Особенности ведения трудовой книжки, а также порядок внесения в нее изменений, правок определяют:
- Инструкция по заполнению трудовых (разработка и ее утверждение в Постановлении Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003). Далее по тексту -— Инструкция.
- Правила ведения и хранения трудовых (введены правительственным постановлением № 225 от 16.04.2003). Далее по тексту -— Правила.
Неточности, погрешности может заметить как кадровый специалист, так и сам уволенный работник.
| Типичные ситуации, при которых ошибки в дате увольнения подлежат корректировке | Порядок действий при корректировке даты увольнения |
| Ошибка обнаружена работником. Корректировка производится организацией, где допущена погрешность. | Последовательность действий такова:
· работник пишет заявление на имя нанимателя с описанием ошибки и просьбой ее устранить, ссылается на соответствующие документы; · нанимателем издается приказ о внесении изменений в трудовую; · специалист кадрового отдела (иное уполномоченное лицо) делает правки |
| Работник уволился из одной организации, устроился на новую работу и обнаружил ошибку в записи об увольнении, сделанной на старом месте работы | Корректировка может выполняться аналогичным путем на новой работе при условии предоставления надлежащих подтверждающих документов |
| На момент выявления погрешности организация, где была внесена ошибочная запись об увольнении, ликвидирована | Правки вносятся на последнем месте работы. Но для этого необходимо основание -— документальное подтверждение. Его работник может получить при обращении в архив |
| Ошибочная запись сделана в организации, которая является первым местом работы увольняемого | Допустимые действия:
признать трудовую испорченной, оформив надлежащий акт; завести новую трудовую; сделать необходимые корректные записи |
Во всех случаях неточные записи подлежат корректировке с учетом порядка, прописанного п. п. 27-29 раздела 3 Правил.
Исправление даты увольнения специалистом кадрового отдела
Действующий порядок исправления ошибочных записей в разделе о работе запрещает зачеркивать неверную информацию, ошибки. Не допускается также использовать корректирующие средства, ластик, иные подобные канцелярские принадлежности.
Запись, содержащую ошибочную дату, исправляет специалист кадрового отдела сообразно п. 30 Правил. Сначала она признается недействительной, затем вносится правильный вариант записи.
| Описание ошибки | Стандартный порядок корректировки даты увольнения |
| При внесении записи об увольнении специалист кадрового отдела перепутал дату увольнения, записанную в приказе, с датой издания приказа | Первая запись, с неточной датой об увольнении, признается недействительной. Рядом записывается правильный вариант. Детально это выглядит так:
1. Графа «1»: № по порядку новой записи, которая следует за последней (неточной). 2. Графа «2»: датировка увольнения -— правильный вариант (число, месяц, год). 3. Графа «3»: дословно записывается фраза «Запись за № (номер неправильной записи) не действительна». Тут же записывается правильный вариант, с точной датой увольнения 4. Графа «5»: № и датировка распоряжения, на основании которого внесено изменение (сделана правка). Стандартно сюда переносятся сведения из предыдущей записи, если она сделана правильно. 5. Под конец ответственное лицо, вносившее правки, пишет свою должность, проставляет подпись с расшифровкой. Все скрепляется печатью организации |
Если ошибка в дате увольнения сделана на основании приказа, порядок действия будет несколько иной. Сначала отменяется приказ, где прописана некорректная дата. После этого издается новое распоряжение с точной датировкой увольнения. Далее специалист кадрового отдела вносит на его основании нужные правки согласно описанному выше порядку. Читайте также статью ⇒ Какие документы выдать при увольнении в 2024
Экспертное разъяснение о порядке исправления ошибочной даты увольнения в трудовой книжке
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г., по этой части вопроса сообщает следующее. При обнаружении неправильной (неточной) информации правки должны производиться в организации, где данная информация была записана. Допускается исправлять ошибочные записи по новому месту работы при наличии основания -— удостоверяющего документа из организации, где была совершена ошибка. Роструда обращает внимание, что наниматель обязан оказать обратившемуся к нему работнику всестороннюю помощь по разрешению этого вопроса.
Изменения вносятся через признание ошибочной записи недействительной (п. 30 раздела 3 Правил). Внесенные правки должны соответствовать исходным данным документа, на основании которого они делались. Если «исходник» утерян либо содержит некие расхождения, правки могут вноситься на основании иных документов, которые удостоверяют необходимые факты по части исполненных работ.
Пример 1. Описка в дате увольнения: порядок исправления
Е. Т. Грибова фактически увольняется с 15.02.2018. Основание -— приказ нанимателя № 5 от 14.02.2018. Кадровый работник при внесении записи за № 6 об увольнении в трудовую книжку работницы сделал описку и вместо этой даты написал -— «15.12.2018».
В рассматриваемом случае скорректировать нужно лишь дату увольнения. Порядок корректировки требует признать искаженную запись недействительной и указать точную датировку увольнения. В трудовой книжке кадровый сотрудник с этой целью делает следующие записи, дословно:
- Графа «1»: «№ 7».
- Графа «2»: «15.02.2018».
- Графа «3»: «Запись за № 6 считать недействительной. Уволена 15 февраля 2018 года по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ».
- Графа «4»: «Приказ № 5 от 14.02.2018».
Далее кадровый сотрудник записывает свою должность, расписывается, ставит печать. Читайте также статью ⇒ Нужна ли печать в трудовой книжке.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Что может предпринять работник, если по его заявлению наниматель не исправил неточную запись в трудовой?
Работник вправе обратиться в государственную трудовую инспекцию либо суд.
Вопрос №2: Данные в графе «2» (по дате увольнения) отсутствуют. Может ли работник самостоятельно их записать?
Нет. Любые правки, изменения в трудовой должен делать сотрудник кадрового отдела (иное уполномоченное лицо) той организации, где данная ошибка была совершена. Работник может только заявить об ошибке указанным выше способом.
К сведению, работник может потребовать исправить ошибку после ее обнаружения когда угодно