трудового договора впервые трудовую книжку и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляет работодатель.
Требовать от лица, поступающего на работу, другие документы, помимо предусмотренных законодательством, запрещается.
Но трудовым законодательством предусмотрены требования к определённым категориям граждан при приеме на работу предоставления дополнительных документов и сведений:
- С 1 января 2017 года при приеме на некоторые должности придется представлять еще один документ, это справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление данных средств без назначения врача, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.
- Для некоторых претендентов на этом список документов не заканчивается. В силу ч. 2 ст. 65 ТК РФ в отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и Постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Первая категория лиц, принимаемых на работу с вредными и (или) опасными условиями труда на условиях совместительства. Они в силу ст. 283 ТК РФ должны представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы, чтобы работодатель мог исключить наличие вредных условий на ней.
К другой категории относятся иностранцы. Согласно ст. 327.3 ТК РФ при приеме на работу временно проживающего в Российской Федерации иностранца или лица без гражданства дополнительно к документам, перечисленным в ст. 65 ТК РФ, они должны предъявить:
— договор (полис) добровольного медицинского страхования, действующий на территории РФ;
— разрешение на временное проживание в Российской Федерации.
Постоянно проживающий в России иностранец должен представить вид на жительство.
При приеме на гражданскую и муниципальную службу дополнительно придется представить справку о доходах и расходах. Кроме этого, кандидат должен написать заявление с просьбой о поступлении на службу (ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).
Заявление о приеме на работу у сотрудника по общему правилу запрашивать не нужно, но не помешает всегда получать от сотрудников письменное заявление по каждому событию и случаю.
Для заключения трудового договора с лицами, привлекаемыми на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других местностей, работодатель должен потребовать у них медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в данных районах и местностях (ст. 324 ТК РФ).
И здесь отметим, что до заключения трудового договора в соответствии с требованиями законодательства можно не только потребовать у работника медицинское заключение, но и направить его на предварительный медицинский осмотр. К таким работником, в частности, относятся:
— несовершеннолетние (ст. 266 ТК РФ);
— лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных), а также на работах, связанных с движением транспорта (ч. 1 ст. 213 ТК РФ);
— работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
— работники водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений (ч. 2 ст. 213 ТК РФ).
После того как работник представил все необходимые документы, следует внимательно просмотреть их. Если возникли подозрения по поводу подлинности, например, документов об образовании, медицинских справок, то после заключения трудового договора надо удостовериться в их подлинности путем направления запроса в учреждение, их выдавшее. Если подозрения подтвердятся, работника придется уволить по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — за представление работодателю подложных документов при заключении трудового договора.
Необходимо убедиться, не имеет ли кандидат противопоказаний для работы по той или иной должности, например, проверить состояние его здоровья.
Учитывая все вышеизложенное, чтобы впоследствии не пришлось увольнять работника, не стоит рисковать и заключать трудовой договор, пока не представлены все необходимые документы.
Читайте также статью ⇒ Прием работника на постоянную работу.
Знакомим работника с локальными нормативными актами компании
При приеме на работу (до подписания трудового договора), в соответствии со ст. 68 ТК
РФ, работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Обратите внимание на то, что ознакомить работника нужно не со всеми имеющимися в организации локальными актами, а лишь с теми, которые непосредственно касаются его трудовой деятельности. К таким, в частности, помимо указанных в ст. 68 ТК РФ, можно отнести должностные инструкции, инструкции по охране труда и положения:
— об оплате труда;
— о хранении и использовании персональных данных работников;
— о государственной тайне;
— об аттестации работников;
— о командировках и др.
Не нужно знакомить сотрудника со штатным расписанием и другими документами, содержащими сведения о других работниках, или с документами, не имеющими отношения к данному сотруднику. Например, с положением о командировках, если в должностные обязанности командировки не входят.
Факт ознакомления с локальными нормативными актами должен подтверждаться подписью работника. Надо отнестись к этому внимательно, сделать путем проставления отметки в журнале ознакомления с локальными актами, в листе ознакомления, прилагаемом к самому локальному нормативному акту, а лучше учесть при подписании трудового договора и в нем сделать отметку «С локальными нормативными актами до подписания трудового договора ознакомлен» с указанием даты.
Подписываем трудовой договор и оформляем документы
Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым последний обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику зарплату, а тот обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
При формировании проекта трудового договора надо учесть требования ст.57 ТК РФ, в указанной статье установлен перечень условий и сведений, обязательных для включения в трудовой договор (место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда и пр.) и дополнительных, которые могут быть установлены этим договором (об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте, об испытании и т.п.).
Важно не забывать, если новый сотрудник фактически приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя без заключения трудового договора, работодатель обязан оформить такой договор письменно не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения сотрудника к работе (ст. 67 ТК РФ).
Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем (ст. 67 ТК РФ). Один экземпляр выдается работнику, а другой, с отметкой работника в получении первого экземпляра, остается у работодателя. Читайте также статью ⇒ Трудовой договор с совместителем.
Приказ о приеме на работе
Приказ о приеме на работу издается на основании подписанного сторонами трудового договора. При этом в силу ст. 68 ТК РФ содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного договора. Приказ объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию данного документа.
Приказ составляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, причем следует строго соблюдать порядок заполнения разделов. В приказе также приводится табельный номер, который присваивается сотруднику.
Если в трудовом договоре отражено подразделение, в которое принимается на работу сотрудник, это необходимо отразить и в приказе. Название должности должно быть указано в соответствии со штатным расписанием. Надо не забывать, что очень важно для льготников, если сотрудник имеет право на льготы, то должность должна быть названа в соответствии с квалификационными справочниками и профессиональными стандартами.
Условия осуществления трудовой деятельности, величина оклада, продолжительность испытательного срока указываются в соответствии с трудовым договором, реквизиты которого проставляются в разделе «Основание». На приказе должны быть подписи руководителя организации (другого уполномоченного лица) и самого работника.
Даты издания приказа и начала работы могут не совпадать. Дата начала работы, определенная трудовым договором, может быть позднее даты подписания самого договора и оформления приказа и наоборот.
О чем не забыть после заключения договора
Важно не забыть после оформления сотрудника на работу, поскольку последствия очень серьезные, привлечение к административной ответственности:
- Заключить договор о материальной ответственности с материально ответственным работником.
- Уведомление о заключении трудового договора с работником:
| Случаи уведомления | Обязанность | Нормативный акт | Ответственность |
| Если работник — военнообязанный | В двухнедельный срок с момента трудоустройства известить военный комиссариат | Подпункт «а» п. 29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ от 11.04.2008 | Штраф за ненаправление сведений, налагаемый на должностных лиц в размере от 300 до 1 000 руб. (п. 3 ст. 21.4 КоАП РФ) |
| Если работник — иностранец | В трехдневный срок проинформировать орган ФМС | Пункт 2 порядка, утвержденного Приказом ФМС РФ от 28.06.2010 N 147 | Штраф за неуведомление или нарушение установленного порядка и (или) формы уведомления, налагаемый:
— на должностных лиц — в размере от 35 000 до 50 000 руб.; — на юридических — от 400 000 до 800 000 руб. (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ) |
| Если работник — бывший служащий, уволившийся не более двух лет назад, чья должность включена в специальный перечень | В десятидневный срок уведомить представителя нанимателя по последнему месту работы бывшего служащего | Статья 64.1 ТК РФ, ч. 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции» | Штраф за неуведомление или нарушение сроков, налагаемый на юридических лиц в размере от 100 000 до 500 000 руб. (ст. 19.29 КоАП РФ) |