Что делать с невостребованной трудовой книжкой в 2024 году

Ситуации при которых увольняются работники могут быть совершенно разными. Например, в день увольнения работник на работу не пришел, а соответственно, не подписал приказ о своем увольнении, а также не получил трудовую книжку. Работодатель может связываться с работником по телефону, а также обращаться по месту его проживания указанному в личной карточке. Но не всегда удается найти работника. В статье разберемся как уволить работника в этой ситуации, а также что делать с невостребованной трудовой книжкой.

Порядок увольнения работника в случае его неявки на работу

Если работник не явился в свой последний рабочий день – он же день увольнения, то порядок увольнения должен быть следующим:

• Зафиксировать неявку работника. Как правило заявление работник написать успевает. В этом заявлении стоит дата последнего рабочего дня, а значит и дата увольнения. Отозвано такое заявление работником не было. Зафиксировать неявку работникам нужно специальным актом. Нужен он для того, чтобы в последствии можно было подтвердить отсутствие работника документально, а также для того, чтобы снять вину с работодателя в том, что в последний рабочий день он не вручил работнику трудовую. Приведем образец такого документа.

Скачать ОБРАЗЕЦ АКТА

• Издать приказа. Приказ о прекращении трудового договора издать работодатель должен в любом случае, при этом не имеет значение присутствовал работник в свой последний рабочий день или нет. Если работник на работу не явился, в приказе нужно сделать соответствующую отметку о том, что возможности донести приказ до сведения работника нет (84.1 ТК РФ).
• Внести запись в трудовую книжку. Такую запись в книжку вносят на основании изданного приказа. Запись в книжке вносит кадровый сотрудник, ответственный за ведение трудовых, после чего заверяет запись подписью и печатью. По правилам в трудовой книжке также должен расписаться работник, но так как он отсутствует сделать это невозможно (Читайте также статью ⇒ Запись в трудовой при увольнение ИП).
• Внести запись в личную карточку. Личная карточка работника также закрывается. Для этого в разделе XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» вносят основания для прекращения трудового соглашения с работникам, а также указываются реквизиты приказа об увольнении. В личную карточку также можно внести отметку о том, что ознакомится с записью работника не представляется возможным.
• Направить работнику уведомление. Если связаться с работником по телефону не удается, то ему направляется уведомление о том, что необходимо явиться за трудовой или дать свое согласие на то, что книжка будет отправлена по почте. Отправить такое уведомление можно не только по одному адресу, но и по всем известным работодателю адресам. Отправить же книжку по почтой можно только в том случае, если он на то дал свое согласие (п.36 Правил ведения трудовых книжек №225). Приведем пример такого уведомления.

Скачать ОБРАЗЕЦ УВЕДОМЛЕНИЯ

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Важно! Направлять трудовую книжку по почте без предварительного согласия работника нельзя.

Отправляя трудовую по почте важно проследить за сохранением всех подтверждающих документов. При возникновении трудового спора такие документы помогут доказать, что работодатель в данной ситуации действовал на основании трудового законодательства (Читайте также статью ⇒ Вкладыш в трудовую книжку).

Если уволенный сотрудник не дал свое согласие на отправку ему трудовой по почте, то работодатель обязан ее хранить у себя «до востребования».

Важно! Трудовая книжка, невостребованная уволенным работником должна храниться в организации 75 лет.

Порядок действий при отправке трудовой по почте

В том случае если работник дал письменное согласие на отправку трудовой по почте, работодатель должен действовать следующим образом:

• Письмо с уведомлением отправить как заказное с описью вложения и уведомлением о вручении письма;
• Получив от работника согласие в письменном виде с адресом для отправления, направить работнику трудовую книжку. Письмо с книжкой также отправляется с описью вложения, а также с уведомлением о вручении письма;
• Полученное уведомление о вручении письма с трудовой работнику, а также опись и квитанции об отправлении необходимо сохранить.

Выводы

Работодателю важно соблюдать верный алгоритм действий в том случае, если работник не явился в последний рабочий день на работу. Для этого необходимо всеми возможными способами оповести работника о необходимости получить свою трудовую, либо дать свое согласие на отправку книжки по почте. Только в том случае, если согласие от работника получено и оно в письменном виде, работодатель имеет право направить трудовую книжку по почте. В противном случае хранить трудовую книжку в организации необходимо в течение 75 лет (Читайте также ⇒ Дубликат трудовой книжки).

Законодательная база