Если работодатели (компании или ИП) выплачивают физлицам доходы, то в этом случае они выступают в роли налогового агента по НДФЛ. То есть они обязаны исчислить, удержать и перечислить в бюджет налог с выплаченной суммы дохода. Указанные действия налоговый агент отражает в справке 2-НДФЛ, которую ежегодно подает в налоговый орган. При невозможности удержать налог с выплаченного дохода физлицу, работодатель также подает справку в ФНС, но в этом случае она будет иметь особый признак налогоплательщика. В статье рассмотрим, как правильно указать признак налогоплательщика в 2-НДФЛ.
- Кем и когда составляется справка 2-НДФЛ
- Признак налогоплательщика в 2-НДЛФ
- Признак налогоплательщика «1» в 2-НДФЛ
- Признак налогоплательщика «2» в 2-НДФЛ
- Сроки представления 2-НДФЛ с разными признаками налогоплательщика
- Способы представления справки 2-НДФЛ в налоговый орган
- Ответственность налогового агента
- Ответы на распространенные вопросы
Кем и когда составляется справка 2-НДФЛ
Справка по форме 2-НДФЛ составляется налоговыми агентами, которыми, как правило, являются работодателя, выплачивающие доходы физическим лицам. Справка составляется по каждому физлицу, которому производится выплата дохода. Справка составляется и подается в ФНС даже тогда, когда компания должна, но не имеет возможности удержать НДФЛ.Также справка составляется по требованию самого физлица, которому производятся выплаты.
Не требуется составление 2-НДФЛ только в том случае, если на протяжении календарного года не было выплат физлицам, в отношении которых компания выступает в роли налогового агента. Например, не подаются сведения о работникам, которым не начислялась зарплата и не выплачивались иные выплаты. Другими словами, если выплаты дохода не было, то и обязанности у организации, как у налогового агента не возникают. То есть справки 2-НДФЛ в налоговый орган подавать не нужно, включая и справки с нулевыми значениями (230 НК РФ).
Не требуется представление справки 2-НДФЛ в следующих случаях:
- При покупке имущества или имущественных прав у физлица, принадлежащих ему на правах собственности.
- При получении выплат ИП (включая участников договора инвестиционного товарищества).
Во всех перечисленных ситуациях уплату НДФЛ производит тот, кем получен доход. Данное лицо обязано самостоятельно отчитаться перед налоговым органом, но уже по иным формам отчетности. Читайте также статью ⇒ ГДЕ МОЖНО ВЗЯТЬ СПРАВКУ 2-НДФЛ
Признак налогоплательщика в 2-НДЛФ
В графе справки 2-НДФЛ «Признак» указывается значение от 1 до 4:
| Признак | Что означает |
| «1» | Справка представляется налоговым агентом в составе ежегодной отчетности |
| «2» | Представляется налоговым агентом, если он сообщает о невозможности удержать НДФЛ с физлица |
| «3» | Представляется правопреемником налогового агента в составе ежегодной отчетности |
| «4» | Представляется правопреемником налогового агента, если он сообщает о невозможности удержать НДФЛ с физлица |
Признак налогоплательщика «1» в 2-НДФЛ
Если компания, выступающая в роли налогового агента, выплатила физлицам доходы, удержала с них НДФЛ и перечислила налог в бюджет, то в графе «Признак» будет указано значение «1». Это будет свидетельствовать о том, процедуры выплаты дохода, удержания и уплаты налога имели рабочий порядок. Об этом в справке представлены все сведения. Такая справка подается в ФНС до 1 апреля года, следующего за отчетным.
Читайте также статью ⇒ СПРАВКА 2-НДФЛ ПО ФОРМЕ БАНКА
Признак налогоплательщика «2» в 2-НДФЛ
Важно! Если у налогового агента нет возможности рассчитать, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, то в графе «Признак» справки 2-НДФЛ будет указано значение «2».
Согласно ст. 226 НК РФ, налоговый агент должен удержать начисленный налог с выплаченных физлицу доходов непосредственно при их выплате. Если доход был выплачен в натуральной форме, то НДФЛ исчисляется за счет доходов, выплачиваемых физлицу деньгами. При этом следует помнить, что удерживаемая сумма налога не должна превышать 50% дохода, выплачиваемого деньгами.
В соответствии со ст. 226 НК РФ, если налоговый агент не имеет возможности в налоговом периоде удержать налог с налогоплательщика, то он должен в срок до 1 марта года, следующего за отчетным, сообщить в ФНС в письменном виде о невозможность удержать налог и о суммах доходов, с которых необходимо удержать налог и суммах неудержанного налога.
Читайте также статью ⇒ СПРАВКА 2-НДФЛ ПО ФОРМЕ БАНКА
Сроки представления 2-НДФЛ с разными признаками налогоплательщика
Согласно общих правил, компании и ИП, выступающие в роли налоговых агентов, подают справки 2-НДФЛ в ФНС с срок до 1 апреля года, следующего за отчетным.
Когда происходит ликвидация или реорганизация компании в середине календарного года, то справка подается за период с начала года до даты ликвидации (реорганизации). Если реорганизованной компанией справка представлена не будет, то отчитаться на нее должен будет правопреемник. В этом случае ему придется подать 2 справки: и за себя, и за реорганизованную компанию.
Что касается справок с признаком налогоплательщика «2» и «4» (то есть когда налоговый агент не имеет возможности удержать налог), то срок их подачи в ФНС – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.
| Вид справки 2-НДФЛ | Сроки представления справки 2-НДФЛ в налоговый орган |
| Справка с признаком «1» | До 1 апреля года, следующего за отчетным |
| Справка с признаком 2»» | До 1 марта года, следующего за отчетным |
Способы представления справки 2-НДФЛ в налоговый орган
Существует несколько способов представления справок 2-НДФЛ в налоговый орган, каждый из которых имеет свои особенности:
| Способы представления справки 2-НДФЛ | Особенности представления справки |
| Лично в ФНС, либо через представителя | В этом случае документы представляются на бумаге. Они считаются сданными с даты фактической их подачи в ФНС. |
| По почте | При этом письмо оформляется с описью вложения, а датой подачи сведений считается дата отправки документов. |
| По ТКС в электронном виде | В этом случае датой представления справки будет считаться дата отправки документа оператором, организующим электронный документооборот. Сдавать по ТКС справки должны налоговые агенты, в штате которых трудится от 25 человек. Дублирование сведений на бумажном носителе при этом не требуется. |
Важно! Справка 2-НДФЛ налоговым агентом в налоговый орган может быть представлена на бумаге или в электронном виде. На бумаге могут отчитаться налоговые агенты, если число физлиц, получивших от них доходы не превышает 25 человек. В противном случае справка подается в электронном виде.
Ответственность налогового агента
Если в налоговый орган не будет в положенный срок представлена справка 2-НДФЛ, то налогового агента будет ждать штраф (126 НК РФ). В данном случае размер штрафа составит 200 рублей за каждый непредставленный документ. То есть, если в компании трудится большое количество сотрудников, сумма штрафа может быть внушительной.
Помимо этого, к налоговому агенту может применяться административная ответственность, которая выражается в виде штрафных санкций в следующих размерах:
- от 100 до 300 рублей – для физлиц;
- от 300 до 500 рублей – для должностных лиц (например, директора компании).
За представление недостоверной информации в справке 2-НДФЛ штраф начисляется за каждый документ, содержащий ошибки (126.1 НК РФ). При этом под недостоверными данными понимают ошибки, которые:
- затрудняют проведение налогового контроля (например, при невозможности идентифицировать получателя выплат);
- ведут к неполной и/или несвоевременной уплате налога;
- привели к нарушению прав физлица (например, из-за допущенной ошибки, ФНС отказала физлицу в предоставлении налоговых вычетов по НДФЛ).
Важно! Штраф начисляться не будет, если налоговый агент своевременно и самостоятельно обнаружит и устранит ошибку. То есть сделает это до того, как ошибка будет обнаружена налоговыми инспекторами.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Указывается ли признак налогоплательщика в справке 2-НДЛФ, составленной не для налогового органа, а для выдачи работнику?
Ответ: Нет, в этом случае признак налогоплательщика можно и не указывать.
Вопрос: Что будет, если в налоговый орган справка 2-НДФЛ была представлена без указания признака налогоплательщика?
Ответ: Признак налогоплательщика в справке 2-НДФЛ является графой, обязательной для заполнения. Если будет допущена подобная ошибка, то компании может грозить наложение штрафа в размере до 500 рублей за каждый документ.
Вопрос: В справке 2-НДФЛ, представленной в ФНС допущены ошибки в паспортных данных физлица. Будет ли за такую ошибку накладываться штраф на налогового агента?
Ответ: Если в справке допущена ошибка в паспортных данных физлица, но верно указан его ИНН, то штраф накладываться не будет.
Вопрос: Нужно ли подавать в ФНС справку 2-НДФЛ по доходам, выплаченным физлицу по договору комиссии.
Ответ: Нет, по договору комиссии одна сторона по поручению другой совершает сделку за определенное вознаграждение. Имущество, которое поступило комиссионеру, это собственность комитента. Поэтому при получении дохода от продажи этого имущества, комитент самостоятельно исчисляет и уплачивает НДФЛ. Компания комиссионер не выступает в роли налогового агента по договорам, в отношении которых физлицу выплачен доход.