Удержание суммы недостачи с материально ответственных лиц в 2024 году

Работодатель, понесший материальный ущерб от ошибочных действий сотрудника стремится погасить свои убытки из его дохода. Но при этом допускает множество ошибок при оформлении материальной ответственности сотрудника перед фирмой. Какие это ошибки и как их не повторять разберем в нашей статье.

Как удержать из зарплаты по решению работодателя

Из зарплаты сотрудника удержания происходят по разным причинам и регулируются трудовым законодательством. Для сотрудника предусмотрено два вида материальной ответственности: ограниченная и полная. Основной деталью при удержании является момент налогообложения доходов. Первым делом нужно посчитать и удержать НДФЛ и только позднее прочие взыскания.

Работодатель вправе законно удерживать из зарплаты:

• Переплату аванса, полученную в счет зарплаты;
• Неизрасходованные средства на нужды фирмы или командировку;
• Переплату из-за ошибки в расчетах бухгалтерии;
• Иные суммы ч.2 ст. 137 ТК РФ.

Важно! Сотрудник в соответствии со ст. 136ТК РФ должен быть оповещен письменно обо всех случаях удержания из зарплаты.

Сотрудник добровольно выплачивает ущерб

Случай, когда материально-ответственное лицо согласен с суммой ущерба компании и готов ее возместить довольно прост. Если убыток/недостача выявлены при инвентаризации, то сотрудник должен ознакомиться с актом и результатами проверки.

Обязанность работодателя получить письменное согласие, где сотрудник укажет, что готов добровольно возместить всю сумму убытка или ее часть (в зависимости от договоренности с руководством фирмы) и указать источник выплат.

Если размер ущерба больше среднего заработка к согласию следует разработать график платежей, а также способ возмещения на тот случай если сотрудник решит уволиться. В противном случае долг с гражданина взыскать можно будет только через суд. Денежные средства в счет погашения ущерба вносят в кассу или на расчетный счет фирмы.

Важно! Обратите внимание на тот факт, что из зарплаты материально-ответственного сотрудника можно удержать не больше 20% во всех случаях предусмотренных трудовым правом, в иных ситуациях до 50% максимум.

О правилах удержания из зарплаты подробно узнайте, пройдя по ссылке.

Материальная ответственность: последствия недостачи

На общих основаниях ограниченная материальная ответственность в отношении сотрудника обеспечивается средним месячным доходом. В отдельном случае на работника возлагается полная материальная ответственность при случаях:

• Предусмотренных законом;
• Нанесения ущерба в рамках трудовых обязанностей;
• Вреда в состоянии различных видов опьянения (алкогольного, наркотического);
• Если разглашались секретные сведения;
• Причинения умышленного вреда;
• Если предусмотрено трудовыми обязанностями (руководитель, кассир, главный бухгалтер).

Полный список специальностей, которые предусматривают составление, и подписание с сотрудником договора о полной материальной ответственности содержатся в постановлении Министерства труда РФ от 31.12.2002 №85. Заключать данный вид договора можно с сотрудником, которому исполнилось 18 лет.

Возмещения ущерба: отражение в бухгалтерском учете

Общим порядком установлено, что доказать наличие убытка/ущерба должен работодатель. Выявить недостачи поможет проведенные мероприятия, которые помогут:

• Определить сумму ущерба в целом по предприятию (в случае порчи, халатности, кражи, неосторожности);
• Выявить детали произошедшего случая, а также виновных сотрудников.

Полный размер ущерба в денежном выражении устанавливается для оценки ТМЦ, иного имущества по рыночным ценам на момент совершения события, но не меньше фактической стоимости в бухгалтерском учете.

Сбор доказательств происшествия осуществляет назначенная комиссия по инвентаризации. Составляется акт, с каждого сотрудника берутся служебные записки с пояснениями. Удержания осуществляются по приказу, изданному руководством не позднее месяца со дня обнаружения ущерба.

Аккумулируются расчеты такого рода на счете 94, который предназначен для обобщения сведений о суммах недостач и прочих потерь от порчи ТМЦ. Проводки учета в случае, когда виновник определен, и удержания происходят по ограниченной материальной ответственности:

Дт 73 Кт 94 – сумма среднего месячного заработка

Дт 70 Кт 73 – сумма убытка списана из зарплаты.

Дт 50/51 Кт 73 – на сумму ущерба (сотрудник вносит средства добровольно).

Если вину сотрудника доказать не удалось или судебное разбирательство не удовлетворило иск работодателя, то в бухгалтерском учете нужно сделать следующую запись:

Дт 91 Кт 94 – на сумму ущерба, которую отнесли в прочие расходы.

Общий пример оформления при возмещении ущерба

Пример: В процессе проведения инвентаризации обнаружилась недостача ТМЦ на 15 000 рублей. После сбора письменных служебных показаний, проведенных опросов, определили виновного сотрудника. Приказом установлено, что ущерб взыскивается из зарплаты материально-ответственного сотрудника. Его оклад составляет 35 000 рублей в месяц.

Когда нельзя удержать ущерб из зарплаты сотрудника

Следует отметить, что есть обстоятельства, когда сотрудник не виноват и материальная ответственность не наступает. Это:

• Необеспечение работодателем условий для надежного хранения ценностей;
• Форс-мажор (обстоятельства непреодолимой силы);
• Разумный хозяйственный риск;
• Прочие ситуации, упомянутые в ст.239ТК РФ.

В заключение остается добавить, что для безошибочного оформления операции по возмещению убытка бухгалтеру потребуется соблюдение правил:

• Документами подтверждать наличие факта недостачи или материального ущерба;
• Установить полную или ограниченную ответственность сотрудника;
• Соблюдать 20% лимит удержаний из зарплаты;
• Проводить действия, обеспечивающие сотрудникам возможность четкого выполнения трудовых функций.