В приказе об увольнении фиксируется последний день работы служащего (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Последующая трудовая деятельность невозможна без наличия трудовой книжки. Это документ, отображающий все события в трудовой жизни работоспособного человека. Его выдают работнику после оформления на первую работу. Ответственность за сохранность книжки в период работы служащего лежит на работодателе, который вносит туда всю информацию о работнике. В день расторжения трудового договора работодатель выдает документ своему бывшему служащему, предварительно оформив его надлежащим образом (ст. 140 ТК РФ).
- Основания для выдачи бланка рабочему на руки
- Процедура выдачи трудовой книжки при увольнении
- Сроки выдачи книжки уволенному для отдела кадров
- Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки уволенному
- Документальное сопровождение при оформлении уведомления
- Процедура для отдела кадров по правилам
- Ошибки работников-кадровиков при отправке уведомления
Основания для выдачи бланка рабочему на руки
Единственным основанием выдачи на руки работнику важного документа служит увольнение последнего. До тех пор, пока служащий остается в списках штатных сотрудников, ответственность за сохранность его документов несет служащий отдела кадров.
Поэтому даже расписка работника не является основанием для выдачи документа ему на руки. Такое требование обусловлено трудовым законодательством РФ. А в соответствии с КоАП, на работников отдела кадров налагаются штрафные санкции в случае их нарушения. Если трудовая книжка будет утеряна работником в период его трудовой деятельности на предприятии, кадровику потребуется собственными силами восстанавливать необходимую информацию для заполнения новой.
Читайте также статью ⇒ Штраф за несвоевременную выдачу трудовой книжки.
Процедура выдачи трудовой книжки при увольнении
Увольнение происходит по разным причинам. Трудовую книжку, независимо от категории причины, выдают работнику. Работник, в свою очередь, обязан поставить подпись в знак того, что документ ему возвращен. В этом случае все требования трудового законодательства соблюдены.
Но бывают случаи, когда служащий не является в отдел кадров за трудовой книжкой. Это происходит по:
- уважительным причинам – состояние здоровья работника, временный переезд;
- собственному желанию бывшего служащего по причине несогласия с решением руководства.
Тогда работник отдела кадров, в соответствии с действующим законодательством обязан:
- Задокументировать факт невыдачи бланка. Затем в табеле учета рабочего времени поставить соответствующую отметку.
- Составить акт. В документе отображается ситуация о том, что не представляется возможным вручить трудовую книжку увольняемому. Отображается факт предложения забрать бланк и отказ сотрудника.
- Отправить уведомление уволенному, составленное по определенному образцу (ч. 6 ст. 84.1ТК РФ), с предложением явиться за документом или дать свое согласие на отправку бланка по почте.
Сроки выдачи книжки уволенному для отдела кадров
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, кадровики обязаны в день увольнения выдать работнику грамотно оформленный документ. В противном случае, за нарушение установленных сроков работодатель вынужден нести ответственность. Несвоевременный возврат документа влечет за собой наложение штрафных санкций. Если уволенный не забрал трудовую книжку в день расчета, то утром следующего дня ему отправляют уведомление. Следующим считается день после даты последнего рабочего дня уволившегося.
В случае, когда на уведомление ответ не получен, а по истечении времени работник обращается с просьбой о выдаче книжки, его заявление полежит удовлетворению в срок не более 3-х дней.
Читайте также статью ⇒ Читайте также статью ⇒ Как отправить трудовую книжку по почте.
Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки уволенному
Ответственность за удержание бланка свыше положенного срока регламентируется ст. 84.1 ТК РФ. Законодательный акт расценивает задержку как административное нарушение. Поэтому, руководитель может получить определенное наказание:
- Привлечение к материальной ответственности. Нарушение трудового законодательства грозит штрафом от 30 тыс. до 50 тыс. рублей руководителю и от 1 тыс. до 5 тыс. рублей кадровику, ответственному за выдачу документа (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Возмещение материального ущерба уволенному сотруднику в случае, если из-за отсутствия документа он не смог устроиться на новую должность. Возмещению подлежит сумма неполученного заработка (Правила ведения и хранения трудовых книжек, п.35).
Предупредить возможность наказания позволит своевременная отправка уведомления. Также есть еще исключение, снимающее ответственность с руководителя. Оно работает, когда последний день работы служащего совпал с его прогулом или осуждением к наказанию.
Документальное сопровождение при оформлении уведомления
Рассмотрим подробно алгоритм составления данных документов. Чтобы правильно составить требуемые документы, нужно знать, какую информацию они должны содержать.
| Наименование документа | Обязательная информация |
| Акт | 1. Время составления.
2. Место. 3. Список присутствующих. 4. Алгоритм дальнейших действий работника отдела кадров. |
| Уведомление | 1. Точные реквизиты работодателя.
2. Номер регистрации документа. 3. Данные уволенного работника. 4. Суть уведомления состоит в просьбе явиться для получения книжки. 5. Второй вариант – согласие на отправку документа почтой. |
С даты отправления уведомления, работодатель освобожден от ответственности за несвоевременную выдачу книжки работнику (ст. 84.1 ТК РФ).
Читайте также статью ⇒ Как сделать запись в трудовой об увольнении.
Процедура для отдела кадров по правилам
Документ отправляют по почте заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении и описью вложения. Структура составления уведомления отображена в прилагаемом образце.
Четкого указания об адресе получателя, на который отправляется уведомление, в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек…», утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. N 225), не содержится. Но, обычно, таковым считается адрес, указанный в личной карточке сотрудника. При наличии других адресов, документ отправляют на все имеющиеся, чтобы уведомить работника по любому возможному месту проживания.
Допустимо и повторное отправление уведомления о необходимости получения бланка. Важно запомнить, что отправка самого документа (трудовой книжки) без согласия владельца – нарушение ст. 84.1 ТК РФ.
Ошибки работников-кадровиков при отправке уведомления
| Действие | Нарушение |
| Одновременная отправка уведомления и книжки | Отправка бланка без согласия владельца недопустима.
В случае утери кадровику потребуется самостоятельно восстановить данные |
| Замена отправки устной просьбой прибыть в отдел кадров для получения документа. | Это не даст возможности доказать факт уведомления работника в случае судебного разбирательства. |
| Неотправка работнику уведомления | Влечет за собой ответственность за нарушение сроков выдачи документа при увольнении. При обращении уволенного сотрудника в надзорные органы на работодателя налагается административный штраф |
Вопрос №1. Каков алгоритм получить трудовую книжку другому лицом после увольнения сотрудника?
Четких формулировок по поводу передачи документа другому лицу в нормативных актах не содержится. Чтобы максимально выдержать требования законодательства, понадобится оформить доверенность, но при наличии уважительной причины отсутствия уволившегося. Согласно нормам ст. 185-189 ГК РФ доверенность должна содержать информацию о:
- дате и месте составления;
- предъявителе и уполномоченном – персональные данные;
- действиях, которые уполномоченный может совершить;
- сроке действия доверенности (до 1 года).
Документ заверяется нотариусом.
В случае, когда уволенный работник своевременно не забрал трудовую книжку, сотрудникам отдела кадров следует незамедлительно выполнить ряд действий. Промедление или отсутствие законных действий повлечет административную ответственность и наложение штрафных санкций для работодателя и кадровика. Поэтому четкое знание алгоритма необходимо не только кадровикам, но и руководителю.
Майкова А.С., инспектор государственной инспекции труда, г. Воронеж