В каких случаях и как по закону внести изменения в график отпусков – варианты и внесения корректировок в форму Т-7

График отпусков – это документ, составляемый организациями работодателями с целью распределения времени отдыха персонала в течение следующего года.

Документ утверждается приказом и является строго обязательным к соблюдению всеми сторонами трудовых отношений. Что делать, если в течение года необходимо внести какие-либо изменения, возможно ли корректировать форму Т-7?

Когда составляется форма Т-7?

Статья 123 ТК РФ требует составления графика отпусков за 2 недели до начала года, на который происходит распределение.

Как правило, документ формируется с использованием типового бланка Т-7, в котором отражается, когда и какой длительности будет ежегодный оплачиваемый отдых в следующем году у каждого сотрудника организации.

График утверждается приказом директора, а потому обязателен для исполнения. Работник обязан идти отдыхать в то время, которое для него предусмотрено, а работодатель должен заранее предупреждать сотрудника о начале отпуска.

Можно ли внести корректировки после его утверждения?

Несмотря на то, что график утвержден руководителем и обязателен для всех, в него при необходимости можно вносить изменения после утверждения.

Более того в бланке Т-7 предусмотрена отдельная графа, где можно отразить перенесенные даты отпусков.

Главное при внесении изменений – это правильно задокументировать процесс. То есть чтобы внести новые даты начала и окончания отпуска или его продолжительности, нужно иметь обосновывающие документы.

[stextbox id=’alert’]Важно! Без документов корректировать график после его утверждения запрещается.[/stextbox]

Изменять форму Т-7 можно только при согласии обеих сторон, одностороннее изменение не разрешается.

Инициатива по корректировки исходного документа может исходить как от работника, так и от работодателя.

По инициативе работодателя

Основания для внесения изменений в график отпуск по инициативе работодателя:

• прием на работу нового сотрудника;
• производственная необходимость, под которой понимается обширный круг причин.

Изменить действующий график после его утверждения работодатель может по своей инициативе, но необходимо уведомить об этом работника, объяснить ему причину, убедить в необходимости переноса отпуска, получить его согласие в письменном виде.

Указанный выше порядок предусмотрен для случаев, когда причиной внесения изменений в порядок ухода в ежегодный отпуск выступают внутренние обстоятельства в организации, связанные с рабочим процессом, а сами корректировки касаются работников, отраженных в графике.

Под понятием «производственная необходимость» может подразумеваться любая причина, связанная с деятельностью организации:

• внеплановая проверка деятельности – в этом случае возможен перенос отпуска бухгалтеров, ответственных, руководящих лиц;
• срочное задание, которое может выполнить только конкретный работник;
• болезнь человека, которого необходимо временно заместить, или иные причины отсутствия;
• незапланированные командировки, которые невозможно перенести на другой срок;
• большой заказ, который нужно срочно выполнить во избежание проблем с заказчиком;
• реорганизация компании и т.д.

Обособленно стоит процедура изменения формы Т-7 при приеме нового сотрудника. В этой ситуации получать согласие работника не нужно, при желании работодатель может по собственной инициативе либо изменить действующий документ, либо предоставить работнику отпуск без внесения сведений о нем в текущий график отпуск. Данная ситуация подробнее рассмотрена ниже.

[stextbox id=’info’]Если необходимо внести изменения в утвержденный график отпуск в связи с производственной необходимостью, то работодатель должен составить уведомление для работника.[/stextbox]

Уведомление должно содержать причины необходимости изменений и сроки, на которые планируется перенести отпускное время. Работник вправе согласиться или отказаться.

В первом случае составляется приказ о переносе отпуска и внесении изменений в действующий график Т-7.

По желанию работника

Наиболее частые причины изменений по инициативе работника:

1. перенос в связи с болезнью;
2. семейные непредвиденные обстоятельства, под которые может попадать широкий круг причин;
3. отсутствие уведомления о начале отпуска от работодателя;
4. невыплата в срок отпускных.

При этом две последние причины являются особо уважительными, так как они означают нарушение руководством трудовых обязанностей. Право перенести отпуск в отпуск в этих случаяхе закреплено за сотрудником ТК РФ.

Что касается изменений в предоставлении отпуска в связи с болезнью или по иным семейным обстоятельствам, то такое решение принимается по согласованию с работодателем.

О своем намерении изменить время ухода в ежегодный отпуск работник должен сообщить письменно в виде заявления. В нем указываются причины изменений и даты, на которые работник хочет перенести даты отдыха.

Примеры отражения изменений в бланке Т-7

Корректировать график отпуск нужно правильно. Существует два способа внести в него изменения:

1. На основании приказа в действующей форме Т-7 указать новые даты ухода в отпуск.
2. Составить дополнение к существующему документу в виде графика, в котором будут отражены только данные, в отношении которых вносятся изменения.

Вносить корректировки в действующий график после его утверждения можно в том случае, если изменения не массовые, а работник, в отношении которого вносятся сведения, уже внесен в форму Т-7.

Создавать отдельное дополнение к графику можно в случае, если внесение изменений связано с приемом нового сотрудника, фамилии которого нет в текущем документе.

Чтобы правильно изменить график Т-7, нужно заполнить 3 графы:

• 8 – приводятся реквизиты документа, который служит основанием для корректировки данных;
• 9 – обновленная дата начала ежегодного отпуска;
• 10 – поясняющая информация.

Конкретные примеры изменения графика отпусков после его утверждения руководителем в различных ситуациях можно посмотреть ниже.

Как правильно оформить при переносе в связи с больничным?

Часто причиной переноса выступает больничный работника. Он может начаться до начала отпуска или во время него.

[stextbox id=’warning’]Если больничный лист оформлен во время нахождения в ежегодном отпуске, то не обязательно переносить отпускные дни, совпавшие с болезнью, можно просто продлить период отдыха на количество дней нетрудоспособности.[/stextbox]

В случае продления никаких изменений в график Т-7 не вносится, отдых продляется автоматически на основании листка временной нетрудоспособности. Никаких дополнительных документов не нужно.

Если же по инициативе работника или работодателя нужно перенести отпуск, то необходимо заявление от работника и приказ от работодателя. На основании этих документов в график вносятся изменения в следующем порядке:

При приеме нового сотрудника

Факт принятия на работу нового работника не обязывает работодателя вносить сведения о предоставлении ему отпуска в график. В трудовом кодексе не содержится указания на обязательное выполнение данного действия.

На практике мнение разделяется: часть работодателей создает дополнение к существующему графику, в котором прописывает, когда вновь принятых сотрудник пойдет отдыхать, другая часть предоставляет отпускное время на основании заявления.

По сути оба вариант имеют право на существование.

Если компания желает документально запланировать день начала отпуска нового сотрудника, то по аналогичной форме Т-7 составляется дополнение к графику. Его отличие только в том, что будет стоять пометка «дополнение» с указанием той формы, которую он дополняет.

Пример заполнения дополнения к графику:

При производственной необходимости

Не имеет значение, какая именно причина кроется под понятием «производственная необходимость». Если работодатель предложил работнику перенести время его отдыха, и последний согласился, то необходимо внести изменения в утвержденный график отпусков.

Изменения вносятся также в графы 8-10.

Образец заполнения графика с учетом изменений:

При досрочном отзыве

Возможна ситуация, при которой появляется необходимость переноса отпуска не заранее, а в момент нахождения работника в нем. В этом случае с письменного согласия сотрудника оформляется приказ о досрочном отзыве.

В приказе обычно указывается, когда будут предоставлены неотгулянные дни работнику. На основании этого распоряжения оформляется внесение изменений в форму Т-7.

Пример заполнения графика при этом выглядит так:

Выводы

График Т-7 утверждается руководителем и действует весь год, на который он составлен. Однако непредвиденные ситуации могут послужить причиной изменения дат ухода в отпуск.

Внесение изменений возможно на основании приказа директора. Для этого в утвержденном бланке заполняются графы с 8-й по 10-ю, где показывается документ основания для корректировки, новые даты отдыха, а также поясняющая информация.