Как известно, при увольнении работнику компенсируются все дни отпуска, которые он заслужил, но не успел отгулять в период работы на предприятии. Но случается и обратная ситуация, когда сотрудник использовал все дни отдыха за год «авансом», не отработав положенное время. И в таком случае трудовое законодательство предусматривает проведение удержания излишне выплаченных отпускных.
Порядок удержания излишне выплаченных отпускных
Несмотря на то, что работодатель имеет законное право на уменьшение увольнительных выплат в связи с использованием лишних дней отпуска, необходимо придерживаться определенной процедуры:
1. Сперва рассчитывается число дней отдыха, которые сотрудником не были отработаны (те самые «лишние» дни отпуска). Чтобы это выяснить, нужно вычислить отпускной стаж на дату увольнения сотрудника и полагающееся количество дней отдыха. Результат необходимо вычесть из совокупного числа дней отпуска, определенного на законодательном уровне.
ЧКНД = (28 дн. * КОМГ) : 12 мес.,
где ЧКНД — число календарных неотработанных дней (за 12 месяцев);
КОМГ — количество отработанных месяцев в году на данной фирме;
28 дн. — столько дней ежегодного основного отпуска необходимо предоставлять сотрудникам по закону.
2. Далее рассчитывается сумма отпускного пособия, которая была излишне выплаченной и подлежит теперь удержанию. Для ее определения следует число излишне предоставленных дней отдыха умножить на среднедневной заработок работника, исходя из выплаты к отпуску за любой из предшествующих 2 лет.
ИУС = ЧДНО * СД,
где:
ИУС — излишне уплаченная сумма отпускных;
ЧДНО — число дней отдыха, которые не отработаны;
СД — средний дневной доход работника (берется за предпоследний отдых — 7 дней, за предыдущий отпуск — 8 дней по вычислениям отпускного пособия за прошлые 12 месяцев).
3. Учесть выплаченную сумму в налогооблагаемой базе по НДФЛ — с отпускных были в свое время удержаны страховых взносы и налог на доходы физических лиц.
Когда можно проводить удержания излишне выплаченных отпускных
Работодатель вправе поручить бухгалтеру удержание отпускных за дни отдыха, которые не были сотрудников от работы, в следующих случаях:
- если произошла счетная ошибки, из-за чего работник получил больше денег, чем следует;
- если сотрудник не раз допускал нарушение трудовой дисциплины или отказывался от исполнения должностных обязанностей, предусмотренных трудовым договором;
- если подчиненный был уличен в мошенничестве, воровстве или совершении иного незаконного действия, и в итоге им были получены излишние деньги в счет неотработанного отпуска.
Ограничения на удержания излишне выплаченных отпускных
Вопреки ожидания, наниматель не всегда имеет право на то, чтобы удержать из увольнительных выплат деньги, которые были выплачены в счет неотработанного отпуска. Закон предусматривает случаи, когда удерживать средства нельзя — такое происходит, когда:
- Сотрудник подлежит восстановлению на своем рабочем месте после того, как увольнение было признано незаконным в ходе судебного разбирательства или обращения в инспекцию труда.
- Работник служил в армии по призыву или был направлен на прохождение альтернативной гражданской службы.
- Произошла смена владельца компании.
- Подчиненному пришлось покинуть рабочее место по причине признания его недееспособным и не имеющим в дальнейшем возможности продолжения исполнения должностных обязанностей.
- Работник был уволен из-за сокращения штата либо численности сотрудников, а также по причине ликвидации или реорганизации фирмы.
- Сотрудник или наниматель (физическое лицо, не юридическое) преждевременно скончался, или в отношении него было вынесено судебное решение о признании его отсутствующим без вести.
- Произошло закрытие предприятия, а потому работник был вынужден искать другую работу.
- Окончание трудовых отношений между сотрудником и работодателем было обусловлено наступлением чрезвычайного положения — имела место техногенная катастрофа, стихийное бедствие, эпидемия, военное положение и т.д.
Во всех перечисленных выше случаях владелец фирмы имеет право на удержание только 20% от излишне выплаченных денег за неотработанный отпуск, и то с учетом удержанных ранее НДФЛ и страховых отчислений. Единственное, что может сделать руководитель — попросить вернуть средства в добровольном порядке. Подать исковое заявление в суд по данному вопросу невозможно — в иске будет отказано.
Также бывают случаи, когда удержанию подлежат 70% от общей суммы излишне уплаченных средств:
- если сотрудник пребывает в местах лишениях свободы и участвует в исправительных работах;
- если из зарплаты производятся отчисления в счет уплаты алиментов на ребенка;
- если сотрудник причинил ущерб здоровью другому лицу;
- если работник потерял кормильца по причине его смерти;
- если работник обязан выплачивать компенсацию пострадавшему от его преступных действий человеку.
Читайте также статью ⇒ «Оформление отпуска без сохранения заработной платы».
Законодательные акты по теме
| ст. 137 ТК РФ | Про удержания излишне выплаченных отпускных |
Типичные ошибки
Ошибка: Работодатель произвел удержания излишне выплаченных отпускных, не учитывая тот факт, что ранее с пособия были уже удержаны НДФЛ и страховые взносы.
Комментарий: Сумма удержания излишне выплаченных отпускных должна соответствовать по размеру отпускному пособию, перечисленному работнику. То есть, если с учетом удержания НДФЛ и страховых взносов работник получил, к примеру, 25 тысяч рублей, нельзя удерживать с увольнительных выплат больше чем 25 тысяч.
Ошибка: При проведении расчета суммы к удержанию за неотработанный отпуск наниматель не учитывал последний месяц работы, тогда как отработано сотрудником было 17 дней.
Комментарий: В том случае, если в последнем месяце отработано менее половины дней, данный месяц можно не учитывать. Но если отработано более половины месяца, придется включить его в расчет.
Ответы на распространенные вопросы про удержания излишне выплаченных отпускных
Вопрос №1: Что делать, если сотрудник отказывает выплачивать предприятию излишне уплаченные отпускные, не подписывает приказ об удержании средств и не приходит на фирму?
Ответ: В такой ситуации, когда мирным путем решить вопрос не получилось, остается только подавать на работника в суд. Можно также простить ему долг.
Вопрос №2: Как действовать, чтобы работодатель мог выиграть суд по поводу взыскания с сотрудника излишне полученных отпускных средств?
Ответ: Следует попытаться договориться с работником мирным путем, а если сделать это не удалось, нужно составить акт об отказе сотрудника от подписания приказа о возврате денег за неотработанные дни отдыха.